Une récente étude, publiée en 2020 par Euler Hermes et la DFCG, a fait le point sur un sujet connu mais souvent sous-estimé : la fraude en entreprise. Si de plus en plus d’entreprises tentent d’adapter leurs processus, certaines se sentent encore épargnées. Pourtant, en 2019, plus de 7 entreprises sur 10 ont subi une tentative de fraude.

Bien que le sujet soit effectivement connu, la problématique s’est accentuée avec le développement de la cybercriminalité. Vous l’avez sûrement déjà expérimenté à titre privé, avec des mails frauduleux cherchant à obtenir vos coordonnées bancaires pour régler une soi-disant prestation d’un grand fournisseur. La pratique en milieu professionnel est similaire, principalement basée sur l’usurpation d’identité. Et la plus répandue, pour approximativement la moitié des cas, est la fraude au faux fournisseur.

En quoi consiste cette fraude ? Comment la prévenir ? Nous vous proposons de faire le point rapidement sur cette pratique touchant de plus en plus d’entreprises.

Fraude au faux fournisseur : définition

Comme nous le disions, le principe de la fraude au fournisseur est relativement simple. Le fraudeur va se faire passer pour l’un de vos fournisseurs afin d’obtenir à sa place le paiement de prestations réelles.

Maintenant que nous avons dit cela, en quoi cela consiste concrètement ? Le criminel va d’abord utiliser un principe que l’on appelle « ingénierie sociale ». C’est-à-dire qu’il va, dans un premier temps, procéder à une analyse minutieuse de vos processus afin d’identifier et de connaître les habitudes son interlocuteur. Il fera ensuite de même avec le fournisseur dont il veut usurper l’identité. Organisation de la société, dirigeants, adresses mails, format des factures… Tout y passe afin de simuler au mieux son identité.

Une fois que cette étape est passée, le fraudeur va vous contacter, par écrit/mail le plus souvent. A l’aide d’un mail ou d’un faux courrier copiant le modèle utilisé par votre fournisseur, il va vous signaler un changement de coordonnées bancaires. Si vous n’y faites pas attention, vous réalisez le changement et tous les prochains paiements que vous ferez iront sur le compte du fraudeur. Le temps que votre vrai fournisseur réalise qu’il n’est plus payé et vous contacte, vous aurez déjà subi un préjudice considérable. En effet, pour une entreprise victime de fraudes sur trois, le préjudice dépasse les 10 000 €.

L’autre possibilité est que le fraudeur vous adresse une fausse facture reprenant le modèle de celle de votre vrai fournisseur. Sur cette fausse facture, le fraudeur aura indiqué des coordonnées bancaires différentes de celles que vous utilisez habituellement. Si vous n’y faites pas attention, encore une fois, le préjudice peut être important.

Bref, si le mécanisme est simple, il est redoutable.

Comment réagir si vous êtes victime d’une fraude au faux fournisseur ?

Si vous détectez être victime d’une fraude au faux fournisseur, plusieurs réflexes s’imposent :

• Contactez le fournisseur dont l’identité a été usurpée. Si vous avez été ciblé par une fraude utilisant son identité, il est fort probable que d’autres de ses clients aient aussi été ciblés. Rendre service ne fait pas mal 😉
• L’État a mis en place une plateforme appelée « info escroqueries ». Composée de policiers et de gendarmes, cette plateforme a pour mission d’informer et de conseiller les victimes de fraudes (que ce soit à titre professionnel ou personnel).
• Prévenez immédiatement votre banque. Si le virement est parti, dans certains cas, il est possible de tenter de récupérer les fonds. Cependant, cette procédure se heurte à différentes complications. Il est donc préférable d’identifier la fraude en amont.

Fraude au faux fournisseur : comment la prévenir ?

Si le fraudeur est minutieux et que sa fraude est élaborée, son succès repose avant tout sur la manipulation. Donc sur l’erreur humaine et la méconnaissance. Dans l’imaginaire collectif, la fraude repose sur des cyberattaques très complexes touchant les grandes entreprises. Et finalement, bien que la fraude au faux fournisseur soit répandue, certaines entreprises ne se sentent pas visées et la sous-estiment.

La première arme pour lutter contre la fraude est donc la sensibilisation des équipes. L’adage le dit mieux que nous : « un homme (ou une femme) averti en vaut deux ». La connaissance reste donc votre meilleure arme pour lutter contre ce type de fraude. En effet, connaître le mécanisme vous aidera déjà, vous et vos équipes, à être plus vigilant et à détecter des comportements inhabituels.

L’adresse qui vous écrit est-elle connue ? Est-elle vraiment similaire à celles que vous connaissez de ce fournisseur ? Le message contient-il des fautes ou a-t-il été envoyé à une heure étrange ? La mise en page est-elle identique à celle des précédents documents reçus ? L’IBAN fourni provient-il d’un pays différent de celui de votre fournisseur ? Bref, tout un tas de signes qui doivent vous alerter et qui sont facilement identifiables pour peu que vous sachiez quoi regarder. La sensibilisation de vos équipes à ces sujets est donc le meilleur moyen de prévenir la fraude.

De plus en plus d’entreprises mettent également en place des processus manuels, donc chronophages et imparfaits, mais tout de même efficaces pour prévenir ces fraudes. Ainsi, toute demande de changement de coordonnées bancaires fait l’objet d’une double vérification en interne. Différentes personnes sont chargées de contacter le fournisseur, par un numéro de téléphone trouvé ailleurs que sur le document reçu, pour vérifier l’authenticité de la demande.

Enfin, la digitalisation est également une arme redoutable contre la fraude. Facturation électronique, amélioration de la gestion des données fournisseurs, outils de lutte contre la fraude… L’automatisation des processus permet de réaliser des séries de contrôles automatiques apportant plus d’efficacité et de sécurité dans la gestion de la relation client-fournisseur.

Pour conclure

Encore une fois, la fraude au faux fournisseur, qui est aujourd’hui la plus répandue, repose principalement sur la méconnaissance des entreprises. Si certains ne se sentent aujourd’hui pas concernés par ce sujet, il faut savoir que les tentatives de fraudes touchent toutes les tailles d’entreprises. Le simple fait de connaître le principe et d’en informer vos équipes vous permettra déjà de prévenir de nombreuses tentatives. Comme le disait Sun Tzu « qui connait l’autre et se connait ne sera point défait » 😉

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