Énéal
Gagner en temps, en lisibilité et en traçabilité avec la dématérialisation des factures fournisseurs
Foncière médico-sociale du groupe Action Logement, Énéal gère aujourd’hui plus de 217 résidences dédiées aux personnes âgées, soit plus de 10.000 places sur l’ensemble du territoire. Énéal acquiert, rénove, réhabilite et construit partout en France, des Ehpad et Résidences Autonomie.
L’entreprise compte 121 collaborateurs, répartis entre le siège à Bordeaux, Paris, ainsi qu’une antenne à Lyon. Au 31 décembre 2024, l’entreprise a réalisé un chiffre d’affaires d’un peu plus de 35 millions d’euros. Avec une activité en forte croissance et plus de 6.000 factures annuelles sur la seule partie exploitation, l’entreprise a souhaité dématérialiser le traitement des factures fournisseurs pour supprimer le traitement manuel, gagner un temps considérable, et tendre vers le zéro papier.
Entretien avec Carine VERGNE, Responsable comptable exploitation chez Énéal.
What was your initial problem?
Carine VERGNE : Avant d’utiliser Freedz, nous utilisions un système qui nécessitait beaucoup de manipulations manuelles. Il fallait numériser les factures, saisir les informations à la main, puis attendre leur intégration dans notre ERP.
Le processus n’était pas fluide : il y avait des délais, des erreurs de liaison, et parfois, il fallait recommencer certaines opérations.
Cela représentait une vraie perte de temps pour les équipes, avec en plus un manque de lisibilité sur les documents une fois rentrés dans notre ERP.
Comment s’est déroulée la mise en place de la solution ?
C.V. : La solution a été déployée avant mon arrivée, autour de 2021-2022. Mais au départ, cela a été compliqué, notamment à cause de la réticence des fournisseurs à déposer leurs factures sur une plateforme externe.
À cette période, la réforme de la facturation électronique n’était pas encore un sujet prioritaire pour eux, donc ils n’étaient pas enclins à changer leurs habitudes.
Nous avons relancé le projet en 2023 avec une approche plus structurée :
- Envoi de campagnes de mailing
- Création de procédures internes
- Diffusion de tutoriels
- Mobilisation des équipes opérationnelles
Nous avons vraiment travaillé collectivement pour accompagner les fournisseurs dans cette transition.
Quel rôle a joué Freedz dans ce déploiement ?
C.V. : Les équipes de Docoon.immo (Freedz 1) nous ont beaucoup accompagnés, notamment à travers les tutoriels et les supports de communication que nous avons pu relayer auprès des fournisseurs.
La plateforme est simple et intuitive, ce qui facilite son adoption. Et en cas de besoin, le support est très réactif.
Nous avons aussi été accompagnés par Ondine SANCHEZ, Customer Success Manager chez Docoon sur des sujets plus avancés, comme la mise en place de flux EDI pour certains fournisseurs à fort volume, comme les fournisseurs d’énergie, type EDF.
Où en êtes-vous aujourd’hui ?
C.V. : Nous avons atteint un très bon niveau d’adoption. Sur la partie exploitation, plus de 90 % de nos fournisseurs déposent désormais leurs factures sur Freedz.
Il reste quelques cas particuliers, notamment certains fournisseurs d’eau, mais la grande majorité des flux est désormais dématérialisée.
Quels bénéfices concrets avez-vous constatés ?
C.V. : Le premier bénéfice, c’est clairement le gain de temps. Nous avons supprimé de nombreuses tâches manuelles. Ensuite, la qualité des documents est bien meilleure : les factures sont plus lisibles et directement exploitables.
Mais surtout, la traçabilité a complètement changé notre manière de travailler. Les fournisseurs peuvent suivre l’état de leurs factures, ce qui limite fortement les sollicitations. Cela fluidifie énormément les échanges et améliore la relation avec eux.
Comment anticipez-vous la réforme de la facturation électronique à venir ?
C.V. : Grâce à Freedz, nous sommes déjà bien avancés. Nous avions engagé cette transformation en amont, donc aujourd’hui, nous sommes sereins.
Nos processus sont en place et les équipes sont déjà habituées à fonctionner en mode dématérialisation.
Avez-vous d’autres projets de dématérialisation en cours ?
C.V. : Oui, plusieurs. Nous travaillons actuellement sur la mise en place du module Situations de Travaux que la plateforme Freedz développe. C’est un sujet plus complexe, avec plusieurs intervenants et des validations à coordonner. Et c’est pourquoi la mise en place de cette solution va une nouvelle fois nous faire gagner beaucoup de temps.
📌Sur le sujet, lire : Situation de travaux : automatisez le traitement de vos projets
Nous avons également des réflexions en cours sur certains cas spécifiques, comme la gestion des appels de fonds ou certains profils de fournisseurs qui ne rentrent pas dans les schémas classiques.
Quel message adresseriez-vous à une entreprise qui hésiterait à utiliser Freedz ?
C.V. : Je leur dirais de ne pas hésiter. Même si la mise en place demande un peu d’effort au départ, les bénéfices sont rapidement visibles.
On gagne du temps, en lisibilité, en traçabilité… Aujourd’hui, la dématérialisation est incontournable !
Je vous remercie Carine VERGNE d’avoir répondu à nos questions.
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