Situation de travaux : comment améliorer vos relations fournisseurs et gagner en efficacité ?

Dans le secteur de l’immobilier et du bâtiment, il existe un document central qui peut cristalliser les tensions : la situation de travaux. Si celle-ci permet à un fournisseur de se faire payer au fur et à mesure plutôt que d’attendre la fin du chantier, son processus de traitement est complexe.

Les retards peuvent donc vite s’accumuler et créer des frictions. Il existe pourtant des moyens d’apaiser ces relations et d’apporter plus d’efficacité à tous les acteurs. Voyons comment.

Situation de travaux : quels enjeux pour les relations fournisseurs ?

La situation de travaux est un document central pour les acteurs du BTP et de l’immobilier. En effet, elle va permettre aux fournisseurs de facturer au fur et à mesure l’avancement du chantier. Chaque facture de situation de travaux va établir un point d’avancement dans le chantier et permettre aux fournisseurs de se faire payer progressivement. Une facture de clôture sera ensuite émise en fin de chantier pour finir de régulariser les échanges.

Quand on connaît la durée de certains chantiers et les montants investis par les fournisseurs, on perçoit bien tout l’enjeu autour de ce document. Difficile d’imaginer les artisans avancer des milliers d’euros (voire des dizaines de milliers) en matières premières et en salaires en attendant la fin des travaux pour se faire payer.

La facture de situation de travaux est donc un document central pour les acteurs du bâtiment car il leur permet de récupérer de la trésorerie au fur et à mesure de l’avancée des travaux. Donc d’assurer la survie de leur société.

Cependant, le traitement de ce document n’est pas si simple. D’abord car les acteurs impliqués sont nombreux. Prenons une situation courante : le fournisseur principal va recevoir des factures de la part de ses sous-traitants. Il va compiler le tout pour émettre une facture de situation de travaux à destination du client. Mais avant d’être payée par le client, cette facture de situation doit être validée par le maître d’œuvre qui va constater que les degrés d’avancement facturés correspondent bien à la réalité des travaux. La situation arrive finalement chez le client qui doit la traiter et la payer.

Un processus long et complexe, dans lequel tous les acteurs manquent de visibilité. Tout cela aboutit régulièrement à des retards de paiement qui peuvent être à l’origine de frictions importantes entre clients et fournisseurs. Des complications qui peuvent aller jusqu’à la suspension des travaux et donc retarder le chantier.

Quels sont les délais pour payer une facture ?

Petit rappel pour mémoire. La France fait partie des plus mauvais élèves au niveau mondial concernant le respect des délais de paiement. Pré-Covid, les entreprises nationales cumulaient en moyenne 11,5 jours de retard. Un triste constat qui n’a pas dû beaucoup s’améliorer depuis.

Dès lors, on comprend facilement que les délais de paiement sont régulièrement sources de litiges. Dans les relations entre professionnels, en l’absence d’accord particulier, le délai maximal de paiement s’élève à 30 jours après l’exécution de la prestation. En cas de négociation particulière, ce délai peut être rallongé dans la limite de 60 jours ou de 45 jours fin de mois.

La plupart du temps, il s’agira donc de régler ses fournisseurs dans un délai de 30 jours. Ce qui peut s’avérer très compliqué dans le cas des situations de travaux. En effet, dans ce cas, le client est complètement dépendant du temps que va mettre le maître d’œuvre pour valider la situation. Parfois, le client n’est même pas au courant qu’une situation a été émise et est en attente de validation. Il la reçoit donc seulement une fois validée et parfois déjà en retard…

Gagner en efficacité pour améliorer ses relations fournisseurs

Maintenant que nous avons posé ce constat, comment améliorer le tout et fluidifier les relations clients-fournisseurs ? Comment réduire les délais de paiement et simplifier les échanges ? Les principaux problèmes que nous avons soulevés précédemment pourraient être soulagés avec deux améliorations principales : plus d’efficacité dans les échanges et une amélioration de la visibilité sur le traitement pour tous les acteurs. Voyons cela en détail.

Dématérialiser les échanges

Nous l’avons rapidement évoqué, les échanges sont complexes lors du traitement d’une situation de travaux. D’autant qu’il peut également y avoir des allers-retours entre le fournisseur et le maître d’œuvre avant la validation. L’un des principaux points de friction dans ces échanges vient du fait que la plupart des situations sont encore échangées en papier.

Quand il doit y avoir des allers-retours entre les différents acteurs, les délais postaux se cumulent et viennent ajouter plus de lourdeurs aux échanges. Comme dans la plupart des processus, la dématérialisation pourrait apporter un gros gain d’efficacité et de temps. En effet, passer au tout électronique pour la transmission et le traitement des factures de situation viendrait considérablement réduire les délais. Sans compter que certaines étapes de saisie et de traitement seraient automatisables.

Un potentiel de gain de temps et donc d’argent relativement important pour tous les acteurs, fournisseurs comme clients.

Améliorer la visibilité pour tous les acteurs

Nous l’avons dit, le client n’a aucune visibilité sur les factures en attente de validation chez le maître d’œuvre. De la même manière, le fournisseur n’a aucune visibilité sur le traitement de sa facture une fois envoyée chez ce dernier. Les deux principaux concernés sont donc complètement à l’aveugle si le maître d’œuvre prend du temps ou oublie de valider le document.

Une autre piste d’amélioration viendrait donc du fait d’apporter plus de visibilité aux différents acteurs. En leur permettant de dématérialiser les échanges au sein d’une seule et même plateforme, cela permettrait au fournisseur comme au client de savoir où en sont les situations. Et donc de pouvoir relancer les uns et les autres si les choses venaient à traîner. Bref, de prévenir le conflit le plus tôt possible.

Cela tombe bien, c’est justement ce que nous faisons avec notre module de gestion des situations de travaux. Grâce à Freedz, le client permet simplement à ses fournisseurs de déposer les situations de travaux directement sur la plateforme de façon dématérialisée. Le maître d’œuvre est averti qu’il doit valider une situation sur la plateforme et le client le voit également. Une fois validée, la situation est automatiquement transmise au client pour qu’il puisse la traiter et la payer. De son côté, le fournisseur peut suivre les différentes étapes du traitement via son interface.

Un moyen de gagner en efficacité et en visibilité pour tous les acteurs et donc d’apaiser les relations autour de ce document si crucial pour les uns et les autres.