Énéal

Gagner en temps, en lisibilité et en traçabilité avec la dématérialisation des factures fournisseurs

Foncière médico-sociale du groupe Action Logement, Énéal gère aujourd’hui plus de 217 résidences dédiées aux personnes âgées, soit plus de 10.000 places sur l’ensemble du territoire. Énéal acquiert, rénove, réhabilite et construit partout en France, des Ehpad et Résidences Autonomie.

L’entreprise compte 121 collaborateurs, répartis entre le siège à Bordeaux, Paris, ainsi qu’une antenne à Lyon. Au 31 décembre 2024, l’entreprise a réalisé un chiffre d’affaires d’un peu plus de 35 millions d’euros. Avec une activité en forte croissance et plus de 6.000 factures annuelles sur la seule partie exploitation, l’entreprise a souhaité dématérialiser le traitement des factures fournisseurs pour supprimer le traitement manuel, gagner un temps considérable, et tendre vers le zéro papier.

Entretien avec Carine VERGNE, Responsable comptable exploitation chez Énéal.

Quelle était votre problématique initiale ?

Carine VERGNE : Avant d’utiliser Freedz, nous utilisions un système qui nécessitait beaucoup de manipulations manuelles. Il fallait numériser les factures, saisir les informations à la main, puis attendre leur intégration dans notre ERP.

Le processus n’était pas fluide : il y avait des délais, des erreurs de liaison, et parfois, il fallait recommencer certaines opérations.

Cela représentait une vraie perte de temps pour les équipes, avec en plus un manque de lisibilité sur les documents une fois rentrés dans notre ERP.

Comment s’est déroulée la mise en place de la solution ?

C.V. : La solution a été déployée avant mon arrivée, autour de 2021-2022. Mais au départ, cela a été compliqué, notamment à cause de la réticence des fournisseurs à déposer leurs factures sur une plateforme externe.

À cette période, la réforme de la facturation électronique n’était pas encore un sujet prioritaire pour eux, donc ils n’étaient pas enclins à changer leurs habitudes.

Nous avons relancé le projet en 2023 avec une approche plus structurée :

Envoi de campagnes de mailing
Création de procédures internes
Diffusion de tutoriels
Mobilisation des équipes opérationnelles

Nous avons vraiment travaillé collectivement pour accompagner les fournisseurs dans cette transition.

Quel rôle a joué Freedz dans ce déploiement ?

C.V. : Les équipes de Docoon.immo (Freedz ¹) nous ont beaucoup accompagnés, notamment à travers les tutoriels et les supports de communication que nous avons pu relayer auprès des fournisseurs.

La plateforme est simple et intuitive, ce qui facilite son adoption. Et en cas de besoin, le support est très réactif.

Nous avons aussi été accompagnés par Ondine SANCHEZ, Customer Success Manager chez Docoon sur des sujets plus avancés, comme la mise en place de flux EDI pour certains fournisseurs à fort volume, comme les fournisseurs d’énergie, type EDF.

Où en êtes-vous aujourd’hui ?

C.V. : Nous avons atteint un très bon niveau d’adoption. Sur la partie exploitation, plus de 90 % de nos fournisseurs déposent désormais leurs factures sur Freedz.

Il reste quelques cas particuliers, notamment certains fournisseurs d’eau, mais la grande majorité des flux est désormais dématérialisée.

Quels bénéfices concrets avez-vous constatés ?

C.V. : Le premier bénéfice, c’est clairement le gain de temps. Nous avons supprimé de nombreuses tâches manuelles. Ensuite, la qualité des documents est bien meilleure : les factures sont plus lisibles et directement exploitables.

Mais surtout, la traçabilité a complètement changé notre manière de travailler. Les fournisseurs peuvent suivre l’état de leurs factures, ce qui limite fortement les sollicitations. Cela fluidifie énormément les échanges et améliore la relation avec eux.

Comment anticipez-vous la réforme de la facturation électronique à venir ?

C.V. : Grâce à Freedz, nous sommes déjà bien avancés. Nous avions engagé cette transformation en amont, donc aujourd’hui, nous sommes sereins.

Nos processus sont en place et les équipes sont déjà habituées à fonctionner en mode dématérialisation.

Avez-vous d’autres projets de dématérialisation en cours ?

C.V. : Oui, plusieurs. Nous travaillons actuellement sur la mise en place du module Situations de Travaux que la plateforme Freedz développe. C’est un sujet plus complexe, avec plusieurs intervenants et des validations à coordonner. Et c’est pourquoi la mise en place de cette solution va une nouvelle fois nous faire gagner beaucoup de temps.

📌Sur le sujet, lire : Situation de travaux : automatisez le traitement de vos projets

Nous avons également des réflexions en cours sur certains cas spécifiques, comme la gestion des appels de fonds ou certains profils de fournisseurs qui ne rentrent pas dans les schémas classiques.

Quel message adresseriez-vous à une entreprise qui hésiterait à utiliser Freedz ?

C.V. : Je leur dirais de ne pas hésiter. Même si la mise en place demande un peu d’effort au départ, les bénéfices sont rapidement visibles.

On gagne du temps, en lisibilité, en traçabilité… Aujourd’hui, la dématérialisation est incontournable !

Je vous remercie Carine VERGNE d’avoir répondu à nos questions.

Télécharger ce cas client en PDF

Comment Freedz aide les directions de ses clients

Service administratif et financier, informatique ou immobilier, nos clients racontent pourquoi ils ont choisi Freedz.

CDC Habitat Outre Mer – Harmoniser les processus de facturation des filiales et préparer sereinement la réforme de la facturation électronique

Opérateur global de l’habitat d’intérêt public, le groupe CDC Habitat est l’un des acteurs majeurs de l’habitat en France. À la fois constructeur et gestionnaire de logements, CDC Habitat est filiale à 100% de la Caisse des Dépôts. Le groupe intervient notamment en Guadeloupe, en Martinique, à Mayotte, à la Réunion et en Guyane via ses huit filiales implantées en Outre-Mer, toutes des acteurs majeurs de ces territoires où la demande de logements locatifs, en particulier sociaux, reste très forte. Sur ces territoires, CDC Habitat compte 1.600 collaborateurs et réalise un chiffre d’affaires de 604 M€. Avec 130.000 factures annuelles pour 2.500 fournisseurs à traiter pour l’ensemble de ses filiales Outre-Mer, le groupe a souhaité dématérialiser le traitement des factures fournisseurs pour supprimer le traitement manuel et gagner un temps considérable. Entretien avec Anne CARON, Directrice des systèmes d’information réseau Outre-Mer pour le groupe CDC HABITAT

RATP Habitat – Gérer la facturation entrante avec un point d’entrée unique et supprimer le format papier

Créée en 1959, RATP Habitat est la filiale immobilière sociale du groupe RATP. Ses 149 collaborateurs construisent, réhabilitent et gèrent un patrimoine de 9.334 logements destinés pour près de 40 % d’entre eux aux salariés RATP et leurs familles. Actuellement, RATP Habitat vise à accroître son parc immobilier de près de 20 % d’ici à 2035. L’entreprise réalise un CA de 80 M€ et gère 460 fournisseurs pour un volume de 16.000 factures par an. RATP Habitat a souhaité dématérialiser le traitement des factures fournisseurs pour supprimer le format papier et surtout avoir un point d’entrée unique pour la facturation entrante. Entretien avec Boris BUDON, Chef de projets MOA finance chez RATP Habitat.

Logeo Seine – Répondre à un fort accroissement du volume entrant de factures et être prêt pour la réforme

Logeo Seine est une entreprise sociale pour l’habitat (ESH) du mouvement Action Logement, qui gère 25.000 logements et emploie 430 salariés. Elle est spécialisée dans la vente, la réhabilitation et la construction de logements, ainsi que dans la colocation et la gestion de copropriétés. Les ventes de logements se font sous différentes formes, incluant la VEFA, l’accession à la propriété de logements neufs et anciens, ainsi que la vente en BRS (bail réel solidaire), permettant aux acheteurs d’acquérir à moindre coût sans posséder le terrain. Logeo Seine réalise un chiffre d’affaires d’un peu plus de 150 millions d’euros, incluant les loyers et les provisions de charges. Avec 25.000 logements, Logeo Seine loge plus de 60.000 personnes et opère principalement sur l’axe de la Seine, du Havre à l’Île-de-France, couvrant 9 départements et 120 communes. Confronté à un accroissement conséquent des factures fournisseurs à traiter et à la perspective de la mise en place de la réforme de la facturation électronique, Logeo Seine a cherché une solution pour dématérialiser son flux factures et ainsi gagner en productivité et fluidité. Entretien avec Valérie LETHUILIER, Responsable comptabilité fournisseur chez Logeo Seine.