Le maintien d’une comptabilité manuelle expose les entreprises à de forts risques d’erreurs, de pertes de documents et de non-conformité avec la loi. L’une des principales solutions pour limiter ces risques est l’adoption d’un logiciel comptable. Conforme à la législation fiscale, il permet de réduire drastiquement le temps passé sur les tâches à faible valeur ajoutée.

Si vous n’êtes pas encore convaincu, voici 3 bonnes raisons de mettre en place un logiciel comptable au sein de votre entreprise.

1 – Un logiciel comptable pour être en conformité avec la loi

Première raison, et non des moindres : depuis le 1er janvier 2018, toutes les entreprises qui enregistrent elles-mêmes les règlements de leurs clients dans un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse, à l’exception des auto-entrepreneurs, ont pour obligation de s’équiper de logiciels de comptabilité, de gestion ou de systèmes de caisse conformes à la loi. Cette mesure vise principalement à lutter contre la fraude à la TVA.

Pour être conformes aux exigences de l’administration fiscale, les logiciels doivent être en mesure de :

• Sécuriser les données et les rendre infalsifiables.
• Permettre la conservation et l’archivage dans le temps.

En cas de non-conformité, l’entreprise encourt une amende de 7 500 euros renouvelable.

Nouvelle étape de la digitalisation au 1er septembre 2026 : à compter de cette date, la loi de finances 2020 imposera aux entreprises d’accepter les factures électroniques. Elles devront également les émettre sous format électronique entre 2026 et 2027 selon leur taille (report de l’entrée en vigueur prévue initialement en 2024). Les entreprises vont donc devoir se doter de solutions capables de recevoir des factures électroniques. De fait, les solutions LAD (numérisation par lecture automatique de documents) ne seront plus suffisantes pour respecter les contraintes légales.

Il faudra donc veiller à ce que votre logiciel de comptabilité soit capable d’échanger des informations avec d’autres logiciels, comme un logiciel de gestion des factures, que ce soit automatiquement ou par des processus d’import/export. Heureusement, de plus en plus, les solutions disponibles sur le marché, et notamment les nouvelles solutions SaaS, sont pensées pour échanger des informations avec d’autres applications.

2 – Un logiciel comptable pour gagner du temps

Nombreuses sont les entreprises à ne pas réussir à se passer du papier ou à utiliser des solutions « maisons » pour traiter leurs documents comptables, souvent avec des processus peu optimisés. Même si, à première vue, ces outils semblent économiques, sur le moyen terme, ils font perdre beaucoup de temps.

Contrairement à l’utilisation des fichiers Excel ou PDF, le traitement des documents comptables avec des logiciels est à la fois rapide et simple. Gestion des écritures comptables, livres de comptabilité, déclarations de liasses fiscales, il est possible d’enregistrer et de générer de nombreux documents en quelques clics, mais aussi de créer des automatisations afin de réduire la saisie manuelle des données. Les tâches à faible valeur ajoutée sont donc automatisées et les comptables peuvent ainsi se concentrer sur leur cœur de métier.

L’acquisition d’un logiciel comptable représente donc un gain de temps et de productivité non négligeable. Il permet de centraliser et stocker les données comptables de l’entreprise au même endroit, grâce à un classement simple et accessible. En outre, les données du logiciel de comptabilité sont généralement stockées dans un cloud ce qui permet de pouvoir traiter les tâches à distance.

 3- Un logiciel comptable pour sécuriser ses processus

Gérer la comptabilité de votre entreprise à l’aide d’un tableau Excel, ce n’est pas seulement risqué d’un point de vue légal mais cela entraine également un plus fort risque d’erreurs. Des erreurs qui peuvent facilement être évitées en utilisant un logiciel comptable.

Diminution du risque d’erreurs

Il est, bien entendu, possible de gérer ses données comptables depuis un tableur. Mais dès que le nombre d’opérations augmentent, le risque d’erreur devient également plus élevé. Le logiciel comptable est avantageux car il permet de gérer une grande quantité de données sans intervention humaine. Les vérifications sont également automatisées.

Lutter contre la fraude

Comme nous l’avons vu plus haut, l’adoption d’un logiciel comptable permet d’être en règle et de respecter la législation en vigueur. Contrairement à un tableur dans lequel il est possible d’ajouter, de supprimer ou de modifier des données, le logiciel comptable assure l’inaltérabilité des données et permet donc de présenter des informations conformes aux exigences de l’administration fiscale. Il permet notamment de rester informé de tout changement dans la législation et ce en temps réel, les modifications de mentions obligatoires dans les factures ou les nouveaux imprimés fiscaux par exemple.  Ainsi, le logiciel comptable règle une très grande partie des erreurs courantes soulevées lors des contrôles fiscaux : doublons, perte des documents, oublis ou absences de certaines données, erreurs d’écritures, etc.

Enfin, pour une optimisation maximale de votre logiciel comptable, nous vous conseillons de l’interfacer avec un outil de gestion permettant le traitement ou l’extraction automatique des données de facturation. Deux solutions s’offrent à vous :

• Une solution LAD(lecture automatique de documents). Outil très répandu, il permet d’extraire quasi-automatiquement l’ensemble des données figurant sur une facture ou une pièce comptable (montants, dates, TVA, etc.). Néanmoins, il nécessite obligatoirement une vérification humaine avant validation.
• Un outil de facturation électronique intégré directement au logiciel comptable. Les documents sont générés électroniquement, dans le respect des contraintes légales. Ils sont enregistrés dans un format « structuré » qui permet à tous les logiciels de gestion des factures de lire, trier et filtrer les informations contenues dans les documents, sans l’aide d’une intervention humaine. C’est aujourd’hui la solution la plus aboutie en termes d’automatisation.

Lire aussi : Dématérialisation des factures, le guide ultime

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