Vous recevez une facture fournisseur et devez vérifier sa conformité vis-à-vis du bon de commande. Sur le papier, rien de bien compliqué. Dans la pratique, l’étape indispensable du rapprochement des factures fournisseurs et des bons de commande peut vite devenir aussi complexe que chronophage dès lors que l’activité de votre entreprise s’intensifie… Parce que nous sommes conscients de ces problématiques, chez Freedz, nous avons développé une nouvelle fonctionnalité de rapprochement de facture automatisé qui permet à nos clients de renforcer le contrôle des factures. Le tout en gagnant du temps d’une part, et en réduisant considérablement les risques d’erreurs et délais de paiement d’autre part. Mais prenons les choses dans l’ordre.

Qu’est-ce que le rapprochement de facture ?

Comme son nom l’indique, le rapprochement de facture est un processus comptable qui consiste à comparer et à concilier les factures reçues des fournisseurs avec son bon de commande (ou de livraison) associé. L’objectif principal de cette opération de pointage est de s’assurer que les factures sont exactes, complètes et conformes aux conditions préalablement convenues… Ou, au contraire, d’identifier d’éventuels écarts ou des divergences entre les factures et les enregistrements internes. Ce qui implique notamment la vérification :

• Des quantités ;
• Des prix ;
• Des taxes ;
• Des remises ;
• Des conditions de paiement.

Le rapprochement de facture a également pour but de contrôler le traitement et l’enregistrement de toutes les factures dans les livres comptables de l’entreprise. En effectuant régulièrement ces opérations de vérification, les entreprises peuvent minimiser les risques d’erreurs de facturation, de paiements en double, de fraudes ou de litiges avec les fournisseurs. Une étape qui contribue donc à garantir une gestion financière précise, une meilleure visibilité des dépenses et une optimisation de la trésorerie.

Pourquoi (et comment) automatiser le rapprochement de facture ?

Méthode classique : comment s’y prendre ?

Le rapprochement de facture avec un bon de commande implique de comparer attentivement les détails de la facture reçue avec les informations figurant sur le bon de commande correspondant. Quatre éléments clés sont à prendre en compte.

• La correspondance des quantités : les quantités indiquées sur la facture correspondent à celles spécifiées sur le bon de commande ?
• La conformité des prix : les prix unitaires mentionnés sur la facture doivent être identiques à ceux convenus dans le bon de commande. Des différences de prix peuvent indiquer des erreurs de tarification ou des changements dans les conditions commerciales.
• Les articles ou services énumérés : tout écart ou élément non conforme doit être examiné pour éviter les problèmes de facturation ou de livraison de produits incorrects.
• Les conditions de paiement : les termes de paiement, tels que les délais de paiement et les escomptes éventuels, doivent être en accord avec ceux convenus dans le bon de commande.

Lorsque les informations concordent, à l’identique ou dans le respect d’une marge de tolérance, la facture peut être traitée pour le paiement. Inversement, toute divergence entraîne un rejet de facture avec renvoi au fournisseur pour résoudre les écarts entre les documents concernés.

Les limites du rapprochement de facture manuel

Rapprocher individuellement les factures fournisseurs avec leurs bons de commande est une opération simple, mais minutieuse. La moindre inattention peut entraîner des erreurs à la chaîne, des doublons aux retards de paiement, qui vont se répercuter durablement sur la trésorerie de l’entreprise. Sans compter le risque de détérioration des relations avec le fournisseur.

Lire aussi : Bien gérer sa trésorerie en 3 étapes

C’est pourquoi la gestion manuelle du rapprochement atteint vite ses limites à mesure que l’activité s’intensifie. Le service comptabilité doit par ailleurs documenter soigneusement le processus et conserver les copies du bon de commande, de la facture et de toute correspondance pertinence. En résumé, gérer « à la main » :

• Le rapprochement d’une pile intarissable de factures ;
• Les validations, actions correctives ou rejets ;
• La numérisation éventuelle des factures ;
• L’archivage.

Au-delà de l’aspect répétitif et chronophage de ces tâches, le risque d’erreur augmente avec la charge de travail.

Automatisez le rapprochement de facture en toute simplicité avec Freedz

Réduction des erreurs… et autres avantages du rapprochement automatique

En automatisant le rapprochement de facture avec la plateforme Freedz, vous réduisez considérablement la charge mentale et administrative de l’équipe comptable. Plus d’impératifs de vérification manuelle : la facture est automatiquement traitée et mise en paiement. Grâce à un simple paramétrage réalisé en amont, la solution gère toutes les vérifications et mises en conformité pour permettre au service comptabilité de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Très vite, vous mettez en place un processus de facturation fluide qui comporte de nombreux avantages pour votre entreprise :

• Gain de temps et de productivité pour vos équipes.
• Amélioration des relations avec vos fournisseurs.
• Réduction des erreurs et des risques de fraude.
• Réduction des coûts et des délais de paiement.

Le rapprochement de facture avec Freedz : la marche à suivre

Cette nouvelle fonctionnalité de Freedz vous permet de vous assurer de la conformité de la facture en quelques clics. Plus besoin de loucher sur chaque chiffre et référence : l’automatisation du rapprochement du bon de commande avec une facture gère la vérification et le contrôle d’éventuels écarts, sécurisant ainsi la validation de la facture. De plus, dans le but d’optimiser le contrôle des dépôts/imports de facture fournisseurs, il est désormais possible d’importer une liste de n° d’engagements spécifique à un fournisseur pour les rapprocher avec les factures du destinataire.

Dans la pratique, c’est simple : il suffit d’importer la liste de n° d’engagement ou de bons de commande au format .CSV vers Freedz via API. (Celle-ci pourra ensuite être visualisée à tout moment dans l’espace configuration.) Ne reste plus qu’à effectuer le dépôt de facture(s). La plateforme gère ensuite :

• Le contrôle et le rapprochement de votre facture fournisseur avec son bon de commande ou n° d’engagement.
• L’envoi d’une notification au fournisseur en cas d’écart détecté.
• La validation et le traitement de la facture si tout est conforme.
• La mise à jour régulière du référentiel comportant les n° de bons de commande.

Il sera par la suite possible de retrouver une facture dans Freedz en effectuant une recherche via le n° de bon de commande. Mais pour le service comptabilité, c’est à peu près tout ce qu’il y a à faire. Et parce que rien ne vaut une démonstration, n’hésitez pas à demander la vôtre !

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