RATP Habitat

Créée en 1959, RATP Habitat est la filiale immobilière sociale du groupe RATP. Ses 149 collaborateurs construisent, réhabilitent et gèrent un patrimoine de 9.334 logements destinés pour près de 40 % d’entre eux aux salariés RATP et leurs familles.

Actuellement, RATP Habitat vise à accroître son parc immobilier de près de 20 % d’ici à 2035.

L’entreprise réalise un CA de 80 M€ et gère 460 fournisseurs pour un volume de 16.000 factures par an.

RATP Habitat a souhaité dématérialiser le traitement des factures fournisseurs pour supprimer le format papier et surtout avoir un point d’entrée unique pour la facturation entrante.

Entretien avec Boris BUDON, Chef de projets MOA finance chez RATP Habitat.

Quelle était votre problématique initiale ?

Sopra Steria, l’éditeur de notre ERP Ikos, a lancé une nouvelle version de l’outil. Malheureusement, nous nous sommes retrouvés avec une solution qui ne nous permettait plus de numériser et indexer les factures papier au fur et à mesure de leur enregistrement. Concrètement, Sopra Steria a supprimé la GED (gestion électronique des documents) de son outil. Sans solution alternative, nous étions coincés pour numériser les factures de nos fournisseurs …

Face à notre problématique, Sopra Steria nous a conseillé de solliciter Docoon.immo (1), puisqu’il travaillait déjà avec eux sur d’autres sujets. Du coup, nous avons dû faire évoluer ce qu’on appelait à l’époque, « la pioche facture », vers une solution de collecte des factures fournisseurs au format électronique, via la plateforme de dématérialisation des factures entrantes Freedz. En outre, en tant que bailleur privé, nous sommes directement concernés par la réforme de la facturation électronique. Nos fournisseurs devront donc transmettre leurs factures via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) homologuée par la DGFiP (Direction générale des Finances publiques), ce qui est précisément le cas de Freedz (2)

Comment s’est déroulée la mise en place du projet ? 

Dans un premier temps, nous avons remis à jour l’ensemble de notre base fournisseurs, soit le plus gros du travail à effectuer. Nous avons contacté chaque prestataire pour lui demander un extrait Kbis de moins de trois mois, un RIB à jour et des attestations d’assurance que nous exigeons pour réaliser des chantiers.

Cette actualisation nous a pris environ 6 mois avant de pouvoir démarrer le processus de dématérialisation à proprement dit. Les équipes Docoon.immo nous ont alors accompagné tout au long du projet, en particulier Ondine SANCHEZ, Customer Success Manager, pour répondre à nos questions et besoins à chaque étape. Elle nous a notamment aidé à rédiger les courriers à envoyer aux fournisseurs, avant de les aider à la prise en main de l’outil.

Pouvez-vous en dire plus sur l’accompagnement dont vous avez bénéficié ?

Pour nos fournisseurs, Ondine SANCHEZ a organisé des webinaires, en plus d’être disponible par téléphone ou e-mail. Dès l’instant où nous avons adressé une communication indiquant à nos fournisseurs qu’ils devaient dorénavant déposer leurs factures sur Freedz, elle s’est tenue à leur disposition pour répondre à l’ensemble de leurs questions et interrogations. Nous avons donc bénéficié d’un support réactif et, en 1 an, 50 % de nos fournisseurs déposaient déjà leurs factures sur la plateforme Freedz.

Quels sont les bénéfices que vous percevez de l’utilisation de Freedz pour l’ensemble du traitement des

factures entrantes ?

Évidemment la disparition du papier, un gain de temps sur le traitement des factures entrantes et la réduction des délais de règlement, ce qu’apprécient grandement nos fournisseurs.  Enfin et surtout, un point d’entrée unique pour le traitement et le suivi des factures. Les fournisseurs sont également plus attentifs, les factures sont plus claires et lisibles.

Nous avions aussi une vraie problématique avec l’archivage des factures papier – 16.000 factures par an – car il fallait bien les stocker et les archiver. Aujourd’hui, hormis l’archivage numérique (3), nous n’avons plus d’archivage papier.

Que diriez-vous à une entreprise qui hésite encore à adopter une solution de dématérialisation des

factures entrantes ?

Qu’il ne faut pas hésiter à franchir le pas ! Et que Docoon.immo possède un service support dynamique et réactif, à l’écoute des besoins du client pour mettre en place ce projet. De plus, nous bénéficions avec Ondine d’un interlocuteur privilégié. Cet accompagnement sur-mesure est un gros avantage en comparaison, par exemple, de la plateforme Chorus qui se limite souvent à des échanges d’e-mails, sans interlocuteur dédié.

Quels sont vos objectifs à court et moyen terme en matière de dématérialisation ?

Nous aimerions pouvoir dématérialiser 100 % de nos documents comptables, nous en sommes à 80 % aujourd’hui. Ensuite, nous prévoyons de développer une API afin de renforcer la sécurité des données issues de ce que j’appelle “le sable générique des factures”, c’est-à-dire tous les éléments de Docoon.immo qui “descendent” dans notre ERP Ikos.

Par ailleurs, nous travaillons avec Freedz au développement de la dématérialisation des factures d’énergie, un enjeu majeur. 80 % de nos factures fournisseurs concernent l’exploitation, c’est-à-dire des factures de type bons de commande. Nous étudions ce point, en particulier pour nos 9.300 logements, avec des points de livraison liés à l’eau, l’électricité et le gaz. L’objectif est que nos prestataires d’énergie déposent leurs factures sur la plateforme Freedz. Nous avons un fournisseur, concurrent de Docoon.immo, qui traite encore un faible volume de nos factures d’énergie. Nous souhaitons ne plus avoir qu’un seul prestataire avec Freedz.

(1) À l’époque Neovacom, qui propulse la plateforme de dématérialisation Freedz. Neovacom s’appelle dorénavant Docoon.immo. Lire : De Neovacom à Docoon.immo : Une nouvelle identité, la même expertise

(2) Plateforme de Dématérialisation Partenaire immatriculée sous réserve par la DGFiP

(3) La PDP Freedz intègre l’archivage électronique à valeur légale (10 ans)