Situation de travaux : 8 blocages qui tuent vos chantiers… et comment Freedz les élimine !
Entre les pièces manquantes, les validations qui traînent, les écarts de montants et les retenues de garantie mal gérées, la situation de travaux peut vite devenir un cauchemar pour un bailleur social, son service comptabilité fournisseurs en particulier. Mal piloté, un workflow de validation de situation de travaux retarde les paiements, et crispe les relations entre les différents acteurs d’un chantier.
L’essentiel à retenir
- La situation de travaux est vitale pour la trésorerie des entreprises du bâtiment, mais son traitement reste l’un des processus les plus complexes de l’immobilier.
- Le triangle maître d’ouvrage / maître d’œuvre / entreprises (et leurs sous-traitants) multiplie les allers-retours et les risques d’erreurs.
- 8 causes de blocage reviennent toujours : pièces manquantes, validation MOE, gestion des sous-traitants, mauvaise version de marché ou d’avenant, validations successives complexes à tracer, délais de paiement, Excel, absence de vision globale.
- Un workflow de validation de situation de travaux outillé comme celui de Freedz centralise les échanges, automatise les contrôles et garantit une traçabilité complète.
- Domofrance (bailleur social) a choisi le module Freedz pour simplifier des situations ultra-complexes.
- Résultat : des délais mieux tenus, moins de tensions avec les entreprises et une trésorerie plus prévisible.
Pourquoi les situations de travaux sont-elles si complexes ?
Un processus multi-acteurs, multi-documents
Une situation de travaux, ce n’est jamais « juste » un document, comme un PDF et même une feuille de papier pas forcément numérisée. Derrière, on trouve un marché, des avenants, des ordres de service, des attachements, des pénalités éventuelles, des retenues de garantie. Chaque acteur, MOA (Maître d’ouvrage : le client qui a commandé la construction, un bailleur social par exemple), MOE (Maître d’œuvre : le chef de chantier), l’entreprise du bâtiment qui réalise les travaux (fournisseur), et le service comptabilité fournisseurs du bailleur social, voit une partie du puzzle… rarement l’ensemble.
Sans un workflow de validation de situation de travaux structuré, chacun travaille avec ses mails, ses fichiers et ses classeurs. Les informations se perdent, les versions se mélangent et les validations se font en décalé.
Un impact direct sur la relation fournisseurs et la trésorerie
Chaque blocage de situation retarde la facture, donc le paiement. Côté bailleur, cela perturbe le pilotage des enveloppes travaux et des appels de fonds. Côté entreprises, cela dégrade la confiance et multiplie les relances. À grande échelle, ces frictions consomment un temps énorme dans les équipes travaux et la comptabilité fournisseurs.
8 causes de blocage récurrentes dans le traitement des situations de travaux
En pratique, la situation de travaux circule donc ainsi : sous-traitants → entreprise principale (fournisseur) → MOE (pour visa) → MOA (pour comptabilisation et paiement). Chaque maillon ajoute des contrôles… mais aussi des sources de blocage
✅Pièces manquantes ou incomplètes
La première cause de blocage reste basique : il manque des éléments.
- Attachements ¹ non transmis.
- Avenants absents.
- PV (pièces justificatives sur l’avancée du chantier et le procès-verbal de réception de chantier) ou OS (Ordre de Services) introuvables.
Le MOE ne peut pas vérifier l’avancement, le MOA ne peut pas engager la dépense. La situation repart en arrière, parfois par courrier papier, parfois par mail, et les délais explosent !
✅Validation MOE qui reste « sur le coin du bureau »
La situation de travaux est d’abord adressée au maître d’œuvre, qui vérifie si elle correspond bien à l’avancement réel du chantier. Problème : le MOE n’est pas toujours lié par un délai contractuel strict pour donner son visa. Résultat, la situation peut rester plusieurs semaines en attente sur son bureau ou dans sa boîte mail, avant même d’arriver chez le bailleur.
🚀Le maître d’ouvrage n’a alors aucune visibilité : impossible de relancer ce qu’il ne voit pas. Un workflow de validation de situation de travaux dans Freedz planifie clairement l’étape « visa MOE », trace la date d’envoi et de validation, et permet au bailleur de suivre l’avancement sans attendre que le papier revienne.
✅Gestion des sous-traitants fastidieuse
Dans beaucoup de dossiers, l’entreprise principale regroupe la part de ses sous-traitants, mais le paiement final doit partir directement vers chaque structure. Cela implique :
- Des factures multiples.
- Des contrôles de SIRET / TVA.
- Des règlements ventilés par la comptabilité fournisseurs.
Sans outil, la gestion des sous-traitants alourdit les traitements et augmente le risque d’erreurs ou de fraude (création de faux sous-traitants, montants inexacts…)
🚀 La Plateforme Agréée Freedz permet de déclarer les sous-traitants, de suivre leurs montants ligne par ligne et de préparer les paiements ventilés vers chaque entité, ce qui simplifie la vie du service fournisseurs.
✅Mauvaise version de marché ou d’avenant
Une situation s’appuie sur une version dépassée du marché ou n’intègre pas le dernier avenant. Les montants ne collent plus avec ce que la MOA ou la MOE ont en tête. Conflit assuré.
🚀 Freedz centralise les marchés et leurs avenants, et lie chaque situation au bon référentiel. Le workflow de validation de situation de travaux se fait toujours sur la version à jour.
✅Validations en cascade… sans visibilité
Une situation de travaux passe parfois par 3, 4 ou 5 validations : entreprise, conducteur de travaux, MOE, MOA, service immobilier, comptabilité fournisseurs. Sans outil, impossible de savoir « où ça coince ».
🚀Dans Freedz, chaque situation suit un circuit d’approbation défini : vous voyez en temps réel qui doit valider, qui a validé, qui bloque et depuis quand.
✅Délais de paiement impossibles à tenir
Avec ce cheminement en plusieurs temps (sous-traitant → entreprise → MOE → MOA), la facture arrive souvent chez le bailleur déjà en retard par rapport aux délais légaux. Le MOA se retrouve en défaut sans même savoir que la situation circulait.
🚀Freedz horodate chaque étape : dépôt par l’entreprise, visa MOE, réception MOA. Chaque acteur sait à quelle date le maître d’œuvre a reçu la situation et quand il l’a validée. C’est un point clé pour respecter les délais de paiement travaux et sécuriser la relation avec les entreprises.
✅Processus éclaté entre papier, mails et Excel
Une grande partie des frictions vient encore du papier et de la voie postale, complétés par des échanges de mails et des fichiers Excel maison. Perte de documents, doublons, versions contradictoires… tout cela rend les erreurs quasi inévitables.
🚀En centralisant les situations de travaux dans Freedz, ces canaux dispersés sont remplacés par une plateforme unique : dépôt, validation, commentaires, pièces jointes, tout se fait au même endroit, accessible aux MOA, MOE et entreprises.
✅Absence de vision globale sur les engagements travaux
Sans consolidation, il est difficile pour un bailleur de répondre à des questions simples :
- Quel est le reste à engager sur ce marché ?
- Quel est le reste à payer sur ce chantier ?
- Quel impact sur nos appels de fonds et notre trésorerie ?
🚀Freedz met à disposition des tableaux de bord qui synthétisent engagements, situations validées, montants payés et soldes restants, par chantier.
Cas concret : pourquoi Domofrance a-t-il choisi le module « Situation de Travaux »
La SA HLM Domofrance illustre bien ces enjeux. Les situations de travaux ne représentent « que 10 à 15% des factures » que traitent ce bailleur social, soit 10 à 15.000 documents par an, mais ce sont « les plus complexes à gérer » : co-traitants, sous-traitants, rapprochement avec l’avancement et visas successifs de la MOA et de l’architecte.
Ils expliquent avoir choisi le module Situation de Travaux de Freedz pour « simplifier et fluidifier la gestion de cette tâche », bénéficier de « plus de souplesse » et co-construire le module avec les équipes Freedz, qui intègrent ces besoins bailleurs dans leur roadmap.
Un point clé pour eux : le délai légal de règlement qui court à partir du visa du maître d’œuvre. Avec la signature horodatée dans Freedz, ils mettent fin aux « factures perdues, signatures manquantes, courriers qui traînent » et aux difficultés pour savoir « quand l’architecte a reçu la situation de travaux ». C’est exactement le rôle d’un bon workflow de validation de situation de travaux.
👉 Retrouver le témoignage de Vincent CAILHETON, Directeur comptable et fiscal chez Domofrance.
Comment un bon workflow de validation de situation de travaux change la donne
Structurer le processus de bout en bout
Un workflow de validation de situation de travaux efficace repose sur 2 piliers :
- Des étapes claires (dépôt, contrôle MOE, validation MOA, comptabilité fournisseurs).
- Des rôles et droits bien définis (qui peut voir, modifier, valider ou refuser).
🚀Freedz permet de modéliser ce workflow une fois, puis de l’appliquer à l’échelle de votre parc et de vos chantiers.
Centraliser les échanges dans une seule plateforme
Fini les situations qui circulent par mail, les pièces stockées sur des disques partagés, et les versions différentes entre MOA et MOE. La plateforme devient l’espace de travail commun aux équipes internes et aux entreprises. Chacun dépose, consulte, commente et valide au même endroit.
Gagner en temps, en sérénité… et en qualité des données
En automatisant les contrôles simples (pièces manquantes, erreurs de saisie), Freedz libère du temps pour les validations métier à réelle valeur ajoutée. Les données deviennent fiables, exploitables et directement connectées à votre comptabilité et à vos tableaux de bord.
FAQ – Workflow de validation de situation de travaux
1/Pourquoi structurer un workflow de validation de situation de travaux ?
Pour réduire les blocages, sécuriser les montants validés, raccourcir les délais de paiement et donner de la visibilité à la trésorerie comme aux entreprises. Sans workflow clair, chaque acteur applique ses propres règles.
2/Combien d’acteurs peuvent intervenir dans un workflow Freedz ?
Autant que nécessaire : MOA, MOE, service immobilier, entreprises, contrôle de gestion, comptabilité fournisseurs… Vous définissez les étapes, les rôles et les droits par type de marché ou de chantier.
3/Peut-on adapter le workflow par type de chantier ou de marché ?
Oui. Vous créez plusieurs modèles de workflow (réhabilitation, construction neuve, maintenance, etc.) avec leurs propres règles de validation, tout en gardant une base commune pour simplifier le pilotage global.
4/Comment Freedz s’intègre avec nos outils existants ?
Freedz dispose d’API pour se connecter à vos ERP, logiciels métiers et outils de comptabilité. Les situations et leurs montants validés alimentent directement vos systèmes, sans ressaisie.
(1) Les attachements sont pris au cours de l’exécution d’un marché. Ces documents écrits ou dessinés sont destinés à consigner la nature et la quantité d’ouvrages exécutés, et donc à conserver la preuve de la réalisation effective d’une prestation..
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