PDP Immobilière : la solution sur mesure pour la gestion comptable des Bailleurs Sociaux
Les bailleurs sociaux font face à des défis complexes dans la gestion simultanée des factures clients et fournisseurs, une tâche qui s’avère cruciale pour leur stabilité financière et opérationnelle. Cette double gestion, à la fois des revenus locatifs et des dépenses liées à l’entretien et au développement du parc immobilier, présente des difficultés spécifiques qui méritent une attention particulière. C’est pourquoi, si vous êtes un bailleur social, à l’approche de la réforme de la facturation électronique, vous avez tout intérêt à considérer la possibilité d’utiliser une plateforme pour la dématérialisation de vos factures adaptée à votre environnement professionnel et ses obligations.
Un double jeu comptable complexe
La loi pour l’Évolution du Logement et Aménagement Numérique (Élan) pensée pour déréguler le secteur du logement, en encourageant les organismes HLM à vendre plus facilement des logements, notamment à leurs occupants, a bouleversé le secteur du logement social. Le texte offre aux bailleurs sociaux la possibilité de vendre des biens qu’ils détenaient auparavant, ce qui les transforme en copropriétaires à part entière pour les autres logements encore en location. Ainsi, en cumulant désormais les rôles de bailleur social et de copropriétaire, les bailleurs sociaux doivent prendre en charge la gestion et le règlement de leurs appels de fonds, émis par un syndic, qu’il soit professionnel ou bénévole. Ce syndic représente le syndicat des copropriétaires d’une copropriété enregistrée auprès de l’ANAH, l’Agence Nationale de l’Habitat.
La difficulté pour les bailleurs sociaux consiste à gérer les factures émises par des syndics, qui tous ne suivent pas les mêmes procédures de facturation. Dans ces conditions, il est très complexe pour un bailleur social de trouver un seul outil capable d’harmoniser l’ensemble des flux de facturation …
Avec l’augmentation de l’accession à la propriété dans le logement social, certains bailleurs sociaux agissent en tant que syndics professionnels. Il leur revient alors le rôle d’éditer et gérer eux-mêmes les appels de fonds nécessaires pour les propriétés qu’ils administrent. Sachant que dans la plupart des cas, 4 appels de fonds sont réalisés dans une année avec en plus un appel de régularisation sur l’année, la gestion des appels de fonds devient rapidement complexe et chronophage pour le service comptable d’un bailleur social.
Pour autant, devriez-vous vous sentir démuni face à la complexité croissante d’organiser une comptabilité client et fournisseurs la plus fluide possible ?
Digitalisation du secteur immobilier : on ne peut plus revenir en arrière
Il ne vous aura pas échappé que dans l’acronyme « ÉLAN » figure les termes « Aménagement numérique ». Le législateur a souhaité accélérer la digitalisation du secteur immobilier avec pour objectifs de créer plus de simplicité et de transparence dans l’administration d’un bien immobilier. Plusieurs décrets de la loi ÉLAN viennent fluidifier la gestion de la copropriété. Parmi ces mesures, les copropriétaires ont désormais accès sur un espace numérique sécurisé, aux avis d’appel de fonds sur les 3 dernières années – cette mesure s’applique aux avis d’appel de fonds transmis par le syndic depuis le 1er juillet 2020 -, aux appels de fonds de travaux, ou encore à leurs comptes individuels arrêtés après approbation des comptes par l’AG annuelle.
Mue par une digitalisation accélérée, la gestion des copropriétés se modernise et concerne au 1er plan les bailleurs sociaux. C’est pourquoi la généralisation de la facturation électronique pour les échanges B2B portée par une grande réforme est un prolongement logique à la loi ÉLAN pour les acteurs de l’immobilier dont font partie les bailleurs sociaux. Alors qu’elle pourrait sembler à première vue contraignante, la réforme de la facturation électronique est une opportunité réelle, pour les bailleurs sociaux, de réduire de manière drastique le temps consacré à la comptabilité client/fournisseurs et surtout de la simplifier, pour ne pas dire l’éclairer !
Dans ce contexte, alors que chaque entreprise a désormais l’obligation de choisir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), choisir une PDP adaptée aux problématiques de gestion des flux comptables et déjà aguerrie aux enjeux de facturation des acteurs du secteur de l’immobilier et de l’habitat social dont vous faites partie est un véritable choix stratégique. Voici tout ce que vous pouvez attendre de ce choix pour le moins judicieux 
Choisir une PDP spécialisée dans l’immobilier …
- Respect des obligations légales : les PDP dédiées garantissent la conformité avec les lois françaises telles que la loi ALUR et la loi ELAN, qui imposent la dématérialisation des documents et des processus dans l’immobilier.
- Centralisation des factures clients/fournisseurs : les PDP spécialisées permettent aux acteurs de l’immobilier de collecter et de traiter l’ensemble des factures fournisseurs/client dans un espace de travail unique.
✨ Il en va de même avec les appels de fonds qui peuvent désormais y être centralisés, chaque copropriété étant considérée comme un fournisseur.
✨L’automatisation du dépôt permet de simplifier la gestion administrative des appels de fonds en facilitant le suivi et le règlement des paiements selon les différentes échéances. La réconciliation des comptes et la gestion des documents sont largement facilitées.
- Gestion des flux de facturation : Elles permettent une gestion automatisée et conforme des factures, incluant les spécificités du secteur comme la refacturation des fluides (électricité, gaz, eau), la sous-traitance et la co-traitance.
✨ Les bailleurs sociaux doivent prendre en charge les factures des consommations de fluides (électricité, gaz, eau) et procéder à leur refacturation auprès des locataires. Jusqu’à maintenant, cette tâche nécessitait beaucoup de temps et une attention particulière pour minimiser les risques d’erreur …
✨Certains énergéticiens incluent déjà les informations sur la consommation énergétique de chaque point de livraison dans leurs factures électroniques. Ainsi, les bailleurs sociaux peuvent analyser plus précisément et affiner le suivi de la consommation énergétique.
✨Gérer la complexité des flux de facturation liés aux travaux. Fini le rapprochement laborieux entre les factures des sous-traitants et co-traitants et l’état d’avancée des différents travaux validé par un maître d’ouvrage.
- Intégration fluide avec les outils existants : les PDP spécialisées collaborent avec des éditeurs de logiciels immobiliers, garantissant une compatibilité optimale avec les systèmes déjà en place.
- Outils d’analyse : les plateformes de gestion des factures électroniques dédiées sont équipées d’outils d’analyse avancés qui permettent de détecter des anomalies en temps réel.
✨Une facture peut signaler une consommation d’eau anormalement élevée, ce qui peut indiquer une fuite susceptible de provoquer des dégâts. Grâce à la réception et au traitement des factures électroniques, qui offrent une réactivité accrue, les bailleurs sociaux peuvent intervenir rapidement en cas de consommation suspecte.
… Avec tous les avantages d’une PDP classique
- Automatisation des tâches répétitives : les PDP réduisent considérablement le temps consacré aux tâches de recoupement des informations liées aux factures fournisseurs et clients. Du temps libéré pour les équipes comptables qui peuvent se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Réduction des erreurs humaines : l’automatisation minimise les risques d’erreurs dans les documents et processus, ce qui améliore la précision et réduit les litiges potentiels.
- Accès en temps réel aux données : les professionnels peuvent consulter leurs informations depuis n’importe quel endroit, facilitant le travail collaboratif et augmentant leur réactivité face aux clients ou partenaires.
- Suivi et traçabilité : les PDP permettent un suivi complet des transactions, offrant une transparence totale sur l’état d’avancement des factures ou contrats.
- Économies sur les frais administratifs : en supprimant les coûts liés à l’impression, à l’affranchissement et au traitement manuel, les PDP permettent une gestion plus économique.
- Optimisation du cycle de paiement : en accélérant le traitement et l’envoi des factures grâce à leur dématérialisation, elles améliorent la gestion de trésorerie et réduisent les délais de paiement.
- Rapidité et simplicité : les clients et fournisseurs bénéficient d’une gestion rapide de leurs demandes (état d’avancement d’une facture, documents juridiques), ce qui renforce leur satisfaction.
- Transparence accrue : grâce à la traçabilité numérique, les parties prenantes peuvent suivre l’évolution des transactions en toute transparence.
- Archivage sécurisé : les PDP offrent un stockage numérique sécurisé pour les documents sensibles, garantissant leur accessibilité tout en respectant les normes légales de conservation.
En résumé, une PDP dédiée au secteur immobilier est un outil stratégique pour moderniser et optimiser les processus tout en répondant aux exigences spécifiques du domaine. Elle offre un gain en productivité, en conformité réglementaire et en satisfaction client.
Avec la plateforme Freedz, vous bénéficiez d’une solution de digitalisation du traitement des factures fournisseurs, comme des factures clients, conforme à la future réglementation sur la facture électronique.
Freedz est une plateforme qui permet aux professionnels de l’immobilier de centraliser et de traiter toutes les factures des fournisseurs et des clients dans un même espace. Elle offre également la possibilité de regrouper les appels de fonds, une copropriété étant traitée comme un fournisseur.
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