Notes d’honoraires et facturation électronique : ce qui change pour les architectes et maîtres d’œuvre
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA (achats et ventes B2B), qu’elles soient grandes, PME, micro-entrepreneurs ou en franchise en base de TVA, doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les ETI doivent également commencer à en émettre à cette date. Les PME, TPE microentreprises et indépendants suivront à partir du 1er septembre 2027.
Les notes d’honoraires entre professionnels (B2B) devront ainsi passer par le flux de facturation électronique pour permettre leur paiement lorsqu’elles concernent des opérations entrant dans le champ de la réforme. Pour les cabinets d’architectes et les maîtres d’œuvre indépendants, cette échéance impose donc de vérifier dès maintenant la compatibilité de leurs outils et de choisir une Plateforme Agréée. (Les experts Freedz peuvent vous accompagner dans cette démarche.)
De la note d’honoraires à la facture électronique : un nouveau parcours à maîtriser
Le circuit peut se résumer ainsi :
Edition Note d’honoraires → Emission facture électronique → transmission → suivi du statut → paiement
Le cabinet prépare sa note dans son outil habituel ou dans une solution connectée. La Plateforme Agréée contrôle et transmet les données requises. Le client reçoit la facture dans le format adapté à son propre système. Le cabinet suit ensuite son statut et son règlement.
Ce fonctionnement apporte davantage de visibilité. Il réduit aussi les échanges dispersés et les relances manuelles. Pour un professionnel indépendant, ce gain compte particulièrement : chaque minute consacrée à l’administratif se soustrait au suivi des projets et des clients.
Quelles mentions obligatoires doivent figurer sur une note d’honoraires ?
Une note d’honoraires doit reprendre les mentions obligatoires d’une facture professionnelle. Elle doit notamment comporter la date d’émission, un numéro unique fondé sur une séquence chronologique et continue, ainsi que l’identité complète du professionnel et celle du client.
Le document doit aussi décrire précisément la prestation : nature de la mission, phase concernée, période de réalisation, quantité éventuelle, prix unitaire HT et montant total HT. Le professionnel indique le taux de TVA applicable, le montant de la TVA et le total TTC. En cas de franchise en base, il ajoute la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI », si cette règle correspond à sa situation.
Pour une relation entre professionnels, la note précise également les conditions et délais de paiement, le taux des pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement. Le numéro SIRET du cabinet ou du professionnel doit apparaître. Le numéro de TVA intracommunautaire s’ajoute lorsque le régime de TVA l’exige.
Enfin, le professionnel conserve ses notes d’honoraires pendant dix ans en tant que pièces comptables. Une erreur après émission ne se corrige pas en supprimant le document : il faut établir un avoir, puis émettre une nouvelle facture, si nécessaire.
🔎À savoir : que se passe-t-il en cas d’erreur ou de fausse note d’honoraires ?
Une note d’honoraires incomplète peut entraîner une pénalité financière. L’amende fiscale s’élève à 15 € pour chaque mention obligatoire absente, avec un plafond fixé au quart du montant indiqué sur la facture.
En cas de manquements importants ou répétés, la sanction peut atteindre 75.000 € pour une personne physique. La création d’une note d’honoraires fictive, ou d’un avoir ne correspondant à aucune opération réelle, expose à des poursuites pénales et à des conséquences nettement plus sévères.
Pour limiter ces risques, les architectes et maîtres d’œuvre doivent vérifier les informations présentes sur chaque document avant son émission et conserver une traçabilité complète des échanges et des corrections.
Un faible volume de factures, mais une complexité élevée
Chaque note d’honoraires s’inscrit dans un contrat de maîtrise d’œuvre structuré par phases de mission : esquisse, avant-projet sommaire, avant-projet définitif, études de projet, assistance aux contrats de travaux, visa, direction de l’exécution des travaux, assistance aux opérations de réception. Chaque phase représente un pourcentage contractuel du montant des honoraires, défini au contrat. Ce montant peut être forfaitaire, révisable en fonction d’un indice, ou calculé en proportion du coût réel des travaux selon la forme de prix retenue.
La facturation suit l’avancement réel de ces phases. À chaque note, le professionnel déclare un pourcentage d’exécution par phase, calcule le montant cumulé depuis le début du contrat, déduit ce qui a déjà été facturé sur les notes précédentes, et ne facture que le solde.
Cette mécanique se complique encore dans la pratique courante.
Des échéanciers contractuels par sous-tranches
Certains contrats prévoient que chaque phase est elle-même découpée en sous-lignes de paiement conditionnées à des événements précis : 80 % à la remise du dossier, 20 % après approbation par le maître d’ouvrage.
Des phases à avancement linéaire, calé sur la durée du chantier.
La direction de l’exécution des travaux (DET) et le visa sont souvent facturés en fractions mensuelles proportionnelles à la durée du chantier. Un chantier prévu sur 21 mois génère une facturation en 21èmes : chaque note appelle 1/21e du montant contractuel de la phase. Ce n’est pas un pourcentage d’avancement libre, c’est une fraction temporelle.
Des missions complémentaires
OPC, étude thermique, étude acoustique, mission de certification, forfait de propriété intellectuelle, assurance : ces lignes s’ajoutent aux phases réglementaires et suivent leurs propres règles d’avancement. Leur libellé est libre, leur mécanique de facturation aussi.
Des groupements de maîtrise d’œuvre
Lorsque plusieurs cabinets interviennent sur la même opération (architecte mandataire, bureau d’études structure, thermicien, paysagiste), chacun émet sa propre note d’honoraires pour sa quote-part. Le montant total du groupement et la part de chaque co-traitant doivent apparaître sur le document. Le cumul se calcule indépendamment pour chaque membre.
Des révisions de prix
Sur les marchés à prix révisables, chaque note intègre un coefficient de révision calculé à partir d’un indice de référence (souvent un indice INSEE Bâtiment). L’indice peut être provisoire au moment de la facturation, puis recalculé une fois l’indice définitif publié. Le montant facturé n’est donc pas le montant contractuel brut : c’est le montant contractuel multiplié par un coefficient qui évolue dans le temps.
Des retenues sur chaque paiement
Sur de nombreux marchés publics, le maître d’ouvrage applique une retenue intermédiaire sur chaque règlement. Le cabinet émet sa note pour le montant intégral, mais le paiement effectif est amputé de cette retenue. Le cumul des montants retenus est libéré à une étape ultérieure du contrat, souvent à la réception des travaux ou au décompte général définitif.
En pratique, un cabinet qui suit dix opérations en parallèle gère des dizaines de lignes cumulatives, chacune avec son propre état d’avancement, sa propre mécanique de calcul et son propre historique. Beaucoup de professionnels tiennent aujourd’hui ce suivi dans un tableur, reconstituent manuellement le cumul des notes précédentes à chaque émission, et traduisent ensuite cette logique contractuelle en lignes de facture simplifiées dans leur outil de facturation habituel. C’est précisément cette complexité qui rend le passage à la facturation électronique délicat pour les architectes et maîtres d’œuvre.
Freedz, la PA des professionnels de l’immobilier et du bâtiment
Une solution adaptée aux architectes et maîtres d’œuvre
Une Plateforme Agréée doit assurer l’émission, la réception et la transmission des factures électroniques, mais aussi l’envoi des données requises à l’administration fiscale. Freedz s’inscrit dans ce cadre et propose un environnement sécurisé, avec une gestion structurée des flux et de leur traçabilité.
De plus, Freedz s’intègre dans les processus existants entre entreprises, maîtres d’œuvre et maîtres d’ouvrage pour prendre en compte les particularités des marchés de travaux.
Le titulaire de marché dépose une situation de travaux sur Freedz, le maître d’œuvre la contrôle et édite un certificat de paiement directement depuis l’interface, le maître d’ouvrage valide le certificat, le tableau de suivi financier se met à jour dans un environnement traçable et partagé. La facture électronique correspondante est ensuite mise à disposition du client via le circuit fiscal.
Les notes d’honoraires suivent la même logique. Le MOE prépare un document de gestion détaillé (phases, sous-lignes d’échéancier, cumul des appels précédents, groupement …) qu’il dépose sur Freedz à l’attention du maître d’ouvrage pour approbation. Une fois la note validée, la facture électronique au sens de la réforme est émise séparément, depuis l’outil comptable du cabinet ou une solution compatible. Le document opérationnel et le document fiscal sont deux objets distincts. L’un structure la relation contractuelle, l’autre circule dans le réseau réglementaire.
Si votre client maître d’ouvrage utilise déjà une autre Plateforme Agréée pour sa facturation Freedz peut s’y connecter via un processus sécurisé conforme à la norme AFNOR d’interopérabilité entre plateformes. Concrètement, les factures validées dans le workflow Freedz redescendent automatiquement avec le bon statut dans l’outil du maître d’ouvrage, sans double saisie ni changement de plateforme pour aucune des deux parties. Le MOE travaille dans Freedz, le MOA reste dans son environnement habituel.
Un archivage sécurisé pendant dix ans
Freedz archive automatiquement les factures électroniques avec une valeur probante pendant dix ans. Les situations de travaux, notes d’honoraires et autres documents restent accessibles dans le même environnement sécurisé, avec leur historique et les éléments associés.
Cette organisation facilite les recherches, les contrôles et le suivi des échanges avec les clients. Elle permet aussi de conserver une trace fiable du parcours complet : émission, transmission, validation et paiement.
La plateforme offre également un accompagnement lors du déploiement. Pour un cabinet indépendant, cet appui simplifie la prise en main et limite les difficultés liées à l’adoption de nouvelles pratiques.
Des bénéfices concrets pour les cabinets
Freedz aide les architectes et maîtres d’œuvre à :
- réduire les saisies manuelles ;
- suivre plus facilement les notes émises et les paiements ;
- sécuriser la transmission des factures ;
- conserver une piste d’audit claire ;
- intégrer la facturation dans le suivi global des projets ;
- préparer les échéances réglementaires sans changer brutalement d’outil.
Une gestion adaptée aux projets immobiliers
Les notes d’honoraires s’inscrivent souvent dans des projets plus larges : construction, réhabilitation, rénovation énergétique ou aménagement. Freedz apporte une logique adaptée aux flux du secteur. La plateforme peut aussi gérer des documents associés aux projets, comme les situations de travaux et les appels de fonds, lorsque ces flux complètent la facturation classique.
⏩Sur le sujet, lire l’article : Bailleurs sociaux (et acteurs de l’immobilier) : comment gérer la coexistence des factures électroniques et des factures hors réforme ?
Cette vision élargie facilite les échanges entre maîtrise d’œuvre, entreprises, promoteurs, bailleurs et clients. Le professionnel conserve une trace claire des documents transmis et des étapes de traitement.
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6 points clés à retenir
- Une note d’honoraires reste une facture sur le plan juridique, comptable et fiscal, même si les professions libérales utilisent une appellation différente.
- Les cabinets d’architectes et les maîtres d’œuvre indépendants doivent respecter les mêmes règles de facturation électronique lorsqu’ils facturent des opérations concernées par la réforme.
- À partir du 1er septembre 2027, les notes d’honoraires concernées devront passer par le flux de facturation électronique pour permettre leur transmission et leur paiement. Les cabinets d’architectes et les maîtres d’œuvre doivent donc préparer leurs outils dès maintenant.
- La Plateforme Agréée Freedz intègre les notes d’honoraires dans un parcours complet : émission, transmission électronique, suivi et paiement.
- Grâce à son expertise de l’immobilier et du bâtiment, Freedz aide les cabinets à dématérialiser leurs factures sans rompre leurs workflows existants.
- Grâce à son archivage probant et automatique pendant dix ans, Freedz permet aux cabinets de conserver leurs notes d’honoraires et leurs factures sans multiplier les outils ni les tâches administratives.
FAQ – Notes d’honoraires et facturation électronique
- Une note d’honoraires est-elle considérée comme une facture ?
Oui. Une note d’honoraires constitue une facture émise par une profession libérale. Elle possède la même valeur juridique, comptable et fiscale et doit respecter les mêmes mentions obligatoires.
- Quel est le parcours d’une note d’honoraires électronique ?
Le parcours suit plusieurs étapes : édition de la note, émission de la facture électronique, transmission au client, suivi du statut, puis paiement.
Une note d’honoraires Excel/PDF peut d’abord servir de document provisoire. Elle détaille les phases de mission, l’avancement, les éventuelles sous-tranches et les montants déjà facturés. Une fois que le client l’a validé, la facture électronique reprend ensuite les données nécessaires à son traitement dans le réseau réglementaire.
- Quand les notes d’honoraires devront-elles passer par la facturation électronique ?
Les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026. Pour les TPE, PME et indépendants, l’émission obligatoire des factures électroniques débutera le 1er septembre 2027.
À cette date, les notes d’honoraires B2B concernées par la réforme devront suivre le flux de facturation électronique pour être transmises et permettre le paiement. Les cabinets d’architectes et les maîtres d’œuvre doivent donc vérifier dès maintenant la compatibilité de leurs outils.
- Une note d’honoraires peut-elle contenir plusieurs phases de mission ?
Oui. Elle peut reprendre plusieurs phases prévues au contrat : esquisse, avant-projet, études de projet, assistance aux marchés de travaux, visa, direction de l’exécution des travaux ou assistance à la réception.
Le professionnel doit alors préciser l’état d’avancement, le montant cumulé, les sommes déjà facturées et le solde demandé. Cette présentation facilite le contrôle du maître d’ouvrage et limite les erreurs de calcul.
- Comment Freedz accompagne-t-elle les architectes et les maîtres d’œuvre ?
Freedz permet de structurer le parcours complet de la note d’honoraires au paiement. Le professionnel peut y déposer un document détaillé, suivre sa validation et conserver l’historique des échanges. La facture électronique correspondante peut ensuite être émise depuis l’outil comptable du cabinet ou une solution compatible.
Freedz s’intègre aux workflows existants et facilite les échanges entre maître d’œuvre, maître d’ouvrage et comptabilité. La plateforme assure également l’archivage électronique des factures, notes d’honoraires et documents associés pendant dix ans.
Point de vigilance : Les professionnels doivent vérifier leur situation auprès des sources officielles et s’assurer que leur prestataire figure bien parmi les Plateformes Agréées. Freedz, immatriculée par la DGFiP, s’inscrit dans ce cadre.
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