Loi Elan, refacturation des locataires, anomalies de consommation, fuites d’eaux… Les problématiques liées à la gestion de l’énergie et des fluides sont nombreuses pour les acteurs de l’immobilier. Que l’on soit bailleur social ou dans l’immobilier tertiaire, ce sont des composantes importantes des dépenses d’exploitation, en plus d’être des sujets de friction avec d’éventuels locataires.

Mais, si le plus souvent les données de consommation sont “accessibles” dans les factures, leur analyse reste difficile et laborieuse. La faute à beaucoup de papier, de saisie manuelle, bref, de temps passé à compiler des données dans Excel ou dans un outil d’analyse…  Quand cela n’est pas tout simplement mis de côté !

Pourtant, la facture électronique permet de simplifier tout cela, en facilitant l’accès aux données, ouvrant la porte à de nombreuses sources d’économies… Alors comment en exploiter tout le potentiel ?

Gestion des fluides dans l’immobilier : les problématiques

La gestion de la consommation d’énergie et de fluides est au cœur des enjeux des acteurs de l’immobilier. Des enjeux soulignés récemment par la publication de la Loi Elan et le décret tertiaire, qui sont venus imposer une gestion raisonnable des ressources et un suivi plus fin de la consommation. Un souci d’efficacité énergétique à visée environnementale mais qui devrait aussi permettre aux acteurs de réduire le montant de la facture, l’énergie et les fluides étant des postes de dépenses importants.

La facture d’énergie, un sujet aussi sensible pour les acteurs de l’immobilier locatif, qu’il soit commercial ou résidentiel. En effet, le plus souvent, les gestionnaires doivent refacturer ces frais aux locataires et ce ne doit pas être une source de friction dans les relations.

Enfin, la détection d’éventuelles surconsommation d’électricité ou des pics soudains de consommation d’eau, pouvant être le signe de fuites importantes, sont également des sujets difficiles à analyser en temps réel.

Gestion des fluides : la facture électronique comme levier d’amélioration

Comme nous le disions, des outils existent déjà pour apporter plus d’efficacité sur ces sujets. La facture électronique en est un. Si les données de consommation peuvent être accessibles dans les factures, la version électronique de celle-ci en facilite largement l’accès, et permet surtout de l’automatiser ! Voyons comment.

Qu’est-ce qu’une facture électronique structurée ?

Petit rappel sur ce qu’est une facture électronique. Ici, nous ne parlons pas d’une simple facture envoyée par mail en PDF. Quand nous parlons de facture électronique, nous parlons d’une facture structurée. Il s’agit d’une version de la facture en format XML ou Factur-X par exemple, où les données sont organisées de façon à être lisible automatiquement par les logiciels de gestion.

Dans ces factures, en plus des mentions obligatoires, les fournisseurs ont la possibilité d’ajouter des données complémentaires pour faciliter le traitement par le client. C’est exactement ce que font les grands acteurs d’électricité ou de fluides. Les données de consommation sont le plus souvent incluses dans les formats électroniques et donc accessibles automatiquement. Tiens, tiens…

Améliorer la gestion de l’électricité

Nous venons de le voir, les données de consommation peuvent être accessibles automatiquement via des formats de facture structurés. C’est par exemple dans ces formats qu’EDF envoie les factures à ses clients via la plateforme Freedz (tout comme Engie, Dalkia, TotalEnergies, etc). 

De façon très concrète : EDF inclut dans ses factures électroniques les données de consommation énergétique de chacun des points de livraison d’un client. Ces données sont donc récupérables automatiquement et analysables. La puissance de la facture électronique est ici démontrée : couplée à un outil d’analyse, elle permet aux clients finaux d’affiner le suivi de leur consommation énergétique, en traçant l’évolution dans le temps et au point de livraison prêt.

Pour les acteurs de l’immobilier locatif, c’est également un bon moyen de simplifier les processus de refacturation aux locataires.

Pour les acteurs de l’immobilier tertiaire, suite au décret tertiaire et à la mise en place de la plateforme OPERAT, c’est également une façon d’améliorer les reportings réguliers de la consommation des bâtiments qui devront être faits. Un meilleur accès aux données ne sera pas du luxe 😉

Faciliter la détection des anomalies de consommation

Comme nous l’avons déjà évoqué, l’énergie et les fluides sont des composantes essentielles des dépenses d’exploitation. Une consommation anormale d’énergie, qu’elle soit liée à des bâtiments vétustes ou à du matériel qui surconsomme, peut vite faire grimper la facture.

Mais plus que l’énergie, un pic de consommation d’eau peut être le signe avant-coureur d’une catastrophe : une fuite importante. Si, dans la plupart des cas, les fuites d’eau surviennent en amont du point de livraison et seront donc à la charge du fournisseur, celles-ci peuvent occasionner des dégâts importants dans les bâtiments. Jusqu’à les rendre tout simplement inutilisables. Les détecter le plus rapidement possible est donc un enjeu majeur.

Encore une fois, la capacité à recevoir et à traiter des factures électroniques permet aux acteurs de l’immobilier d’alimenter des outils d’analyse qui seront capables de lever des alertes en cas de consommation anormale et donc d’intervenir rapidement.

Simplifier la mise en concurrence des prestataires

Dernier avantage, et non le moindre, la facture électronique, couplée à une plateforme de gestion multi-fournisseurs comme Freedz, peut vous permettre de jouer directement sur le coût d’achat auprès de vos fournisseurs.

C’est ce que nous explique Philippe Bovagnet, du Groupe Saur, dans son témoignage. La plupart des grands fournisseurs d’énergie et de fluides étant déjà raccordés sur Freedz pour transmettre leurs factures électroniques, Saur dispose ”d’une plateforme de collecte de factures permettant facilement de changer de fournisseur, sans que la partie technique ne soit un frein et donc de participer aux économies liées à la mise en concurrence ». L’énergie étant son premier poste de dépense, cette facilité de mise en concurrence a permis au Groupe de réaliser des économies importantes.

Prêt à révolutionner votre gestion des fluides ?

Comme nous l’avons vu, les enjeux liés à la consommation d’énergie et de fluides deviennent de plus en plus importants. En plus de pouvoir être à l’origine d’économies importantes pour les acteurs de l’immobilier, par la détection d’anomalies ou la mise en concurrence, ces sujets prennent aussi de l’importance d’un point de vue environnemental et sociétal.

Enfin, la facture électronique va bientôt devenir obligatoire en France pour les échanges B2B. Une raison de plus pour ne pas retarder un changement qui peut rapporter gros 😉

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