Process de facturation en 2026 : le guide complet
La réforme de la facturation électronique arrive à grands pas, et avec elle, une véritable révolution dans la manière dont les entreprises vont gérer leur processus de facturation dès 2026. Professionnels de l’immobilier et du bâtiment, il est temps de vous préparer à ces changements majeurs qui visent à simplifier, accélérer et sécuriser vos opérations administratives et comptables. Quelles sont les nouvelles règles ? Comment s’organiser efficacement ? Quel sera le rôle des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) ? Découvrez toutes les clés pour réussir votre transition vers le nouveau process de facturation 2026.
Le cadre de la réforme de la facturation électronique
À partir du 1er septembre 2026, la facturation électronique ne sera plus une option, mais une obligation pour toutes les entreprises françaises, quels que soient leur taille ou leur secteur d’activité. Cette réforme, inscrite dans la loi de finances, s’inscrit dans une démarche globale de modernisation et de digitalisation de l’économie française.
Concrètement, les factures papier ou les PDF traditionnels envoyés par e-mail ne seront plus conformes à la réglementation. Désormais, chaque facture devra respecter un format électronique spécifique, comporter certaines mentions obligatoires clairement définies, et être transmise via une plateforme dédiée et certifiée par l’administration fiscale : une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
🔎 La réforme impose un format électronique normé avec 3 types de formats possibles : Factur-X, UBL, ou CII), garantissant l’interopérabilité entre les différents acteurs et systèmes d’information. Les mentions obligatoires sont renforcées : identification précise des parties, détails des opérations, TVA applicable, et signature électronique pour garantir l’authenticité et l’intégrité des documents.
Cette transition répond à plusieurs objectifs clés, dont la lutte contre la fraude à la TVA. Pour les entreprises, elle permettra une réduction significative des coûts de traitement des factures (jusqu’à 75 % d’économies par rapport au papier), une optimisation du temps de traitement, une baisse des litiges, et une accélération des paiements.
Le processus de facturation en 2026 : ce qu’il faut savoir
En 2026, le process de facturation en émission et réception connaîtra des changements fondamentaux. Dès le 1er septembre, les grandes entreprises et les ETI devront systématiquement envoyer leurs factures par voie électronique, tandis que toutes les autres entreprises, y compris les PME, TPE et auto-entrepreneurs, devront être capables de recevoir ces factures dématérialisées.
La facturation électronique imposera que chaque facture soit transmise exclusivement via une plateforme PDP. Ainsi, les factures ne circuleront plus directement entre fournisseurs et clients, mais seront relayées par ces plateformes agréées, garantissant sécurité et traçabilité.
Quels gains tangibles la facturation électronique va-t-elle générer ?
- Réduction des coûts administratifs : suppression des impressions, affranchissements, archivage papier, et diminution des tâches répétitives.
- Accélération du cycle de paiement : transmission instantanée des factures, meilleure visibilité sur les délais, relances automatiques.
- Sécurité renforcée : limitation des risques de fraude et de perte de documents, traçabilité complète des échanges.
- Amélioration de la relation client/fournisseur : échanges plus fluides, accès simplifié aux documents, diminution des litiges liés aux erreurs de saisie ou de transmission.
Rappelons que le 15 octobre 2024, dans un communiqué de presse, l’État a annoncé renoncer à offrir un service gratuit d’émission et de réception via le Portail Public de Facturation (PPF). Le PPF existera toujours, mais se concentrera uniquement sur la gestion de l’annuaire des entreprises et le concentrateur des données de facturation. Cette décision rend les PDP essentielles et incontournables dans le nouveau paysage de la facturation électronique.
Des étapes clés à maîtriser
Le nouveau process de facturation électronique se décompose en plusieurs étapes :
- Création de la facture électronique selon un format normé, intégrant toutes les mentions légales et fiscales requises.
- Transmission automatique de la facture via une PDP, qui se charge de l’acheminer vers le destinataire, tout en assurant un contrôle de conformité.
- Réception et intégration de la facture dans le système comptable du client, avec possibilité d’automatiser la saisie et le rapprochement avec les bons de commande.
- Archivage électronique sécurisé, garantissant la conservation légale des documents pendant 10 ans.
Les PDP au cœur du process de facturation 2026
Le rôle des PDP va bien au-delà de la simple transmission des factures. Elles assurent la conversion des documents dans des formats électroniques normés, contrôlent la présence des mentions obligatoires et vérifient la conformité réglementaire avant tout envoi. Grâce à leur connexion directe avec l’administration fiscale, elles transmettent également les données de facturation et d’e-reporting, ce qui simplifie les obligations déclaratives et réduit les risques d’erreurs ou de rejets de factures.
Choisir une PDP fiable devient ainsi une décision stratégique : une plateforme bien intégrée permet de fluidifier l’ensemble du process de facturation en 2026, d’automatiser les échanges, de sécuriser les données et d’optimiser la gestion comptable. À l’inverse, une mauvaise intégration ou une plateforme non conforme peut entraîner des retards de paiement, des risques de non-conformité et des complications dans la gestion quotidienne des flux de factures.
Enfin, les PDP proposent souvent des services complémentaires : archivage sécurisé à valeur probante, tableaux de bord analytiques, gestion des droits d’accès. Elles s’imposent donc comme le cœur du process de facturation en 2026, garantissant à la fois conformité, efficacité et sérénité pour les professionnels de l’immobilier et du bâtiment.
L’annonce du 15 octobre 2024, actant la fin du service gratuit d’émission du PPF, a renforcé le rôle central des PDP dans l’écosystème de la facturation électronique. Le choix d’une plateforme adaptée devient stratégique : elle doit être capable de gérer des volumes importants, de s’interfacer avec les logiciels métiers du secteur immobilier et bâtiment, et d’accompagner les entreprises dans la conduite du changement. On ne le répètera jamais assez, mais le choix d’une PDP et son intégration dans le quotidien comptable d’une entreprise se prépare …
Anticiper pour réussir la transition
La réussite du passage à la facturation électronique repose sur une préparation en amont, ce qui inclut les étapes suivantes :
✅Cartographier les flux de facturation actuels pour identifier les besoins spécifiques de l’entreprise et repérer les éventuels points de friction ou d’amélioration. Cette analyse permet d’anticiper les adaptations nécessaires et de garantir une migration sans heurts vers le nouveau process.
🔎 Les professionnels de l’immobilier et du bâtiment sont confrontés à des problématiques spécifiques : gestion des appels de fonds, facturation des fournisseurs d’énergie (électricité, gaz, eau), gestion comptable des situations de travaux.
→ Sur le sujet, lire : Acteurs de l’immobilier et du bâtiment : pourquoi passer par la PDP Freedz ?
✅Former les équipes à l’utilisation de la nouvelle plateforme et aux exigences réglementaires. Le but : assurer une appropriation rapide des outils et limiter les erreurs lors de la mise en œuvre. Des équipes bien formées sont un gage de fluidité et d’efficacité dans la gestion quotidienne des factures électroniques.
✅ Mettre à jour les outils de gestion (ERP, logiciels comptables) pour assurer l’interopérabilité avec la PDP choisie. Cette étape technique est cruciale pour automatiser les échanges de données, éviter les ressaisies manuelles et garantir la conformité des flux de facturation.
✅ Communiquer avec ses partenaires (clients, fournisseurs, sous-traitants) pour garantir une transition fluide et éviter les ruptures de flux. Informer et accompagner l’ensemble de son écosystème permet de synchroniser les changements, de prévenir les incompréhensions et d’assurer la continuité des échanges commerciaux.
En anticipant ces différentes étapes, les entreprises du secteur immobilier et du bâtiment se donnent toutes les chances de transformer cette obligation réglementaire en véritable levier de modernisation et de performance.
FAQ – Process de facturation en 2026
Qu’est-ce que le process de facturation en 2026 ?
Le process de facturation en 2026 désigne l’ensemble des étapes et obligations liées à l’émission, la transmission et la réception des factures électroniques entre entreprises assujetties à la TVA en France. Ce nouveau cadre impose l’utilisation de formats électroniques normés et le passage par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) accréditée.
Quelles entreprises sont concernées par la réforme ?
Toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA sont concernées, quel que soit leur taille ou leur secteur d’activité. La réforme s’applique à toutes les opérations B2B domestiques.
Quel est le calendrier d’application ?
- À partir du 1er septembre 2026 : obligation de recevoir des factures électroniques pour toutes les entreprises et d’émettre pour les grandes entreprises et ETI.
- À partir du 1er septembre 2027 : obligation d’émettre pour les PME et micro-entreprises.
Que devient la facture papier ou PDF ?
La facture papier ou PDF envoyé par e-mail ne sera plus conforme à la réglementation. Seuls les formats électroniques normés transmis via une PDP seront acceptés.
Qu’est-ce qu’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ?
Une PDP est une plateforme accréditée par l’administration fiscale, chargée de transmettre, recevoir et archiver les factures électroniques, tout en assurant la conformité et la sécurité des échanges.
Le Portail Public de Facturation (PPF) sera-t-il encore utilisé ?
Le PPF ne propose plus de service gratuit d’émission/réception de factures. Il se limite à la gestion de l’annuaire des entreprises et au concentrateur des données de facturation. Le recours à une PDP devient donc incontournable.
Quelles sont les principales obligations liées à la réforme ?
- Émission, transmission et réception des factures électroniques via une PDP
- Transmission des données de transaction et de paiement à l’administration fiscale (e-reporting)
Dans ce nouveau contexte, les Plateformes de Dématérialisation Partenaires, telles que Docoon.immo, conçue pour les professionnels de l’immobilier (bailleurs sociaux) et du bâtiment, joueront un rôle stratégique.
Docoon.immo permet une gestion intégrée, fluide et sécurisée de l’ensemble de vos flux de facturation électroniques, tant en émission (factures clients) qu’en réception (factures fournisseurs). Grâce à une technologie adaptée au secteur immobilier et bâtiment, elle simplifie la gestion complexe des transactions et échanges récurrents.
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