Traitement des factures fournisseurs : comment mieux maîtriser les coûts et les risques ?

Le traitement des factures provenant des fournisseurs reste une tâche administrative fastidieuse. Les factures envoyées sous format papier sont encore nombreuses, malgré ce que l’on pourrait croire. Or, une facture papier nécessite de réaliser une saisie manuelle sur le logiciel de comptabilité, ce qui augmente le risque d’erreurs sans parler du risque d’égarer certaines factures au passage.

Au final, beaucoup d’entreprises ont saisi tout l’enjeu de digitaliser leur processus de production, mais des progrès sont encore à réaliser dans la gestion et le paiement des factures des fournisseurs. Pourtant, des solutions existent pour faciliter le traitement de ces factures dans les meilleurs délais. Voici lesquelles…

Traitement des factures fournisseurs : un coût important et des risques substantiels

Des tâches chronophages, à faible valeur ajoutée

Le traitement manuel des factures fournisseurs présente un ensemble de défis logistiques et financiers. En l’absence d’automatisation, chaque étape — de la réception à l’archivage — mobilise un temps précieux pour le service comptable.

Les délais de traitement sont naturellement bien plus longs pour les factures papier que pour le traitement de factures électroniques. Le service comptable devra :

• Réceptionner, trier et saisir manuellement les données inscrites sur la facture dans le logiciel de comptabilité.
• Identifier le fournisseur qui a émis la facture.
• Vérifier que la facture soit bien conforme aux fournitures livrées.
• Procéder au paiement de la facture.
• Suivre le bon paiement de ladite facture.
• Archiver la facture.

Au final, le traitement d’une facture peut prendre plusieurs heures. Autant d’heures de travail que votre entreprise devra rémunérer à son service comptable. Aujourd’hui, dans les services comptables, des personnes sont exclusivement dédiées à la réception et la saisie des factures.

Analyse, suivi du paiement, gestion de la relation fournisseur… Au lieu d’être en charge de missions stratégiques, une partie du service comptable se retrouve à assurer des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, faute d’être suffisamment équipée.

Les études statistiques sont parlantes sur ce point. Selon un rapport de la Direction générale des Finances datant de 2020, le coût complet d’émission d’une facture papier est estimé à plus de 10 €, contre quelques centimes en moyenne pour la gestion d’une facture électronique.

Des risques d’erreur et de pénalités

Outre le coût que représente le traitement d’une facture, d’autres frais sont à prendre en compte. En effet, une entreprise n’est pas à l’abri de perdre une facture papier. Un retard de paiement peut entraîner des pénalités de retard à la charge de l’entreprise.

Pour rappel, les délais de paiement entre professionnels sont fixés en principe à 30 jours suivant la réception des fournitures. Un fournisseur peut néanmoins appliquer un délai de paiement plus long, sans jamais toutefois dépasser les 60 jours ou les 45 jours à compter de la fin du mois. Au-delà de ces délais, des pénalités de retard peuvent être appliquées.

Or, 30 jours ou même 60 jours représentent un délai relativement court, si le service comptable d’une entreprise tarde à traiter les factures sur papier. En cas de factures impayées, une entreprise s’expose :

• au paiement d’une indemnité pour frais de recouvrement de 40 €,
• au paiement de pénalités de retard, dont le mode de calcul est précisé dans les conditions générales de vente (CGV) du fournisseur,
• et à des sanctions financières de la part de DGCCRF.

Le traitement non optimisé des factures provenant de fournisseurs peut s’avérer coûteux. Pour réduire le temps de traitement et éviter tout retard de paiement, l’utilisation d’un logiciel de traitement des factures est indispensable.

Traitement des factures fournisseurs : quelle solution pour gagner en efficacité ?

Pourquoi opter pour la digitalisation ? En choisissant de digitaliser le processus, les entreprises répondent aux exigences de la loi de finances 2020 qui impose progressivement la facture électronique pour le B2B. Cette transformation permet non seulement de réduire les erreurs, mais également de centraliser les informations et d’assurer la conformité face aux réglementations, un atout majeur pour anticiper les contrôles fiscaux et éviter les redressements. En effet, dès 2026, toutes les entreprises devront être prêtes à recevoir des factures électroniques, une évolution indispensable dans un contexte de lutte contre la fraude à la TVA​.

L’automatisation du processus

L’erreur est humaine et aucun comptable n’est à l’abri d’une erreur de saisie au moment de traiter une facture. Pour gagner en efficacité, digitaliser les processus d’enregistrement, de paiement et d’archivage des factures permet de réduire considérablement le risque d’erreurs dans le traitement des factures fournisseurs.

De plus, des erreurs peuvent également provenir des fournisseurs eux-mêmes lorsqu’ils éditent leur facture. Certaines factures envoyées au service comptable de votre entreprise peuvent ainsi être considérées comme non conformes. Dans ce cas, le fournisseur à l’origine d’une facture non conforme devra apporter les modifications nécessaires. Cet aller-retour entre le service comptable de l’entreprise et le fournisseur rallonge d’autant plus la durée de traitement des factures.

Dans ce cas, il devient urgent de passer d’un traitement manuel des factures à une automatisation avec un traitement électronique.

Pour quelles raisons ?

• Raison n° 1 : la fiabilité. L’automatisation réduit le risque d’erreurs humaines classiques (erreurs de frappe ou saisie d’un avoir fournisseur à l’envers, par exemple) qui pourraient s’installer et retarder le règlement de la facture. Dès qu’elle est reçue, la facture est traitée automatiquement et intégrée à votre comptabilité. Une solution d’automatisation permet de repérer les doublons, et vous empêche ainsi de payer deux fois une même facture !
• Raison n° 2 : la récurrence. Fini l’aspect chronophage que peut prendre le traitement des factures fournisseurs, encore plus lorsqu’elles arrivent de façon récurrente (tous les mois, trimestre ou semestre par exemple) avec le même objet et le même montant (exemple : un abonnement). Grâce à l’automatisation, vous pouvez paramétrer et enregistrer cette récurrence dans votre logiciel de traitement des factures fournisseurs. La machine s’occupe de tout !
• Raison n° 3 : la conformité. Le traitement digitalisé vous aidera à réduire les risques de redressement fiscal. Ainsi, un bon outil d’automatisation effectue les contrôles de TVA et repère les mentions manquantes ou incorrects, dans une démarche de piste d’audit fiable.
• Raison n° 4 : la traçabilité. Une entreprise doit savoir où se trouvent leurs factures fournisseurs dans le processus de traitement. Un outil d’automatisation garantit une visibilité en temps réel de la facture ce qui permet d’alerter les services comptables en cas de retard de paiement par exemple. Par ailleurs, dans un contexte de fraude à la facture fournisseur, cette automatisation vous évite de mauvaises surprises.
• Raison n° 5 : la productivité. Fini le traitement des factures papier qu’il faut scanner et dont il faut extraire les données à la main. Les outils d’automatisation utilisent généralement l’océrisation pour reconnaitre instantanément les mentions obligatoires.
• Raison n° 6 : les économies. Par rapport à un traitement papier, et passez de 5 € à 10 € pour une facture fournisseur contre quelques dizaines de centimes selon l’éditeur de la solution.

• Lire aussi : Émission de factures clients/fournisseurs : les avantages de l’automatisation

Un logiciel de traitement des factures fournisseurs, basé sur l’utilisation de factures électroniques échangées via les technologies EDI (échanges de données informatisées) ou API, peut détecter automatiquement une facture non conforme.

Ainsi, ce logiciel opérera un contrôle automatique concernant les données présentées sur une facture pour détecter une éventuelle incohérence ou des doublons de factures. En cas de non-conformité d’une facture, celle-ci ne sera pas envoyée pour traitement au service comptable de l’entreprise. Une notification de non-conformité sera directement envoyée au fournisseur à l’origine de l’envoi de cette facture afin que ce dernier puisse corriger l’erreur détectée. C’est ce que nous faisons sur Freedz par exemple.

La création d’un portail fournisseurs en ligne

Sans qu’il ne s’agisse d’une solution alternative à l’automatisation, la mise en place d’un portail en ligne ou d’une plateforme comme Freedz, où les fournisseurs peuvent soumettre leurs factures directement, est un bon moyen pour gagner en efficacité. Cela permet de réduire le temps et les erreurs liés à la saisie manuelle des données puisqu’ils n’ont qu’à déposer leurs factures sur le portail (pas de pli, ni d’affranchissement à faire). Les fournisseurs peuvent également suivre l’état de leurs factures et recevoir des notifications en temps réel. En cas de retard de paiement, ils ne rencontreront aucune difficulté à alerter leurs clients.

En plus de simplifier la gestion des factures, un portail fournisseurs comme Freedz contribue à une relation de confiance et de transparence avec les fournisseurs. Ces derniers ont accès en temps réel à l’état de traitement de leurs factures, réduisant les échanges téléphoniques et les e-mails, et permettant une meilleure visibilité sur leurs paiements à venir. Freedz se distingue en fournissant une interface gratuite pour les fournisseurs, facilitant ainsi leur adhésion sans coût additionnel​​.

Sécurité et conformité renforcées

Freedz garantit une traçabilité complète des échanges, depuis la réception jusqu’au paiement. Grâce aux contrôles automatisés et à l’archivage légal des documents, les entreprises réduisent les risques de fraude (notamment la fraude au RIB) et assurent la conformité réglementaire, un critère essentiel pour éviter d’éventuels litiges​​.

Archiver et stocker les factures électroniquement

Une facture papier volante, mise malencontreusement dans des dossiers qui ne la concernent pas ou tout simplement perdue, est vite arrivée. Laissez de côté les placards d’archives au profit d’un espace dématérialisé pour conserver vos factures. Au-delà du confort physique (votre bureau gagne de la place), vous n’aurez pas de mal à retrouver à tout moment une facture d’un fournisseur si un contrôle devait être réalisé… Ou de n’importe où, si vous êtes en télétravail.

Les avantages financiers de la digitalisation des factures

Des économies substantielles

Passer de la gestion papier à l’automatisation permet aux entreprises de réduire significativement les coûts, comme l’indiquent les chiffres mentionnés précédemment. Cette transition permet également d’optimiser la trésorerie en respectant les délais de paiement, réduisant ainsi les frais associés aux retards.

Un gain de productivité notable

L’automatisation libère le service comptable de tâches répétitives et chronophages, telles que la saisie des données ou le classement manuel des factures. Cette approche permet aux équipes de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée comme l’analyse financière ou la gestion des relations fournisseurs​​.

Traitement des factures fournisseurs sous format électronique : une future obligation légale

En plus d’être coûteuse et chronophage, la gestion de factures sous format papier facilite de nombreuses fraudes, notamment la fraude à la TVA. Pour lutter contre ces fraudes, l’État rend obligatoire l’usage de la facture électronique pour les échanges B2B en 2026  avec l’obligation de réception des factures puis progressivement (selon la taille de l’entreprise) avec leur émission. L’objectif principal pour l’État est bien évidemment de faciliter la détection des fraudes à la TVA, mais aussi de simplifier la vie des entreprises. La dématérialisation des factures va dans ce sens, en permettant à l’administration fiscale d’automatiser certains processus et certains contrôles sur les données de facturation.

Lire aussi : Report de la réforme facturation électronique : que faut-il savoir ?

2026, c’est demain. Par conséquent, il est plus qu’essentiel pour les entreprises de se tourner dès à présent vers une solution de digitalisation pour la réception et le traitement de leurs factures. D’ailleurs, suite aux récentes annonces de la DGFIP, le portail public de facturation (PPF) ne proposera plus de service d’émission et de réception des factures, il faudra désormais passer une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).

Les PDP telles que Freedz sont plus complètes que le PPF, en ajoutant en plus de l’émission et de la réception des factures, des services plus diversifiés comme des workflows de validation, des contrôles sur référentiel ou la création de factures au format Factur-X. Enfin, vous retrouverez les opérateurs de dématérialisation, qui joueront le rôle d’intermédiaire entre les entreprises et les plateformes retenues.

Choisir Freedz pour anticiper la généralisation de la facture électronique

Freedz : une solution adaptée aux enjeux de 2026

La plateforme Freedz, conçue en conformité avec la future réglementation sur la facture électronique, représente une solution agile pour les entreprises qui souhaitent se préparer dès aujourd’hui aux changements de 2026. En plus de garantir un archivage légal et sécurisé, Freedz propose des fonctionnalités de contrôle de cohérence et de détection des doublons, assurant la conformité des factures et réduisant les erreurs​.

Un partenaire de confiance pour les entreprises françaises

Freedz accompagne déjà plusieurs PME et ETI françaises dans leur digitalisation, en facilitant leur passage au numérique grâce à une interface intuitive et une équipe de support dédiée. Cette solution permet aux entreprises d’avoir une vision en temps réel de leur comptabilité fournisseurs, de fluidifier les échanges avec leurs fournisseurs, et d’améliorer ainsi leur gestion de la trésorerie et leur efficacité opérationnelle​​.

Pour conclure

Pour choisir votre solution de digitalisation du traitement des factures fournisseurs, nous vous conseillons d’établir des critères qui répondent à vos besoins concernant :

• La collecte des factures multicanale ;
• les contrôles de conformité des factures ;
• le classement des factures (ex. : par montant, par fournisseur, par date, etc.) ;
• les circuits de validation d’une facture (ex. : validation par équipe, par montant, etc.) ;
• l’archivage électronique des factures ;
• l’accès facilité et sécurisé à ces factures (ex. : plateforme SaaS avec recherche multicritères) ;

Avec la plateforme Freedz, vous pouvez bénéficier d’une solution de digitalisation du traitement des factures fournisseurs, comme des factures clients, conforme à la future réglementation sur la facture électronique. De plus, Freedz propose :

• La centralisation de l’intégralité de vos factures fournisseurs via un dépôt de factures sous un format multicanal (API, EDI, portail PDF, mail) ;
• l’archivage légal des factures sous un format électronique standardisé ;
• la validation des factures en équipes (avec des autorisations par service et par montant) ;
• un paiement simplifié ;
• des tableaux de bord de suivi de votre facturation pour limiter les goulots d’étranglement, optimiser les processus et prendre des décisions éclairées pour améliorer l’efficacité. ;
• une gestion multicompte et multistructures si l’entreprise est un grand groupe ;
• des contrôles de conformité des factures reçues.

Les points positifs de la plateforme Freedz :

• un meilleur contrôle des factures fournisseurs puisque chaque service sait où en est la facture et ce qu’il doit en faire (la valider, la contrôler ou encore la payer) ;
• une accélération du temps de traitement grâce à une vision en temps réel de l’avancement de chaque facture ;
• une meilleure gestion de la trésorerie grâce au respect des délais de paiement. Vous évitez d’éventuelles pénalités de retard ;
• une relation plus saine avec vos fournisseurs grâce à la traçabilité des échanges.

En utilisant la plateforme collaborative Freedz, vous choisissez une solution de simplification et de sécurisation concernant la réception et le paiement de vos factures fournisseurs. Vous pourrez ainsi maîtriser vos coûts de gestion pour réinvestir dans votre entreprise sur des postes à plus forte valeur ajoutée. Testez dès à présent votre future PDP Freedz !

FAQ

Qu’est-ce que le traitement des factures fournisseurs ?

Le traitement des factures fournisseurs est le processus par lequel une entreprise reçoit, enregistre, valide et paie les factures émises par ses fournisseurs pour des produits ou services. Ce processus inclut des étapes comme la saisie des données, le rapprochement avec les bons de commande, la validation des paiements et l’archivage.

Quels sont les défis d’un traitement manuel des factures ?

Les traitements manuels entraînent souvent des erreurs de saisie, des retards de paiement, et des pertes de documents. Ils augmentent les coûts et ralentissent les opérations, tout en multipliant les risques de non-conformité.

Pourquoi opter pour la digitalisation du traitement des factures ?

La digitalisation permet de gagner en productivité, de réduire les erreurs humaines, d’améliorer la traçabilité et d’assurer la conformité réglementaire. Avec un logiciel de traitement de factures comme Freedz, les entreprises optimisent le suivi des paiements et réduisent les coûts de traitement, tout en garantissant la transparence avec leurs fournisseurs.

En quoi consiste la future obligation légale de la facture électronique ?

D’ici 2026, toutes les entreprises en France devront obligatoirement émettre et recevoir des factures électroniques pour les échanges B2B. Cette loi vise à réduire la fraude à la TVA et à simplifier les processus de facturation pour les entreprises. Pour se préparer à cette échéance, il est conseillé d’adopter dès maintenant des solutions de digitalisation.

Quels sont les avantages d’une solution comme Freedz ?

Freedz facilite la gestion des factures fournisseurs en centralisant les factures sur une seule plateforme. Elle propose des fonctionnalités avancées de contrôle, d’archivage et de suivi en temps réel. Grâce à Freedz, les entreprises améliorent leurs relations fournisseurs, respectent les délais de paiement, et garantissent la conformité de leurs documents en toute simplicité.

Comment la digitalisation des factures impacte-t-elle la relation fournisseur ?

Un traitement plus rapide et fiable des factures améliore la relation avec les fournisseurs en leur garantissant des paiements ponctuels. De plus, les fournisseurs ont accès à des portails collaboratifs où ils peuvent suivre le statut de leurs factures en temps réel, réduisant ainsi les échanges et renforçant la transparence.

Comment une plateforme de digitalisation peut-elle prévenir la fraude ?

Des outils comme Freedz effectuent des contrôles automatiques des informations de facturation, vérifient la cohérence des données et détectent les doublons, ce qui réduit les risques d’erreur ou de fraude (ex : fraude au faux RIB). De plus, un archivage sécurisé garantit que les documents sont authentiques et intacts, en accord avec les normes légales.

Est-ce que Freedz s’intègre avec les logiciels de gestion existants ?

Oui, Freedz est compatible avec de nombreux ERP et solutions de gestion comptable. Elle offre une intégration simplifiée qui s’adapte aux systèmes en place, permettant aux équipes de digitaliser leurs processus sans perturber leur fonctionnement actuel.

Quelle différence entre une facture électronique et une facture numérisée ?

Une facture électronique est émise, reçue et archivée entièrement sous format numérique, ce qui lui confère une valeur probante. Une facture numérisée, quant à elle, est un document papier scanné, souvent sans valeur juridique en tant que facture électronique. La facture électronique respecte des normes spécifiques (comme Factur-X) et assure une intégrité des données indispensable aux contrôles fiscaux.

Comment mettre en place une solution de traitement des factures comme Freedz ?

La mise en place de Freedz est simple et rapide. L’équipe Freedz vous accompagne pour configurer le logiciel, intégrer les fournisseurs et former vos équipes. En quelques jours, votre entreprise peut passer à un système de traitement des factures entièrement digitalisé et bénéficier d’une assistance dédiée pour une transition réussie.