Le traitement manuel des factures a fortement tendance à monopoliser les services comptables et les éloigner de missions plus stratégiques. Afin de décharger les entreprises de leurs obligations administratives, et de pousser encore plus loin la dématérialisation de leurs processus financier et comptable, le Gouvernement s’est lancé dans une grande réforme autour de la facturation électronique, effective en 2026 (report de l’entrée en vigueur prévue en 2024). Parmi leurs obligations, les entreprises vont retrouver celle d’émettre des factures électroniques. Et si l’automatisation à l’émission des factures clients était déjà un premier pas vers cette transformation digitale des entreprises ?

Une automatisation réussie pour la réception des factures fournisseurs

L’automatisation de la réception des factures fournisseurs commence à être bien implantée dans les usages des entreprises et des services comptabilité. Plutôt que de crouler sous le poids de factures fournisseurs papier qu’il faut traiter manuellement, nombreuses sont les entreprises à s’équiper d’un logiciel de traitement des factures – ou d’une plateforme de collecte des factures fournisseurs comme Freedz –, s’appuyant sur les technologies EDI ou API. Détection automatique des factures non conformes, repérage des doublons et des erreurs… ces précieuses aides peuvent également servir dans le sens inverse, lorsque les entreprises émettent puis transmettent leurs propres factures.

Lire aussi : Traitement des factures fournisseurs : comment mieux maîtriser les coûts et les risques ?

Les avantages d’automatiser l’émission des factures clients /fournisseurs

La réduction des risques d’erreurs de saisie

Tout d’abord, l’automatisation permet de réduire les risques d’erreurs humaines de saisie. Lorsque les tâches sont effectuées manuellement, il est facile d’en commettre (fautes de frappe ou omissions). Or une facture inexacte ou incomplète ne pourra pas être traitée par votre client. Résultat ? Après un jeu d’aller-retour avec lui pour déterminer d’où vient l’erreur sur la facture, votre client pourra la traiter, mais non sans avoir perdu un temps précieux sur son règlement. En automatisant la création des factures, les entreprises peuvent éliminer ces erreurs grâce à un contrôle de conformité.

La facture récurrente

Bon nombre d’entreprises seront intéressées par l’automatisation de l’émission des factures récurrentes. Leurs caractéristiques ? Elles sont adressées aux mêmes clients de façon régulière que ce soit mensuellement, trimestriellement ou annuellement, et présentent les mêmes montants. Seuls les numéros de facture et leur date diffèrent. Un logiciel de facturation va ainsi permettre de paramétrer le montant et la récurrence de la facture en quelques clics, ainsi que de les envoyer aux clients, tout aussi simplement.

La traçabilité

Les entreprises ont besoin de suivre le statut de leurs factures. Elles s’assurent ainsi de savoir quand elles ont été envoyées, quand elles ont été réceptionnées par le client, quand elles ont été payées, ou quand elles sont justement en retard de paiement. Les systèmes d’automatisation de facturation peuvent fournir une visibilité en temps réel sur l’état des factures, offrant ainsi aux services comptables l’opportunité de relancer leurs clients, le cas échéant, sans risquer de mettre la trésorerie de l’entreprise en « danger » avec un cash-flow qui ne serait pas à jour.

Facturation électronique : de la nécessité d’automatiser l’émission des factures

Si à partir de 2026 (lire l’article : Report de la réforme facturation électronique : que faut-il savoir ?), les entreprises, toutes tailles confondues, seront donc dans l’obligation de réceptionner les factures électroniques, elles se verront également obligées de les émettre ; ce dispositif étant, lui, progressif selon la taille des entreprises. A la clé, des gains des temps considérables sur le traitement des factures, une réduction des délais de paiement, une meilleure traçabilité des échanges, et des économies réalisées (quelques centimes d’euros pour une facture électronique contre une quinzaine d’euros pour une facture papier !).

Evidemment, cette grande réforme aura l’avantage de développer l’automatisation de l’émission des factures électroniques.

Pour en savoir plus sur le sujet, découvrir notre Livre Blanc Comprendre et anticiper la généralisation de la facture électronique pour le B2B

Freedz, plateforme d’automatisation et de dématérialisation des factures

Avec une solution d’automatisation comme celle de Freedz, vos factures seront centralisées au sein d’un espace unique et pourront être envoyées :

• Vers différents canaux :
  • Chorus Pro pour les transactions avec la sphère publique,
  • EDI,
  • Portail web,
  • Mail ;
• Sous différents formats :
  • UBL,
  • CII,
  • Factur-X,
  • PDF (converti au format Factur-X),
  • CPP facture.

L’avantage de la plateforme Freedz réside, entre autres, dans son suivi des statuts de traitement des factures présentés dans des tableaux de bord, idéal pour le pilotage de votre trésorerie. Par ailleurs, elle s’assure que les factures présentent toutes les mentions obligatoires (contrôle règlementaire) pour ne pas être rejetées ou retardées, une fois qu’elles seront transmises aux clients. Enfin, un autre avantage de Freedz est celui de vous alerter sur le statut de dépôt de vos factures sur Chorus Pro.

Vous l’aurez compris, la plateforme Freedz est multi-casquette : d’un côté, elle peut gérer la réception des factures fournisseurs, de l’autre, elle permet d’émettre, de suivre et d’archiver légalement pendant 10 ans les factures clients. Le tout de façon automatisée et dans le respect des exigences attendues par l’administration fiscale. Pour finir de vous convaincre de la performance de notre solution, demandez votre démo !

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