Situation de travaux : automatisez le traitement de vos projets

Situation de travaux : définition

Qu’est-ce qu’une situation de travaux ?

Vaste sujet… Déjà, parce qu’elle peut être appelée de différentes façons. En vous intéressant aux situations de travaux, vous entendrez parler de facture de situation, de situation de travaux, de facture d’avancement, de facture intermédiaire… Bref, beaucoup de synonymes pour désigner le même document.

Mais peu importe le nom qu’on lui donne, une situation de travaux est un document très répandu dans le domaine du bâtiment ou de l’immobilier. C’est un document qui va permettre à un prestataire d’étaler la facturation d’un chantier et de se faire payer au fur et à mesure de l’avancement du projet. Selon un rythme défini préalablement (mensuel, trimestriel, etc), le fournisseur va faire une situation de travaux pour décrire l’avancement d’un projet. Ce qui va lui permettre de facturer l’avancement des travaux depuis la précédente échéance. Elle peut correspondre à l’avancement d’un chantier dans sa globalité ou d’un lot en particulier selon le cas.

Bref, c’est une façon de facturer particulièrement utile dans le cas de chantiers longue durée. En effet, pour les fournisseurs du bâtiment, c’est un moyen de récupérer de la trésorerie régulièrement et donc d’assurer la viabilité de leur société. Surtout si le chantier s’étend sur plusieurs mois ou années.

Situation de travaux et facture classique, est-ce pareil ?

Pas tout à fait, bien que les deux notions se recoupent !

La facture classique est un document final qui demande le paiement d’un service ou produit livré, tandis que la situation de travaux est un document intermédiaire spécifique aux projets de construction qui permet de facturer l’avancement des travaux. La situation de travaux peut aboutir à une facture finale une fois les travaux entièrement terminés, intégrant toutes les situations précédentes.

Situation de travaux et facture d’acompte, quelle différence ?

Une erreur commune est de confondre la situation de travaux (ou facture de situation) avec la facture d’acompte ! Si les deux vous permettent d’obtenir des liquidités avant ou pendant les travaux, chacune le fait avec son propre « style ». La facture qui nous concerne ici intervient en cours de chantier afin de montrer l’avancement des travaux. La facture d’acompte, quant à elle, est un paiement anticipé demandé dès le début des travaux pour sécuriser la transaction. Ce prépaiement scelle l’engagement entre le client et le prestataire avec une facture d’acompte inscrite sur le devis initial. Par ailleurs, il permet souvent de couvrir à l’avance les coûts des matériaux nécessaires au chantier.

Comment remplir une situation de travaux ?

La situation de travaux ressemble à une facture (sans en être une classique rappelons-le !) qui se doit de présenter certaines mentions obligatoires. Voici les principales :

• La date d’émission
• Les coordonnées de l’entreprise émettrice
• Les coordonnées de votre client (MOA)
• L’adresse du chantier si elle diffère de celle de la facturation
• Les coordonnées de votre assureur
• Le numéro de la facture rattachée au devis du chantier en question
• La désignation du chantier concerné
• Le pourcentage d’avancement des travaux (vous pouvez préciser les travaux réalisés)
• La date de début et de fin de la période de travaux facturée
• Les montants HT et TTC

A quoi est conditionnée une situation de travaux ?

La situation de travaux est conditionnée par les grands jalons du chantier. C’est pourquoi il est important (et logique) d’établir un planning détaillant toutes les tâches à accomplir selon les étapes clés du chantier. Avec ce planning, vous obtiendrez une vision globale des différentes phases du projet, ce qui vous permettra de planifier les moments opportuns pour facturer les travaux effectués à vos clients.

Situation de travaux : un traitement complexe

Comme nous venons de le voir, la facture de situation de travaux est un document essentiel pour assurer la survie des sociétés du bâtiment. En leur permettant de facturer régulièrement l’avancement d’un chantier, c’est un moyen de récupérer des liquidités sans attendre la fin des travaux. Quand on voit les sommes qui peuvent être engagées dans la réalisation d’un chantier, difficile d’avancer matériaux et salaires sans rien encaisser pendant de longs mois.

C’est donc un point particulièrement sensible dans les relations clients-fournisseurs du secteur du bâtiment. Pourtant, les délais de paiement sur ces factures sont difficiles à respecter. La faute à de nombreuses parties prenantes et complications dans le traitement des situations de travaux. Ce qui peut aboutir à des ralentissements sur les chantiers, pour cause de retard de paiement, voire à la mise en danger financière des prestataires.

Faisons ensemble un rapide tour d’horizon des principales difficultés rencontrées.

Traitement des situations de travaux : un rappel des parties prenantes

Dans le processus de traitement des situations de travaux, il est important de distinguer maître d’ouvrage, maître d’œuvre et fournisseur.

Le maître d’ouvrage (MOA) est le client final. Il s’agit du particulier ou du professionnel, qu’il s’agisse d’une entreprise ou d’une structure publique, qui va commander l’exécution des travaux.

De son côté, le maître d’œuvre (MOE) est le plus souvent un co-traitant, un titulaire de marché, un bureau d’études ou un cabinet d’architectes. Dans tous les cas, il s’agit de celui qui est chargé de la réalisation des travaux. Il va donc accompagner le maître d’ouvrage dans la conception de son projet, établir le calendrier de livraison, rédiger l’appel d’offre, coordonner l’avancement des travaux, etc.

Enfin, le fournisseur est la (ou les) entreprise (artisan, prestataire…) qui va réellement réaliser les travaux sous la coordination du maître d’œuvre. Petit bonus pour faciliter le tout, ce fournisseur peut lui-même faire appel à des sous-traitants pour réaliser une partie des travaux dont il n’a pas la spécialité.

De nombreuses étapes de traitement

Lorsqu’est venu le temps d’établir une situation de travaux, un processus compliqué se déclenche :

Les sous-traitants émettent des factures pour le fournisseur qui réalise les travaux.

Le fournisseur va faire une facture globale (à laquelle il va joindre des mandats de paiement pour chaque sous-traitant) à destination du maître d’ouvrage… Mais qui est transmise au maître d’œuvre !

Et oui, car c’est le maître d’œuvre qui a la responsabilité de valider que la facture émise correspond bien à l’avancement réel des travaux.

Si tout va bien, il transmet ensuite un état d’acompte validé, donc la situation de travaux validée, au maître d’ouvrage pour qu’il traite et comptabilise la facture.

C’est finalement le maître d’ouvrage qui va donc payer cette facture au fournisseur, en prenant soin de diviser le paiement pour adresser les bonnes sommes directement aux différents sous-traitants.

Bref, le processus de traitement des situations de travaux est complexe car les intervenants sont multiples… ce qui multiplie les sources d’erreurs et de frictions.

Des délais de paiement difficiles (impossible ?) à tenir

Comme vous venez de le lire, le processus de traitement des situations de travaux est tumultueux. Le respect des délais de paiement, qui est déjà un souci sur un processus de facturation classique, est donc compliqué pour le maître d’ouvrage.

Le principal problème réside dans le fait que la facture émise par le fournisseur est transmise dans un premier temps au maître d’œuvre. Et ce dernier n’est pas contraint par le temps pour valider la situation. Si bien que celle-ci peut facilement passer 30 jours sur le coin de son bureau.

Tout cela avant d’être validée et transmise au MOA qui doit encore la traiter. Dans ce cas précis, elle arrivera donc déjà en retard de paiement chez le client qui doit la payer.

Bref, le MOA n’a aucune visibilité sur la transmission de la facture par le fournisseur au MOE. Il n’a aucun moyen de savoir qu’une facture qui lui est destinée est en attente de validation et ne peut donc pas relancer son maître d’œuvre.

La gestion des sous-traitants, une étape fastidieuse

Nous l’avons abordé rapidement lorsque nous parlions des différentes étapes de traitement d’une situation de travaux. Si c’est le fournisseur qui doit indiquer le détail des prestations réalisées par les sous-traitants, c’est le client final qui a la charge de payer directement les sommes dues à chacun.

Cela entraîne des manipulations comptables et la réalisation de paiements multiples qui alourdissent le traitement chez le client final. C’est également une source de fraudes potentiellement importante car il est difficile et fastidieux de vérifier les informations de chaque société.

Retenues de garantie, une complication supplémentaire

Pour garantir la bonne réalisation des travaux, il existe deux moyens pour le maître d’ouvrage. La retenue de garantie ou la caution bancaire. Si la caution bancaire porte bien son nom, la retenue de garantie correspond à un montant de 5% qui doit être déduit de la facture. Ce montant devra être réglé un an plus tard si les travaux ont effectivement été réalisés correctement.

Un nouveau filtre à effectuer par les équipes comptables, qui devront en plus régulariser les paiements un an plus tard.

Automatisation du traitement des situations de travaux : une révolution en cours

Après lecture des paragraphes précédents, force est de constater que le traitement des situations de travaux n’est pas un long fleuve tranquille, surtout lorsque les projets prennent de l’ampleur. Cependant, chaque difficulté peut désormais être surmontée grâce à une solution digitale.

Dans le BTP ou l’immobilier, de plus en plus d’entreprise se tournent vers l’automatisation de leurs processus ; le traitement des situations de travaux n’y fait donc pas exception, qu’il s’agisse de logiciel de facturation dédié à leur secteur soit de plateforme de dépôt des factures.

Tout d’abord, l’automatisation de ce processus va inévitablement réduire les erreurs potentielles commises par les collaborateurs. Les erreurs de saisie ou de calcul sont malheureusement très faciles à faire, souvent sans que l’on ne s’en rende compte. Un outil d’automatisation est généralement plus fiable, bien qu’il reste important de contrôler ses résultats.

Ensuite, l’automatisation des processus accélère le traitement des situations de travaux. Emission des factures de situation, validation, gestion des paiements… le cycle de suivi d’une situation de travaux dématérialisée est plus rapide à gérer que s’il fallait traiter la version papier du document.

Par ailleurs, en permettant d’automatiser le traitement des situations de travaux par une plateforme par exemple, vous permettez de mieux vous coordonner avec les différentes parties prenantes (maître d’ouvrage, fournisseur…). Si le MOE constate que la situation de travaux se trouve en retard de paiement, elle pourra rapidement le détecter et en discuter avec le client, ou prendre des mesures correctives.

Enfin, l’automatisation des situations de travaux prend toute son importance à l’heure de la facturation électronique. D’ici 2026, les factures électroniques deviendront la norme alors s’y conformer dès maintenant.

Que peut apporter la plateforme Freedz dans le traitement des situations de travaux ?

Plateforme collaborative où MOA, MOE et fournisseurs se réunissent pour gérer ensemble leurs échanges de factures, Freedz vous permet de gagner en fiabilité et en sérénité grâce à l’automatisation des processus financiers, dont le traitement des situations de travaux. La plateforme se distingue sur 3 aspects :

• Elle permet un pilotage efficace de vos MOE avec un workflow de validation intégré et validé par le MOE. Les maîtres d’ouvrage peuvent alors suivre le traitement en temps réel. Les montants sont ventilés par sous-traitant, et les règles de gestion des montants ainsi que l’ajout de l’état d’acompte par le MOE sont clairement définis. Vous réduisez toute perte de temps dans l’échange de documents avec vos sous-traitants.
• Elle envoie des notifications en cas d’ajout ou de modification de l’état d’acompte et des factures. Les paiements peuvent être effectués directement par le MOA en plusieurs versements, grâce à la ventilation précise des montants dus aux sous-traitants. Vous réduisez considérablement les délais de traitement et de paiement en synchronisant et visualisant en temps réel les situations de travaux.
• Elle permet de partager l’information de manière transparente et efficace. Elle prend en charge différents formats de documents, tels que les factures et les annexes, simplifiant ainsi la gestion des situations de travaux. Vous pouvez dématérialiser ainsi que consulter facilement vos documents, notamment les plus anciens grâce à l’archivage électronique à valeur légale que propose notre plateforme commune aux fournisseurs, MOE et MOA.

A noter que la plateforme Freedz va évoluer début 2025 afin de permettre de notifier de manière manuelle ou automatique un MOE si la situation de travaux n’a pas été validée au bout d’un certain nombre de jours.Bien que la situation de travaux soit très répandue dans le secteur du bâtiment, son traitement est encore très complexe et source de frictions. Deux coupables sont à désigner ici : la diversité des intervenants (sans pouvoir y faire grand chose) et le papier. En effet, l’une des principales sources de friction vient du fait que tous ces échanges se font sur papier et par voie postale. Des canaux loin d’être idéaux quand on est à la recherche d’efficacité.

C’est pourquoi vous pouvez faire confiance à Freedz pour vous aider dans leur traitement grâce à sa plateforme collaborative. Contactez-nous pour en savoir plus sur les fonctionnalités de notre outil !