L’obligation de facturation électronique : contrainte ou opportunité ?

La facturation électronique : une obligation légale

Une facture électronique s’apparente à un document qui reprend les informations d’une facture papier classique, mais émis, transmis et reçu dans un format numérique. Son but est de permettre la digitalisation de son cycle de vie, de sa création jusqu’à son archivage.

Point d’attention : une facture imprimée et numérisée n’est pas considérée comme une facture numérique ! Il s’agit uniquement d’une facture dématérialisée.

Aujourd’hui, l’obligation de facture électronique, désignée également par le terme « e-invoicing », prend de l’ampleur au sein des entreprises. Amenée à être généralisée dans les années à venir, elle nécessite la transmission à l’administration fiscale de certaines informations. Montant de l’opération, montant de la TVA… Cette seconde obligation appelée « e-reporting » permet d’avoir une meilleure vision de l’activité économique d’une entreprise.

Pour permettre aux entreprises de bien se préparer et aux acteurs (plateformes de facturation et dématérialisation) de garantir la stabilité de leur solution, la généralisation de la facture électronique a été reportée :

• À compter du 1^er septembre 2026: obligation de réception des factures électroniques pour l’ensemble des entreprises, et obligation d’émission pour les grandes entreprises, les ETI et les groupes TVA.
• À compter du 1^er septembre 2027 : obligation d’émission de factures électroniques pour les petites et moyennes entreprises et les microentreprises.

Cependant, depuis 2020, les entreprises ont déjà l’obligation de transmettre des factures électroniques au secteur public via le portail Chorus Pro.

Les objectifs de la facturation électronique

La généralisation de la facture électronique vise à :

• Lutter contre la fraude fiscale, notamment en ce qui concerne la TVA, grâce au recoupement des données ; la Cour des comptes et l’INSEE estimant un manque à gagner supérieur à 10 milliards d’euros chaque année (source : Observatoire de la justice fiscale).
• Accroître la connaissance de l’activité des entreprises en temps réel afin de pouvoir mettre en place des actions ciblées en matière de politique économique.
• Simplifier les déclarations de TVA et, plus généralement, les obligations déclaratives des entreprises via le pré-remplissage, permettant de faire gagner du temps à l’administration.
• Renforcer la compétitivité des entreprises en diminuant la charge administrative des services comptabilités et en sécurisant les relations commerciales, permettant dans le même temps des délais de paiement réduits.

Facturation électronique : un cap parfois difficile à passer

Si toutes les entreprises assujetties à la TVA devront passer à la facture électronique dans les années à venir, cette mesure suscite des appréhensions. Pour preuve, près de 45 % des entreprises estiment que la facturation au format électronique n’est pas une priorité et seulement 7,5 % se considèrent prêtes (source : Audecia).

Comment expliquer que de nombreuses entreprises hésitent à s’engager dans la transition numérique ?

• Un investissement financier important:  numériser les données au sein d’une entreprise demande d’investir dans de nouveaux outils ou services pour assurer une automatisation des factures en accord avec la réglementation. Même si ce type d’investissement engendre à termes une réduction des coûts, il peut être souvent difficile à appréhender pour certaines entreprises.
• Une formation difficile des équipes: passer à la facture électronique nécessite une nouvelle organisation des méthodes de travail et une évolution des connaissances. S’il est indispensable de faire monter en compétences les collaborateurs dans le domaine de la digitalisation, le temps de formation et d’adaptation peut générer des frustrations et des inquiétudes.
• Une résistance au changement: en entreprise, les habitudes ont la vie dure car elles sont rassurantes. Certains collaborateurs ou dirigeants refusent d’abandonner leurs méthodes traditionnelles.

De multiples bénéfices pour les entreprises

Bien plus qu’une solution pour lutter contre la fraude et simplifier les déclarations, l’obligation de facturation électronique présente de nombreux bénéfices pour les entreprises.

Gain de temps et d’efficacité

L’avantage qui vient immédiatement à l’esprit lorsque l’on évoque la facture électronique, c’est le gain de temps : finis l’étape du tri du courrier, la saisie manuelle des informations, le contrôle et la relecture des documents, place à une automatisation de la saisie et du contrôle de manière fluide. Ainsi, on estime que la facturation électronique réduirait de 75 % le temps de traitement (source : Docaposte).

Pour les collaborateurs, cela signifie moins de tâches administratives chronophages et plus de temps pour des missions à forte valeur ajoutée. Notons également que la dématérialisation permet de diminuer les délais de paiement et d’optimiser le traitement des impayés.

Amélioration des relations clients-fournisseurs

L’automatisation et la dématérialisation des factures facilitent grandement les échanges entre les clients et les fournisseurs. En effet, le risque d’erreur ou de perte d’un document est minimisé, et les délais d’envoi sont réduits, accélérant la circulation entre les différents services. La traçabilité de l’état de traitement des factures permet aussi un suivi en temps réel et une diminution des litiges : les échanges par téléphone ou par mail pour savoir si une facture a été traitée ou non deviennent anecdotiques. À la clé, la facturation électronique permet donc une meilleure communication et moins de risques de frictions !

Réduction des coûts sur le long terme

On estime que le traitement d’une facture papier classique varie entre 10 et 20 euros, alors que celui d’une facture électronique avoisine les 5 euros. Le passage à la dématérialisation permet donc une diminution de plus de 50 % des coûts de traitement qui s’explique par l’absence d’impression papier, de mise sous enveloppe, d’envoi postal, d’enregistrement et de gestion de l’archivage. Au-delà de l’automatisation du traitement des factures, l’optimisation plus généralisée des processus internes augmente ainsi les gains financiers d’économie à long terme.

Renforcement de la sécurité des processus

Les factures électroniques doivent répondre à 3 grands principes : l’authenticité (expéditeur identique à celui qui a effectué un service ou vendu un bien), l’intégrité du contenu (la facture ne peut être modifiable) et la lisibilité (le format doit être lisible par tous). Ces caractéristiques de la facturation dématérialisée garantissent une plus grande traçabilité et donc une meilleure fiabilité. C’est un moyen de sécuriser les paiements, d’éviter la dégradation des documents, et donc, de sécuriser l’ensemble du cycle de vie d’une facture.

Pour franchir le cap de la digitalisation, les entreprises ont besoin de s’appuyer sur des Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP) performantes et réactives. Voilà pourquoi Freedz a développé des solutions adaptées aux besoins de entreprises qui conjuguent sécurité des informations échangées et fort retour sur investissement. Dotée de fonctionnalités pointues, notre plateforme permet notamment de l’édition des factures dans un format standardisé, la transmission des données à l’administration, l’archivage électronique à valeur probante pendant 10 ans, le contrôle de cohérence des données… Mais aussi le dialogue avec d’autres PDP et avec le PPF (Chorus Pro). Pour en savoir plus sur notre solution, contactez-nous !