Office managers : 3 points d’attention réglementaires à connaître pour votre entreprise

Véritable couteau suisse de l’entreprise, l’office manager occupe un poste délicat.

Il·elle doit avoir un œil sur l’ensemble des services de l’entreprise. Son rôle principal : faciliter le quotidien des équipes. L’office manager doit également être au courant de tous les sujets juridiques qui touchent de près ou de loin à la société.

Office manager, voici 3 points réglementaires sur lesquels il ne faut absolument pas faire l’impasse. 

La protection des données

Le Règlement Général sur la Protection des Données est entré en vigueur en mai 2019 et a mis les entreprises face à un certain nombre d’obligations en matière de traitement des datas. Considéré comme très contraignant, beaucoup d’entreprises n’ont pas pris les dispositions nécessaires pour s’y conformer ou les ont remises à plus tard. Pour certaines, la mise en conformité entraînait aussi un investissement trop important.

Mais de quoi s’agit-il exactement ? Quelles sont les démarches à effectuer pour suivre ce règlement ?

Afin de se mettre en conformité avec le RGPD, l’entreprise doit :

• Cartographier les traitements de toutes les données personnelles, aussi bien celles des clients BtoB et BtoC que de l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.
• S’assurer de recueillir des informations pertinentes, utiles et surtout indispensables au traitement des dossiers.
• Tenir à jour un registre des activités de traitement et l’actualiser en temps réel. Cette obligation ne concerne que les entreprises de plus de 250 salariés. Dans l’article 30 du règlement, il est indiqué que ce registre doit notamment mentionner :
  • Toutes les personnes, internes ou externes à l’entreprise, qui interviennent dans le traitement des données,
  • L’usage des données
  • La durée de conservation
  • La manière dont elles sont sécurisées.
• Informer toutes les personnes, salariés compris, de l’usage de leurs données personnelles et de leurs droits. Cela implique la mise à jour de tous les outils et supports qui servent à la collecte : formulaires, site web, contrats, etc.

L’absence de mise en conformité avec le RGPD entraîne un risque important d’amende pour l’entreprise. Et cette dernière peut s’avérer relativement élevée en fonction des manques constatés.

Obligation de sécurité à l’égard de ses salariés

Selon l’article L. 4121-1 du Code du travail, l’employeur est tenu de prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale de ses salariés.

La loi impose notamment d’évaluer les risques en matière de santé et de sécurité encourus par les collaborateurs. Par conséquent, l’entreprise se retrouve face à plusieurs obligations réglementaires. 

Dans un premier temps, et conformément aux articles R4121-1 à R4121-4 du Code du Travail, elle doit produire un Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUER). Ce document concerne toutes les entreprises dès le premier salarié. Il doit également être mis à jour, a minima, une fois par an pour y intégrer les évolutions réglementaires ainsi que les modifications qui peuvent impacter l’exposition des salariés.

Le DUER inclut un inventaire des risques identifiés au sein de chaque poste de l’entreprise. C’est le point de départ du plan d’action que doit ensuite mettre en place l’entreprise.

Le plan d’action n’a pas seulement pour but de diminuer le risque mais de l’empêcher. Selon l’article L. 4121-1 du Code du travail, “l’employeur est tenu de prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale de ses salariés”.

Pour cela, l’entreprise peut réaliser 3 types d’actions :

• La prévention grâce à l’évaluation des risques professionnels, de la pénibilité et l’adaptation des postes de travail.
• L’information et la formation via la présence d’une signalétique sur les sites dangereux, la formation régulière de l’ensemble des salariés sur la sécurité au travail, etc.
• L’organisation et les moyens adaptés comme le retrait des produits dangereux si cela est possible, l’installation de machines adaptées et équipées de systèmes de sécurité, etc.

Les nouvelles obligations en matière de dématérialisation des documents administratifs

Avec la fin des factures papier en 2026, la numérisation des documents administratifs est une problématique qui touche toutes les entreprises. D’autant qu’elle est encore l’objet de méconnaissances de la part des dirigeants et de bon nombre de salariés.

Par exemple, dans le cadre de votre travail en tant qu’office manager, vous transmettez, peut-être, les factures à votre expert-comptable via un drive ou par e-mail. Sachez qu’au regard de la loi, et ce quelle que soit la taille de l’entreprise, cette méthode n’est pas conforme car elle ne garantit pas l’intégrité des informations.

Aujourd’hui, il y a encore une relative tolérance, en particulier à l’égard des TPE/PME. Néanmoins, il y a fort à parier que cela ne soit plus le cas dès 2026 et que les contrôleurs seront plus regardants sur les conditions de conservation des documents administratifs.

Sachez donc que pour qu’un document électronique soit valable aux yeux de l’administration fiscale, il est indispensable de garantir trois caractéristiques :

• L’authenticité de l’origine de la facture. Il faut pouvoir prouver que l’émetteur de la facture est bien celui indiqué sur cette dernière.
• La lisibilité. La facture doit être générée et transmise dans un format lisible.
• L’intégrité du contenu. Il faut garantir l’absence de modification du contenu que ce soit lors de l’échange ou durant toute la durée de conservation légale.

Pour tout savoir sur le sujet, n’hésitez pas à consulter notre guide de la dématérialisation des factures.

Fort heureusement, il existe aujourd’hui de nombreux outils pour vous aider à appliquer ces différentes règles. Avec Freedz, vous êtes sûr de respecter toutes ces obligations légales tout en simplifiant la gestion de la facturation fournisseurs. Cette plateforme collaborative fluidifie les relations entre clients et fournisseurs en proposant, entre autres, un service de dématérialisation des factures et de vérification automatique. Elle facilite à la fois le traitement mais aussi la validation, le paiement et le suivi de la facturation.

En tant qu’office manager, la diversité de vos missions est importante et vous êtes souvent le garant des bonnes pratiques en entreprise. C’est pourquoi une veille réglementaire constante est indispensable.  Il est également important de choisir les bons outils qui vous permettront de vous adapter facilement aux réformes ainsi qu’aux contraintes légales liées au changement de taille de votre entreprise et ainsi participer à sa croissance sur le long terme.