Cas client

Seminor est un acteur responsable de développement local par l’habitat, particulièrement engagé dans l’accompagnement médico-social et le logement des séniors.

Créée en 1959, Seminor est une Société d’Economie Mixte (SEM) qui capitalise des compétences pluridisciplinaires de constructeur, de gestionnaire de patrimoine locatif et de résidences autonomies.

Seminor dispose d’un parc de près de 5000 logements et commerces, répartis sur près de 90 communes, soit une vingtaine d’Etablissements Publics de Coopération Intercommunale (EPCI), de 4 départements normands et de la Somme (Haut de France).

Seminor a souhaité mettre en place une solution de dématérialisation des factures fournisseurs afin d’automatiser certaines tâches pour gagner en productivité et anticiper la hausse d’activité prévue.

Entretien avec Vincent Gremillet, Directeur Finances & Systèmes d’information chez Seminor.

Le contexte

Pourquoi avez-vous mis en place ce projet ?

Venant d’un OPH (Office Public de l’Habitat) et ayant utilisé Chorus par le passé, j’avais trouvé la plateforme Chorus efficace et j’avais envie de m’intégrer dans un système similaire pour notre Société d’Economie Mixte (SEM).

Dans un premier temps, j’ai échangé avec Neovacom concernant un autre sujet, celui de la gestion des échanges avec la CAF. En parallèle, on m’a présenté la plateforme Freedz et j’ai été séduit par la solution proposée qui répondait également à nos besoins de dématérialisation des factures fournisseurs.

Ayant été utilisateur de Chorus par le passé, je me retrouvais totalement dans ce que proposait la plateforme Freedz ainsi que son fonctionnement.

Qu’est-ce qui vous a poussé à franchir le cap ?

Lorsque je suis arrivé chez SEMINOR, tout était fait de manière manuelle. Les factures étaient scannées puis intégrée sur notre réseau avec un lien visio qui ressemblait à une GED. Ce lien apparaissait dans le système d’information et permettait de consulter la facture.

Auparavant, les factures papiers se perdaient entre les services, les mails étaient adressés aux mauvaises personnes ce qui engendrait des manipulations supplémentaires pour adresser la facture à la bonne personne, la faire valider puis la traiter.

Je souhaitais automatiser certains processus et c’est pour cette raison que nous avons franchi le cap.

Aujourd’hui, plus de 50% des factures arrivent directement sur Freedz et 30% arrivent par mail et sont transférées et intégrées dans la plateforme Cloud. Au total, 80% des factures n’ont plus besoin d’être scannées.

De plus, il y a une volonté en interne de développer l’activité ce qui se traduit par une augmentation de 4% des logements livrés pour cette année ainsi que plus de 200 logements / an à réhabiliter.

Le projet

Comment s’est déroulée la mise en place du projet ?

Il y a eu une première phase de comparaison des solutions existantes et lorsque j’ai retenu Freedz, il a fallu proposer cette solution en interne. Initialement le projet en cours portait sur le déploiement d’une GED qui se rapprochait d’un système LAD / RAD.

Je pressentais que cela allé être complexe à mettre en place et que le système LAD / RAD deviendrait vite obsolète. J’ai convaincu en interne les équipes et nous avons trouvé Freedz innovant en reproduisant ce qui fonctionne pour le public mais pour le privé.

La mise en place du projet s’est bien déroulée. Nous avons déployé plusieurs outils pour nous permettre d’intégrer facilement les factures depuis Freedz dans notre Système d’Information (utilisation du module Chorus).

L’objectif était de remonter les factures avec les informations qu’elles comportent puis que cette dernière suive notre workflow de validation afin qu’elle soit adressée à la bonne personne (généralement celle qui a passé commande grâce au numéro d’engagement).

En parallèle, nous avons mis en place des formations en interne pour accompagner le changement entre le traitement d’une facture papier et celui d’une facture électronique (validation de la facture, traitement, etc…).

Il y a également eu une phase de « pédagogie » auprès de nos fournisseurs. Cette transition a été rendue possible grâce à l’accompagnement de notre Customer Success Manager chez Freedz qui nous a suivi tout le long du projet. L’accompagnement auprès des fournisseurs, les outils de communication mis à disposition, les rendez-vous de suivi régulier avec des nouveaux thèmes à aborder nous ont permis de tenir le rythme de déploiement du projet et ont contribué au succès de ce projet.

Les bénéfices perçus

Quels bénéfices percevez-vous de l’utilisation de Freedz ?

Le premier bénéfice que l’on a perçu est le gain de temps et de productivité rendu possible grâce à l’automatisation. Rendre automatisable des tâches chronophages nous a permis de nous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Un autre bénéfice que l’on perçoit est le fait que malgré une hausse d’activité, nous n’avons pas besoin de recruter une personne supplémentaire en interne. Au contraire et malgré le temps que nécessite la mise en place du projet, nous avons même gagné l’équivalent de ½ ETP depuis que nous utilisons la solution Freedz.

Pour vos fournisseurs, comment s’est passée l’adaptation ?

Grâce à l’accompagnement de notre CSM, nous avons rapidement réussi à convaincre nos fournisseurs. Ils ont vite ressenti les bénéfices de Freedz pour eux et leurs activités grâce au suivi de facturation.

Ils peuvent désormais consulter en direct le statut de leur facture et ne se préoccupent plus de savoir si la facture a bien été envoyée, reçue et adressée à la bonne personne.

Il nous reste à convaincre certains gros fournisseurs mais cela passera par le renouvellement des marchés mais également par l’entrée en vigueur de la loi Finance 2020 et l’obligation de facturation électronique.

Quels sont vos objectifs pour les années à venir ?

Un des objectifs est la mise en place du module situation de travaux Freedz qui nous permettra de dématérialiser les échanges et améliorer les délais de traitement.

Nous souhaitons également renforcer notre communication auprès des fournisseurs pour les accompagner dans l’utilisation de Freedz. Avec l’obligation progressive du passage à la facture électronique, nous souhaitons anticiper l’échéance et les habituer à se familiariser avec le système dès à présent.

Nous nous fixons comme objectif de dématérialiser plus de 90% de nos factures fournisseurs d’ici 2023 tout en augmentant notre activité à travers la construction et la réhabilitation.