Obligation facturation électronique : il est urgent de s’y préparer !

Obligation facturation électronique : commencez par faire un état des lieux

Il est dès à présent recommandé aux entreprises de dresser un état des lieux de leur gestion interne de la comptabilité fournisseur. Les entreprises seront bientôt amenées à recevoir des factures sous format électronique, qu’elles ne sont actuellement pas capables de traiter. L’objectif essentiel est donc, dans un premier temps, d’analyser l’existant. Pour cela, il faut se poser les bonnes questions :

• Par quel moyen je reçois mes factures (e-mail, courrier, plateforme etc.) ?
• Quel est le process interne de traitement des factures ?
• Qui est en charge de la gestion des factures dans mon entreprise ?
• Qui est responsable de la validation des factures ?
• Quelles ressources (humaines, temporelles, matérielles) sont mobilisées sur les différentes tâches de gestion de la comptabilité fournisseur ?
• Quels sont les outils déjà en place dans l’entreprise ?
• Quel est le niveau de connaissance actuel des équipes à propos de l’obligation de facturation électronique ?
• Quelles sont les contraintes internes à l’entreprise qu’il faut prendre en compte ?

L’impact de la généralisation de la facture électronique ne sera pas le même selon le niveau de digitalisation de l’entreprise. Pour les entreprises les moins digitalisées, l’effort à fournir sera conséquent, car il faudra opérer la transition du « tout papier » vers la facturation électronique. Cela implique notamment l’investissement dans de nouveaux outils, la réorganisation interne du traitement des factures et la formation des équipes aux nouveaux process. De ces contraintes apparentes découlent néanmoins de nombreux bénéfices pour les entreprises.

Obligation facturation électronique : communiquez sur les bienfaits

Communiquer sur les implications et les bénéfices à venir de la généralisation de la facture électronique est primordial. A cet effet, il convient de sensibiliser en interne les différents services impactés par l’obligation de facturation électronique, en mettant l’accent sur les changements à venir et notamment sur :

• Les entreprises concernées ;
• Le calendrier de déploiement des adaptations au nouveau système ;
• Les conséquences concrètes sur les process internes ;
• Les nouveaux acteurs de la facturation électronique.

Concernant ce dernier point, il pourra être rappelé que l’obligation de facturation électronique impose de passer par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Dans ce nouvel écosystème digital, les actuels outils de dématérialisation des factures qui ne feront pas la démarche pour devenir une PDP seront classés au rang de simples opérateurs de dématérialisation (OD), non habilités à transmettre des factures électroniques.

Lire aussi : Facture électronique en 2024 : tout comprendre des changements à venir

Communiquer sur les bienfaits de la facturation électronique implique également de pointer les avantages qui en découlent, afin de favoriser l’adhésion au changement. Il s’agit alors de mettre en avant les bénéfices qui en seront directement tirés par l’entreprise et les équipes concernées, au titre desquels :

• L’amélioration de la gestion des factures ;
• La réduction des coûts liés à la facturation ;
• La diminution des tâches administratives ;
• La réduction des délais de paiement ;
• Les gains en termes de productivité ;
• L’optimisation du pilotage de la trésorerie ;
• La facilitation du suivi des flux de facturation.

Obligation facturation électronique : n’attendez pas le dernier moment !

Si passer à la facturation électronique est inéluctable, nous vous conseillons de ne pas attendre le dernier moment pour opérer le changement. Et ce, pour plusieurs raisons.

D’une part, si la facturation électronique ne deviendra une obligation pour toutes les entreprises qu’en 2026, elle est d’ores et déjà source d’importants gains pour l’entreprise, notamment en termes de temps, de ressources et de productivité des équipes.

D’autre part, la gestion des délais de mise en conformité peut être périlleuse. À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises seront soumises à l’obligation de facturation électronique en réception. Il est probable que les prestataires, qui devront répondre à de nombreuses sollicitations ne soient pas en mesure de répondre parfaitement à vos besoins dans un délai adapté. Pour éviter toute déconvenue, mieux vaut ne pas attendre le dernier moment.

Avec Freedz, vous choisissez d’offrir à votre entreprise une solution conforme, fiable, économique et productive. Conforme, car la solution Freedz se fonde sur les exigences du gouvernement relatives à la généralisation de la facture électronique, qui entrera en vigueur en 2026. Fiable, car vos factures sont contrôlées quant à leur conformité et leur lisibilité, et les erreurs de saisie et les pertes de documents sont évitées. Économique, car vous gagnez du temps, réduisez vos coûts de traitement et d’archivage, et diminuez vos pénalités de retard. Productive, car les tâches manuelles disparaissent, la circulation des documents entre vos différents services est accélérée et vos fournisseurs moins sollicités.

Pendant la période de transition, Freedz vous permet d’allier les modes de dépôts automatisés des factures et la gestion des factures sous format PDF. Vous pouvez ainsi anticiper votre mise en conformité avec l’obligation générale de facturation électronique imposée par l’État, tout en continuant de recevoir et de traiter les factures en PDF des fournisseurs qui ne se sont pas encore adaptés. Alors, n’attendez-plus pour passer à la facturation électronique : demandez une démo !