Face à ces changements, de nouveaux acteurs émergent afin d’aider les entreprises à répondre aux injonctions du gouvernement : PPF (Portail Public de Facturation), PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaire) et OD (Opérateurs de Dématérialisation). Mais quels sont les rôles de ces différents portails ? En quoi se distinguent-ils ? Et surtout : quelle plateforme faut-il privilégier pour passer le cap de la facturation électronique ? Réponses dans cet article !

PPF, PDP, OD : trois acteurs de la facturation électronique

Afin d’envoyer et de réceptionner des factures électroniques, les entreprises ont le choix entre différentes plateformes :

• Le Portail Public de Facturation (PPF) : directement connecté avec la plateforme gouvernementale de dépôt des factures Chorus Pro, le PPF administre l’annuaire central pour la facturation électronique. En supplément, il peut également faire office de plateforme pour les entreprises n’ayant besoin que d’un service minimum au niveau de la facturation électronique. Le PPF se limite en effet à un service restreint mais gratuit pour les entreprises, leur permettant de déposer, transmettre et recevoir leurs factures.

• Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) : les PDP sont des fournisseurs de services agréés par le gouvernement. Cette accréditation leur donne le droit d’émettre et de recevoir des factures électroniques directement auprès du prestataire de services de la partie concernée, sans nécessité de passer par le PPF. Ces plateformes disposent en plus de nombreuses fonctionnalités, permettant de fluidifier l’émission et la réception des factures électroniques.

• Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) : les OD regroupent tous les fournisseurs de services présents sur le marché qui n’ont pas obtenus la certification du gouvernement. Ils offrent plus ou moins des fonctionnalités similaires à celles des PDP. Néanmoins, leur distinction majeure réside dans leur incapacité à émettre ou recevoir des factures électroniques de manière directe, nécessitant ainsi l’utilisation du PPF comme intermédiaire dans le processus de facturation.

Quels sont les critères clés à prendre en compte pour choisir sa plateforme ?

Selon sa taille, ses besoins, ou encore son niveau de maturité numérique, une entreprise aura ainsi intérêt à se tourner plutôt vers telle ou telle plateforme. Voici les principaux critères à prendre en compte pour prendre cette décision.

Le coût du service

Contrairement aux OD et aux PDP, le PPF est un service gratuit. Pour les entreprises qui ne disposent pas des ressources nécessaires ce choix paraît donc particulièrement judicieux. Attention tout de même : si le PPF est gratuit, il n’assure que les services minimums pour la facturation électronique. A l’inverse, une PDP dispose de multiples fonctionnalités qui peuvent permettre à l’entreprise de gagner en productivité – et donc, contribuer à réduire ses coûts.

L’interopérabilité

La capacité de la plateforme choisie à s’intégrer facilement dans le système d’une entreprise fait également partie des critères à prendre en compte. En effet, pour faciliter la gestion des factures électroniques, la plateforme de facturation doit permettre l’échange d’informations entre les clients, les fournisseurs et les partenaires. A ce titre, une PDP – qui a la capacité de lire plusieurs formats de factures – semble être une solution particulièrement pertinente. Il est également crucial de vérifier que la plateforme choisie s’intègre facilement aux outils de gestion déjà existants dans l’entreprise (ERP, logiciel de comptabilité…).

La sécurité

Car les factures comportent des données sensibles, leur processus d’émission, de facturation et de transmission doit être particulièrement sécurisé. Et il est d’autant plus crucial de prendre ce critère en compte à l’heure de leur numérisation.

• Côté PPF, le gouvernement a ainsi assuré que les données collectées dans le cadre de la facturation numérique ne seront pas utilisées à d’autres fins que la lutte contre la fraude et la vérification des déclarations de TVA.
• Côté PDP, de nombreuses certifications existent – telles que SecNumCloud et ISO 27001 – afin que les échanges de factures soient réalisés via des systèmes informatiques sécurisés.

Lire aussi : Cybersécurité : comment protéger ses données financières à l’heure de la dématérialisation ?

La facilité d’utilisation

Un autre critère à prendre en compte lors du choix de sa plateforme est la facilité d’utilisation de celle-ci. En effet, que l’entreprise choisisse une PDP un OD ou de passer par le PPF, ce nouvel outil sera intégré au quotidien des collaborateurs – d’où l’intérêt d’une prise en main facile ! Simplification du processus de création et d’envoi des factures, tableaux de bord, soin apporté à l’ergonomie… Les PDP prennent tout particulièrement en compte l’expérience utilisateur.

Les fonctionnalités supplémentaires

En plus de permettre aux entreprises d’émettre, de recevoir et de transmettre leurs factures électroniques, les PDP et les OD – contrairement au PPF – proposent certains services additionnels. Workflow de validation, paiement direct des factures fournisseurs, archivage à valeur probante… Ces fonctionnalités peuvent faire office de véritable plus-value pour l’entreprise, c’est pourquoi il est indispensable de les prendre en compte.

Freedz, un partenaire de confiance

Vous l’aurez compris, choisir sa future plateforme de facturation nécessite de prendre en compte le coût, les fonctionnalités et le degré de conformité et de sécurité de chaque solution. Pour prendre la meilleure décision possible pour votre organisation, nous vous conseillons ainsi de ne pas attendre la date butoir, mais d’anticiper le changement dès maintenant !

Freedz, en tant que future PDP, se présente comme le partenaire idéal pour vous accompagner en toute tranquillité vers la facturation électronique. Pendant cette phase de transition, notre solution permet en effet de combiner l’automatisation du dépôt des factures à une gestion de celles-ci au format PDF. Un bon compromis pour anticiper les exigences légales, tout en continuant à recevoir et gérer les factures des fournisseurs non équipés ! A terme, bénéficiez aussi de multiples fonctionnalités pour optimiser le traitement de vos factures, telles que l’archivage électronique à valeur légale, le refus automatique des factures fournisseurs non conformes, ou encore, la mise à disposition d’un tableau de bord pour visualiser les factures payées et à venir.

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