Tout comprendre sur le caractère légal d’une facture

La facture est un document central pour les relations commerciales entre entreprises. Dans le B2B, dès qu’un professionnel réalise une prestation ou une vente, l’émission d’une facture à destination du client est un acte obligatoire.

Que ce soit sur le plan commercial, comptable, fiscal ou juridique, c’est la facture qui vient justifier de la réalisation d’une transaction, de sa nature et des montants associés (et de ce qui est dû à l’Etat via la TVA). A tel point que le manquement à l’obligation de facturation peut donner lieu à des amendes pouvant atteindre 375 000€ pour une personne morale. Une sanction qui peut s’appliquer au fournisseur comme au client destinataire de la facture. Autant dire qu’il vaut mieux faire les choses comme il faut.

Qu’est-ce qu’une facture ? Quelles sont les mentions obligatoires ? Sous quelle forme les échanger ? Combien de temps les conserver ? Nous avons creusé pour vous toutes les réponses à ces questions cruciales pour les relations B2B !

Comment faire une facture légale ?

Nous le disions, la facture est un document central dans les échanges commerciaux entre entreprises. Le sujet est donc très réglementé et encadré par l’Etat. Avant de rentrer dans ce thème plus en détails, il est important de retenir trois points :

• Une facture doit être rédigée en français. Si la transaction est faite entre une entreprise française et une entreprise étrangère, elle peut être rédigée dans une autre langue. Cependant, l’Etat pourra vous demander d’accéder à une traduction certifiée.
• La facture doit être faite en deux exemplaires : l’original pour le client, une copie pour le fournisseur.
• Elle doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires.

C’est ce que nous allons voir plus en détail ci-dessous.

Les mentions obligatoires

Comme nous l’avons vu, la facture est une note détaillée de la transaction réalisée. Pour être valable, elle doit donc contenir un certain nombre de mentions obligatoires, précisées par l’article L441-9 du code du commerce.

En voici la liste :

• Date de l’émission de la facture
• Numérotation de la facture
• Date de la vente ou de la prestation de service
• Identité de l’acheteur
• Identité du vendeur ou prestataire
• Numéro du bon de commande
• Numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel, seulement si ce dernier est redevable de la TVA (auto-liquidation)
• Désignation du produit ou de la prestation
• Décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni
• Prix catalogue
• Majoration éventuelle de prix
• Taux de TVA légalement applicable
• Montant total de la TVA correspondant
• Réduction de prix
• Somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
• Date ou délai de paiement
• Taux des pénalités de retard
• Mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € de frais de recouvrement en cas de retard de paiement

Et voilà ! Cela représente un nombre non négligeable d’informations auxquelles il faut être vigilant.

Heureusement, les logiciels spécialisés vous permettent aujourd’hui d’émettre facilement des factures avec toutes ces informations. Côté réception, des logiciels comme Freedz vous permettent également de contrôler la présence des mentions obligatoires à réception de la facture, pour éviter les sanctions qui peuvent être lourdes.

Les sanctions en cas de manquement

En cas de non respect de ces règles de facturation, les sanctions peuvent être lourdes et se cumuler. En effet, dans son armada d’outils répressifs, l’Etat a prévu des sanctions pénales pouvant toucher à la fois le dirigeant (à hauteur de 75000€) et l’entreprise avec une amende pouvant aller jusqu’à 375 000€.

A cela viennent s’ajouter des sanctions fiscales, avec l’impossibilité de déduire la TVA et/ou une amende de 15€ par mention manquante ou erronée, plafonnée au quart du montant total de la facture.

Bref, l’addition peut vite devenir très salée. D’autant que, même en temps que client, vous n’êtes pas à l’abri d’une erreur commise par votre fournisseur. Les deux parties sont considérées comme solidaires et peuvent être sanctionnées au même titre.

Les modes de transmission d’une facture

Maintenant que nous avons vu comment devait se présenter une facture, voyons comment les échanger. Car oui, il y a aussi des règles à respecter dans la transmission des factures.

Les factures papiers

Pas besoin de long discours ici. Si la tendance est en train d’évoluer, il faut savoir qu’environ 80% des factures étaient encore échangées sous format papier en France en 2020.

Dans ce cas précis, il faut réaliser deux copies de la facture. La facture originale est transmise au client et le fournisseur conserve la copie.

Il est à noter que, dans le cas où une facture serait transmise par mail en PDF, du fournisseur au client, et que celui-ci l’imprime pour le traitement, c’est la facture papier qui devient l’original et porte la valeur légale. A partir du moment où il y a du papier dans le processus de traitement, c’est le papier qui sera considéré comme l’original.

Bon à savoir : ce mode d’échange va disparaître en France pour le B2B. Suite à la publication de la loi de finances 2020, l’Etat va rendre la facturation électronique obligatoire pour les relations inter-entreprises en 2026 (report de l’entrée en vigueur initialement prévue en 2024). Ce sera donc la fin des factures papiers.

Les factures électroniques

Nous venons de le dire, la facture électronique va progressivement devenir obligatoire (et heureusement car les bénéfices sont nombreux pour les entreprises : gain de productivité, économies, sécurisation du processus, facilité d’accès à l’information, etc.).

Mais il est déjà possible d’en échanger ! Le Code général des impôts nous dit que, pour qu’une facture électronique soit considérée comme légale, il faut qu’elle n’ait jamais été imprimée.

En plus de cela, il faut pouvoir assurer l’authenticité de l’émetteur, l’intégrité et la lisibilité du document. Il existe trois moyens de le faire : l’EDI fiscal, la signature électronique et la piste d’audit fiable. Nous vous donnons plus d’informations à ce sujet dans cet article 🙂

Conservation légale des factures

Comme la facture est le document qui vient justifier d’une transaction commerciale, vous devez être en mesure de la présenter en cas de litige. Ou de contrôle fiscal… Pour cela, vous êtes obligé de la conserver pendant un certain temps.

Les durées légales de conservation des factures varient selon la référence que l’on prend. Il faudra la conserver 6 ans selon le Code des impôts et 10 ans selon le Code du commerce. Histoire de faire les choses correctement et de respecter ces deux exigences, nous vous conseillons de respecter la durée la plus longue.

Cette conservation se fera via un archivage papier ou un archivage électronique selon le mode de transmission choisi (comme nous l’avons évoqué plus haut).

Bref, nous l’avons vu, la facture est un document qui peut sembler anodin mais qui a une importance cruciale. Comme elle justifie de la réalité d’une transaction commerciale, elle a un impact sur l’économie des entreprises et sur celle de l’Etat. Notamment via la TVA.
C’est pourquoi les réglementations sont nombreuses, tout comme les sanctions. La TVA étant le principal budget de l’Etat, les enjeux sont importants.

Heureusement, les processus d’échanges et de traitement se digitalisent, s’automatisent. Tout cela vient donc simplifier le quotidien des entreprises et des services financiers qui sont responsables de l’émission et du traitement de ces documents.

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