Réforme facturation électronique : identifier et résoudre les écarts entre la TVA pré remplie et celle déclarée par l’entreprise
Le dispositif implique la confrontation de deux éléments : d’un côté, le calcul effectué par l’administration fiscale à partir de la déclaration pré remplie. De l’autre, la déclaration de TVA réalisée par chaque entreprise à partir de son système d’information. Ces deux déclarations doivent être réconciliées pour s’assurer qu’elles concordent parfaitement. Si elles présentent des écarts, les organisations devront être en mesure de les comprendre et les rectifier rapidement.
Cet article examine différents scénarios susceptibles de provoquer des irrégularités, et pour lesquels il faudra donc faire preuve de vigilance.
Les situations courantes d’écarts sur la TVA collectée
Les entreprises doivent porter leur attention sur les différences qui pourraient apparaitre entre la déclaration de TVA pré remplie et la déclaration de TVA sur la TVA collectée (les ventes). Plusieurs situations spécifiques pourraient générer ces écarts, en voici quelques exemples :
Les erreurs manuelles
Une erreur dans la déclaration manuelle de TVA peut survenir au sein de l’entreprise (oubli, erreur de saisie, mauvais calcul…). Dans certains cas, la déclaration pré remplie de l’administration fiscale, générée automatiquement, pourrait alors se révéler plus précise.
Un décalage temporel sur la date d’exigibilité de la TVA
La divergence peut également être liée à un écart sur la date d’exigibilité de la TVA. Prenons l’exemple des factures mixtes qui, sauf en cas d’option pour la TVA sur les débits, peuvent être soumises à la TVA sur les débits et à la TVA sur les encaissements. Ils ne permettent donc pas à l’administration fiscale de connaitre la date d’exigibilité précise de la facture.
Un non-respect des bonnes pratiques
Certaines erreurs découlent de mauvaises pratiques de facturation. Par exemple, si les factures d’acomptes et les factures définitives ne sont pas correctement générées, la vision de l’administration fiscale pourra être faussée.
Un autre exemple pourrait concerner la faillite d’un client dans le cadre d’une vente soumise à la TVA sur les débits (comme dans le cas d’une vente de marchandises). Dans ce contexte, il est nécessaire d’envoyer une facture rectificative pour récupérer la TVA. Un oubli pourrait entrainer une perte financière importante.
Les cas fréquents d’écarts sur la TVA déductible
Les différences entre la déclaration de TVA pré remplie et celle effectuée par une entreprise peuvent aussi concerner la TVA déductible, c’est-à-dire la TVA payée sur les achats de biens et services. Voici les principales situations susceptibles de provoquer des écarts :
Une erreur dans la déclaration
Il peut s’agir par exemple d’une mauvaise imputation comptable : un enregistrement en TVA sur les débits alors qu’il s’agit d’une TVA sur les encaissements, ou inversement.
Les notes de frais
Ces factures d’achat qui incluent de la TVA déductible peuvent ne pas apparaitre dans la déclaration pré remplie. Cela s’explique par le fait qu’elles ont été payées par le salarié dans un premier temps, puis remboursées par l’entreprise ultérieurement.
Déclaration erronée en douane
Imprécision, erreur de taux… La déclaration en douane alimentera en effet la déclaration de TVA pré remplie.
Erreur dans la génération de la facture du fournisseur
Une erreur du fournisseur lorsqu’il génère la facture, ne respectant pas les bonnes pratiques ou la réglementation, peut entraîner des écarts. Par exemple, si une facture d’acompte est traitée comme une facture classique, elle entrainera une TVA déductible sur les débits, alors qu’elle devrait être calculée sur les encaissements.
Comment Freedz facilite la réconciliation
La réforme de la facturation électronique impose aux entreprises une gestion rigoureuse de leurs déclarations de TVA pour éviter les écarts et respecter les nouvelles obligations. Freedz, avec sa plateforme collaborative, permet de simplifier et sécuriser ce processus.
Freedz aide dès aujourd’hui les entreprises à se préparer en apportant une expertise métier solide. Grâce à un accompagnement personnalisé, la plateforme permet aux acteurs de l’immobilier et du bâtiment de mettre en place une facturation électronique conforme à la réglementation, et adossée aux meilleures pratiques. Cela inclut :
- La centralisation et la dématérialisation complète des factures sur une seule et même plateforme, pour s’émanciper du papier et des processus manuels fastidieux et sources d’erreurs.
- La standardisation des formats pour s’aligner avec les exigences étatiques.
- Des contrôles pour garantir l’intégrité des données transmises.
- Des tableaux de bord pour suivre simplement l’état de la facturation.
Il en résulte des relations améliorées grâce à une communication fluide entre les parties prenantes, un suivi simplifié et une conformité assurée ! Ainsi, les entreprises instaurent une base fiable sur laquelle s’appuyer avant même l’entrée en vigueur de la réforme.
Une fois la réforme en place, Freedz proposera un portail dédié permettant de consulter en détail la déclaration de TVA pré remplie. Cet outil donne aux entreprises une vision claire et détaillée des calculs effectués par l’administration fiscale. En cas d’écart, elles pourront facilement identifier les points de divergence et apporter les corrections nécessaires.
En alliant expertise métier et outils technologiques performants, Freedz offre aux entreprises une solution durable, qui s’intègre facilement avec leurs outils existants, pour maîtriser la réconciliation de la TVA et assurer leur conformité.
En tant que Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) agréée, Neovacom, éditeur de Freedz, accompagne la transformation numérique de ses clients. Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à contacter nos équipes ou à demander une démo !
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