Facturation électronique dans l’habitat social : quelles obligations et quels avantages ?

Facturation électronique : une obligation réglementaire

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La réforme de la facture électronique vise à renforcer la compétitivité des entreprises et à simplifier les déclarations administratives. Dans cette optique, elle a pour objectif d’imposer aux entreprises d’émettre et de réceptionner l’ensemble de leurs factures sous format électronique.

À la différence d’une facture papier classique, mais aussi d’une facture numérisée ou « dématérialisée » (format PDF ou JPEG par exemple), la facture électronique comporte des données structurées qui permettent :

• L’authentification de l’émetteur ;
• L’intégrité du contenu et des données qu’elle contient ;
• La lisibilité par l’œil humain.

Face à l’ampleur de cette réforme, le calendrier de mise en œuvre a été reportée :

• A partir du 1^er septembre 2026, toutes les entreprises françaises devront être en capacité de recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises et ETI auront également pour obligation d’émettre leurs factures sous format électronique.
• A partir du 1^er septembre 2027, l’obligation d’émettre des factures sous format électronique s’étendra aussi aux PME et aux micro-entreprises.

Lire aussi : Report de la réforme facturation électronique : que faut-il savoir ?

La facturation électronique appliquée aux bailleurs sociaux

L’obligation de facturation électronique concerne, dans un futur proche, toutes les entreprises soumises à la TVA. Les bailleurs sociaux sont également concernés par cette réforme : les fournisseurs devront transmettre leur facture via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) homologuée par la DGFiP (Direction générale des Finances publiques) ou par le Portail de Public de Facturation (PPF).

Plus concrètement, les entreprises – telles que les bailleurs sociaux – devront répondre à une double exigence :

• Mettre en place un dispositif pour émettre ET recevoir les factures électroniques (e-invoicing),
• Transmettre les informations et les données de paiement à l’administration fiscale (e-reporting), afin de faciliter la collecte des informations et renforcer la transparence des transactions.

Facturation électronique : quels avantages pour les bailleurs sociaux ?

Si l’obligation de facturation électronique suscite des inquiétudes et des interrogations, elle s’avère néanmoins avantageuse : gains financiers, meilleure productivité, sécurité des données…

Réduction des coûts

Tous les mois, les directions administratives et financières doivent traiter des centaines voire des milliers de factures fournisseurs. De plus, sans réception électronique centralisée, celles-ci arrivent par mail et par courrier, ce qui complexifie leur prise en charge. Grâce à la facturation électronique, les factures sont réceptionnées sur une plateforme unique et certaines tâches sont automatisées, ce qui permet de réduire le temps de traitement lié à la réception des factures – et donc, les coûts humains associés.

Impression, envoi des courriers, affranchissement… L’émission de factures papier représente elle aussi un coût important pour l’entreprise. Le site des Finances Publiques estime le coût d’émission d’une facture papier supérieur à 10€, contre seulement le prix d’un timbre-poste pour celle d’une facture numérique.

Ainsi, que ce soit pour l’émission ou la réception des documents, la facturation électronique s’avère bien plus économique en termes de ressources financières et humaines.

Gain de temps

En supprimant la saisie manuelle, le contrôle et le suivi de traitement, la facture électronique permet d’automatiser les tâches chronophages et donc de dégager du temps aux directeurs administratifs et financiers. Ceux-ci peuvent alors se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme les litiges fournisseurs.

La saisie automatisée limite également les risques d’erreurs humaines et les pertes de données, tandis que les relations avec les fournisseurs sont améliorées : les échanges par mail ou téléphone pour s’assurer du traitement de la facture et les relances sont réduits.

Détecter les anomalies

Les plateformes de traitement des factures électroniques s’accompagnent d’outils d’analyse performants qui permettent de relever d’éventuelles anomalies en temps réel. Pour les bailleurs sociaux, les factures peuvent par exemple présenter un pic de consommation d’eau, signe avant-coureur d’une fuite pouvant occasionner des dégâts. Ainsi, la réception et le traitement de factures électroniques offrant une plus grande réactivité, les bailleurs sociaux peuvent intervenir rapidement en cas de consommation anormale.

Notons que la mise en place d’alertes peut également permettre d’identifier des variations inhabituelles de trésorerie ou des délais de paiement anormalement longs.

Simplifier le processus de gestion des factures de fluides

Chaque mois, les bailleurs sociaux doivent traiter de nombreuses factures comportant des données de consommation. Eau, électricité, gaz… D’un côté, ils reçoivent les factures des consommations via leurs fournisseurs, et de l’autre, ils refacturent les consommations aux locataires. Jusqu’à présent, ce travail demandait du temps et une grande concentration pour éviter tout risque d’erreur. Mais avec la facturation électronique, les bailleurs sociaux gagnent en rapidité et en efficacité : le processus de refacturation aux locataires est grandement facilité et la confiance avec les fournisseurs s’en voit renouvelée.

L’accès simplifié aux données et l’ajout d’informations complémentaires par les fournisseurs permettent de faciliter le traitement des factures par les clients. C’est par exemple le cas avec EDF qui inclut les données de consommation énergétique de chacun des points de livraison dans ses factures électroniques. Résultat, les bailleurs sociaux sont en mesure d’analyser et d’affiner le suivi de la consommation énergétique.

Lire aussi : Acteurs de l’immobilier : comment mieux gérer vos consommations de fluides grâce à la facturation électronique ?

Comme évoqué, la facturation électronique présente des avantages certains pour les bailleurs sociaux… Connaissance fine de la dette des locataires, traçabilité des factures, affranchissement des tâches répétitives, meilleure maîtrise des dépenses énergétiques … Ces sujets ont également une dimension environnementale et sociétale qui n’est pas anodine pour les acteurs de l’immobilier. Mais encore faut-il être bien accompagné pour fluidifier les relations entre fournisseurs et locataires et gagner en productivité !

Avec Freedz, vous avez l’assurance de bénéficier d’une expertise des besoins des bailleurs sociaux. Notre connaissance très fine de ce marché de niche et notre capacité à intégrer notre solution au sein de n’importe quel ERP permet d’envisager la transition digitale des services de manière sereine. Sans oublier que notre connaissance très importante de la gestion des factures de fluides est un atout dans les secteurs où l’énergie est un enjeu important.

Découvrez dès maintenant notre solution et passez à la facture électronique simplement. Demandez une démo !