Suppression des tâches manuelles, réduction des temps et des coûts de traitement, gain de fiabilité… Dématérialiser la gestion de votre comptabilité fournisseur est intéressant à de nombreux égards. Vous équiper d’une solution digitale de gestion des factures fournisseurs telle que Freedz, vous permet notamment de bénéficier de la fonctionnalité « statut de traitement ». Qu’est-ce que c’est ? Pourquoi c’est intéressant ? Suivez le guide !

Vérification, enregistrement, paiement : les 3 étapes du cycle de vie d’une facture

Parce qu’il n’est pas rare qu’une facture fournisseur comporte des erreurs, notamment au niveau des montants, il est important d’avoir dans votre processus de contrôle une étape de vérification des factures. Numéro de facture, taux de TVA applicable, délai de paiement à respecter… La facture fournisseur comporte-elle toutes les mentions obligatoires ? La facture transmise est-elle bien en accord avec ce qui avait été convenu dans le bon de commande ? En cas d’anomalie, vous devrez solliciter le fournisseur pour qu’il réédite sa facture.

Gage de sérieux de votre part, cette précaution permet de montrer à vos fournisseurs que vous faites preuve de vigilance, ce qui ne peut que les encourager à l’être tout autant. Passer systématiquement par l’étape de validation permet en outre de se prémunir de toute modification de la facture, lui conférant ainsi un caractère légal inaltérable.

Une fois la facture déclarée conforme, vous pouvez passer à l’étape de l’enregistrement. Dès lors, vous pouvez la faire valider pour que le service comptable puisse la régler avant la date d’échéance, lors de l’étape du paiement.

Statut de traitement des factures fournisseurs : de quoi parle-t-on ?

Facture reçue, facture intégrée, facture bonne à payer… Le statut de traitement d’une facture témoigne des différentes étapes de son traitement, de sa réception à son approbation, jusqu’à son règlement.

Apposer un statut de traitement à chaque facture est fort utile pour une entreprise, mais en l’absence d’une solution dématérialisée, l’opération s’avère vite fastidieuse. Pour faciliter la validation des factures en équipe, Freedz propose une interface de suivi des statuts de traitement. Solution de gestion des factures électroniques conçue pour améliorer vos relations fournisseurs, Freedz propose en effet un workflow permettant d’attribuer différents statuts à une facture entrante, selon son état de traitement :

–          Mise à disposition

–          A valider (facultatif)

–          Service fait (facultatif)

–          Mise en paiement

–          Payée

A n’importe quelle étape de traitement, la facture peut être mise en litige, par un « opérateur » ou un « valideur ». Freedz permet en effet d’attribuer des droits aux collaborateurs :

–          Opérateur : Il s’agit de la personne chargée de distribuer et comptabiliser les factures. Son rôle d’opérateur lui permet d’adresser les factures à valider aux bons services, de les mettre en paiement, et au besoin, de gérer les litiges.

–          Valideur : Il s’agit de la personne chargée de valider la livraison du bien ou la réalisation du service, relatif à la facture reçue. Son rôle de valideur lui permet de demander la réaffectation d’une facture si elle lui a été attribuée par erreur.

5 avantages à utiliser une interface de statut de traitement des factures fournisseurs 

1.      Une plus grande efficacité intra-services

De l’opérateur au valideur, chaque collaborateur dispose du droit adéquat pour intervenir sur le traitement d’une facture. Lorsqu’une nouvelle facture arrive, chacun sait à quel service il doit la faire valider, ce qui en accélère le traitement et le paiement. Grâce à ce workflow du cycle de vie de la facture, les factures peuvent être contrôlées bien plus facilement. De la comptabilité aux départements ayant requis une prestation auprès d’un fournisseur, le circuit d’approbation et de validation des factures est optimisé.

2.      Gain de temps dans le traitement des factures

Depuis la plateforme Freedz, vous avez accès en un coup d’œil à l’état d’avancement de chaque facture, avec leurs échéances respectives. Cette visibilité, mise à jour en temps réel au fil des modifications effectuées par les collaborateurs idoines, vous permet de payer vos fournisseurs en temps et en heure.

3.      Amélioration de la trésorerie

En accélérant le temps de traitement des factures, vous vous donnez les moyens de respecter plus facilement les délais de paiement. Vous limitez ainsi le risque de vous retrouver à payer des pénalités pour avoir trop tardé à régler une facture. Allégée de toute pénalité de retard, votre trésorerie s’en retrouve améliorée.

4.     Réduction des litiges avec vos fournisseurs

Le fait de pouvoir connaître en temps réel l’état d’avancement d’une facture permet d’accroître la traçabilité des échanges avec vos fournisseurs. Pour savoir où en est le règlement de leur facture, ces derniers n’ont qu’à se connecter sur la plateforme. De votre côté, vous pouvez facilement détecter les blocages et identifier les potentielles sources de litiges avant que la relation avec vos fournisseurs ne se dégrade. Ainsi, vous avez toutes les cartes en main pour anticiper les situations problématiques et accélérer leur traitement, jusqu’à leur résolution. Entreprises et fournisseurs sont gagnants !

5.      Amélioration des relations fournisseurs

Au-delà des situations litigieuses, vos fournisseurs gagnent en autonomie. Ils n’ont plus besoin de décrocher le téléphone et de patienter avant qu’on leur transfère le bon service pour savoir où en est leur facture. En un coup d’œil, ils peuvent savoir si leur facture a été mise en paiement ou si elle est en attente de validation. Votre relation fournisseurs gagne en transparence et en fluidité, ce qui contribue à nouer des relations commerciales de confiance. 

Vous cherchez à simplifier la gestion de vos factures fournisseurs ? A gagner en visibilité et en productivité ? N’attendez plus, demandez-une démo de Freedz !

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