Initialement prévue à compter du 1er juillet 2024 et finalement reportée au 1er septembre 2026 (lire l’article : Report de la réforme facturation électronique : que faut-il savoir ?), la facture électronique deviendra obligatoire pour l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA. A partir de cette date, les entreprises ne pourront plus s’envoyer de factures entre elles, mais devront impérativement passer par des plateformes : soit par le portail public de facturation (PPF) soit par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Alors que la généralisation de la facture électronique devrait considérablement bouleverser le paysage de la facturation, nous vous proposons de revenir sur les principaux changements à venir.

Facturation électronique : de quoi parle-t-on ?

Au préalable, levons toute ambiguïté : une facture électronique n’est pas une facture scannée en PDF et échangée par mail. Une facture électronique, au regard de l’échéance de la réforme de la facture électronique, est une facture qui a été émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré. Autrement dit, son cycle de vie doit être électronique, de bout en bout. Dans ce nouveau paradigme, 3 types de formats se distinguent :

• Les factures au format structuré. EDI, EDIFACT, XML, UBL, UNCEFACT, CII… En plus de répondre à la norme européenne EN16931, les formats structurés permettent d’automatiser les traitements et l’intégration complète des données dans les chaînes comptables.
• Les factures au format non-structuré. Plus facile à créer depuis un logiciel de facturation, ce type de facture au format PDF/A-3 permet d’afficher la facture sous forme d’image non modifiable. Les factures sont ensuite déposées sur une plateforme qui les transforme en format structuré.
• Les factures au format hybride. Il s’agit notamment des factures au format Factur-X : un format mixte alliant un fichier PDF/A3, lisible par l’œil humain, associé à un fichier XML comprenant les données de facturation, lisible par les machines, afin d’automatiser les traitements.

Bon à savoir : A terme, il est prévu d’interdire les simples factures PDF, pour privilégier les formats contenant des données structurées qui présentent l’avantage d’être directement exploitables par les logiciels de comptabilité.

Obligation de facturation électronique : quel calendrier ?

L’objectif de la facturation électronique est de simplifier la vie des entreprises, tout en récoltant plus facilement la TVA, dans une optique de lutte contre la fraude. Initialement prévue au 1^er janvier 2023, l’entrée en vigueur de l’obligation de facturation électronique a été repoussée une 1ère fois au 1^er juillet 2024 puis une 2nd fois à 2026.

Le nouveau calendrier prévu se déploie en deux étapes :

• À compter du 1er septembre 2026 : obligation de recevoir des factures électroniques pour l’ensemble des entreprises françaises. Obligation d’émettre des factures électroniques pour les grandes entreprises et les ETI.
• À compter du 1er septembre 2027 : obligation d’émettre des factures électroniques pour les TPE et PME.

PDP, PPF, OD : de nouveaux flux de facturation et de nouveaux acteurs

Pour que la généralisation de la facturation électronique soit un succès, l’Etat a décidé de laisser le choix. En effet, à l’inverse de l’Italie où les entreprises doivent impérativement passer par la plateforme de l’Etat (schéma en X), la France a préféré opter pour un schéma en Y, en laissant la possibilité aux entreprises de recourir soit :

• Au portail public de facturation (PPF)
• Soit à des plateformes de dématérialisation privées partenaires de l’administration (PDP)

Dans ce nouvel écosystème, les outils de gestion et de pré-comptabilité qui n’auront pas fait la démarche de devenir une PDP seront considérés comme de simples opérateurs de dématérialisation (OD). Ces opérateurs offrant des services de dématérialisation de facture non immatriculés ne pourront pas transmettre de factures électroniques, ils devront également passer par le PPF ou une PDP.

PDP vs PPF : quelles différences ?

A la manière de Chorus Pro, le portail public de facturation (PPF) sera la plateforme gratuite proposée par l’Etat, permettant aux entreprises de déposer leurs factures, les saisir et recevoir des factures au format Factur-X. Par défaut, les entreprises seront affiliées au PPF qui propose donc un service sommaire, nécessitant une saisie manuelle.

PDP : des services supplémentaires

Selon un certain nombre de critères, des opérateurs privés seront immatriculés auprès de l’administration comme plateformes de dématérialisation partenaires, pour une durée de 3 ans renouvelable. Pour devenir PDP, les plateformes devront notamment obtenir la certification ISO 27001 et la certification SecNumCloud, délivrée par l’Anssi, pour garantir leur niveau de sécurité. Le rôle des PDP sera de :

• Convertir les factures transmises par les entreprises en factures électroniques, au format Factur-X, CII ou UBL.
• Contrôler leur validité
• Les transmettre à leurs destinataires
• Générer et transmettre à la DGFiP un e-invoicing ou un e-reporting, pour l’ensemble des factures B2B domestiques, les factures B2C et les transactions B2B internationales, en provenance ou à destination d’une personne morale assujettie non établie en France.

Tableaux de bord pour faciliter le pilotage des encours, services d’archivage, outils de gestion des factures fournisseurs, génération des factures de vente et d’achat… En plus de services de base proposés par le PPF, les PDP proposeront plusieurs services à valeur ajoutée, afin de simplifier encore plus les process des entreprises.

• Vous l’aurez compris : seules les PDP et le PPF pourront transmettre les factures à leurs destinataires et envoyer les données de factures ou de transactions à l’administration fiscale.

Facilitateur des relations clients-fournisseurs, Freedz accompagne depuis des années les entreprises dans la gestion dématérialisée de leurs factures fournisseurs. C’est donc tout naturellement que Freedz se positionne pour devenir une PDP, à l’aune de la généralisation de la facturation électronique. Si vous souhaitez d’ores et déjà simplifier la gestion de vos factures fournisseurs et anticiper la future obligation de facturation électronique, contactez-nous !

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