Quelle est la durée de conservation des factures pour une entreprise ?

Qui n’a jamais vu ces images de salles d’archives où s’empilent les classeurs contenant des milliers factures ? Conserver les factures peut avoir un intérêt en cas de litige avec un fournisseur par exemple. Et, à condition d’avoir un système d’archivage efficace, cela permet aussi d’avoir accès à l’information en cas de besoin sur le long terme.

Mais surtout, que ce soit sous forme électronique ou physique, chaque entreprise a le devoir de conserver certains documents. Cela a pour but d’être capable de les fournir à l’administration fiscale dans le cadre des procédures de contrôle. D’ailleurs, la bonne conservation des factures doit également rentrer dans le cadre de la piste d’audit fiable.

Cette durée légale de conservation des factures est fixée par plusieurs documents officiels. Cependant, si vous consultez le Code du commerce ou le Code général de impôts, vous ne trouverez pas forcément la même information.

Alors à qui se fier ? Quelle est la durée de conservation des factures que vous devez respecter ?

Quelle est la durée de conservation des factures selon le Code des impôts ?

6 ans. Voici ce que nous dit le Bulletin officiel des impôts joliment nommé BOI-CF-COM-10-10-30-10.

Pour définir cette durée de conservation des factures, ce BOI fait appel à l’article L 102-B du Livre des procédures fiscales. D’ailleurs, cette durée de conservation concerne une diversité de documents plus large que les seules factures. Livres, registres et tous les documents auxquels l’administration doit avoir accès pour mener le contrôle des déclarations et des comptabilités doivent être conservés 6 ans.

Cette durée court à partir de la dernière action réalisée dans les livres ou registres, ou de la date à laquelle a été établie un document.

Pour ce qui concerne les factures électroniques, celles-ci y sont mentionnées explicitement. Ce sont des pièces justificatives des opérations menées par une entreprise. A ce titre, elles doivent aussi être conservées 6 ans.

Quelle est la durée de conservation des factures selon le Code du commerce ?

10 ans. C’est la durée de conservation de pièces comptables indiquées dans l’article L123-22 du Code du commerce.

Cet article précise que les documents comptables doivent être établis en français et en euros. Ces documents et les pièces justificatives doivent être conservés sur une durée de 10 ans.

Les factures, qu’elles soient clients ou fournisseurs doivent donc être conservées sur une décennie.

Alors quelle durée de conservation des factures une entreprise doit-elle respecter ?

Que l’on soit bien clair sur ce que nous venons de vous présenter. Ces deux durées de conservation sont légales et officielles. Evidemment, les deux doivent donc être respectées.

Comme le dit l’expression : qui peut le plus peut le moins. Les factures fournisseurs et clients doivent donc être conservées pendant 10 ans par les entreprises. En respectant cette durée de conservation, vous respecterez à la fois le Code des impôts et le Code du commerce.

Quelle sont les sanctions en cas de non-conservation des documents ?

Comme d’habitude, le fait de ne pas respecter ces réglementations entraîne des sanctions. Celles-ci sont indiquées, entre autres, dans l’article 1734 du Code général des impôts.

Dans cet article, le Gouvernement distingue plusieurs causes de sanctions :

• Le refus de communiquer les documents demandés. Si vous refusez de communiquer à l’administration les documents et renseignements demandés, vous vous exposez à une amende de 10 000 €. Et cette amende s’applique pour chaque demande !
• La non-tenue ou la suppression des documents. Cette amende s’applique si vous détruisez les pièces justificatives ou que vous ne tenez pas correctement les documents demandés. Elle est d’un montant équivalent au précédent : 10 000 €.
• L’opposition à la copie de ces données. Enfin, vous pourrez également être sanctionné si vous vous opposez à ce que l’administration réalise des copies des pièces demandées. Cette amende se monte à 1 500 € par document, dans la limite de 50 000 € au total.

Pour conclure

On le sait, le stockage et l’archivage des factures est une opération fastidieuse, surtout en papier. Et si l’archivage électronique vient faciliter un peu ce processus, il faut veiller à choisir un système qui respecte la réglementation. Notamment en ce qui concerne la piste d’audit fiable et la durée de conservation des factures. D’autant que tous les textes n’indiquent pas tous la même durée de conservation.

Comme nous le disions, autant prendre la plus longue comme référence, à savoir 10 ans. Dans le cas contraire, vous vous exposez à des sanctions qui peuvent rapidement devenir conséquentes.