Syndics, libérez-vous des factures ! Freedz simplifie votre gestion au quotidien
Selon les chiffres disponibles de l’Agence nationale de l’habitat (ANAH), la France comptait en 2022, 526 063 copropriétés, dont 224 890 fonctionnaient sans syndic, 268 303 faisaient appel à des syndics professionnels (de type Nexity ou Foncia) et 32 870 s’auto géraient, grâce à l’institution d’un syndic bénévole. En 2024, l’ANAH répertoriait près de 600.000 copropriétés. En charge de la gestion des contrats de service et du suivi rigoureux des dépenses communes, les syndics, professionnels ou bénévoles, doivent jongler au quotidien avec des factures, entre appels de fonds, factures fournisseurs et frais d’honoraires le cas échéant. D’autres acteurs sont également concernés : les bailleurs sociaux, qui bien souvent endossent la casquette de syndic. Face à cet enjeu, la dématérialisation des factures s’impose comme une solution incontestable pour leur simplifier la tâche et les aider à gagner en efficacité.
Dans un contexte où les exigences de transparence, d’efficacité et de conformité sont croissantes, Freedz, en tant que seule Plateforme agréée du secteur du bâtiment et de l’immobilier, s’affirme comme un partenaire de premier plan pour ces acteurs. Explications.
Quels sont les enjeux autour de la gestion des factures par les syndics ?
Volume et diversité des factures
Si l’on se concentre sur le cas des syndics professionnels qui, selon les départements et les régions, peuvent gérer jusqu’à une soixantaine de copropriétés 1, la question du volume et de la diversité des factures se pose inévitablement. Entre les factures classiques des dépenses énergétiques communes (eau, électricité, chauffage), les factures liées à l’entretien de l’environnement du patrimoine (paysagiste par exemple) ou encore de celles liées au bâtiment, les syndics doivent fournir un travail conséquent pour réussir à rapprocher les factures et prestations correspondantes.
🔎 Sur le sujet, lire : Le rapprochement de facture, comment s’y prendre ?
TVA : le casse-tête
Lorsqu’un bailleur social agit en tant que syndic, il gère les parties communes de l’immeuble pour le compte de la copropriété. Cette gestion peut inclure des activités soumises à la TVA (comme certains travaux de rénovation, l’entretien, ou les services fournis à la copropriété) et d’autres qui ne le sont pas. La distinction clé, ici, est entre les activités économiques soumises à la TVA et les activités de gestion pure qui peuvent ne pas l’être. La gestion courante d’une copropriété peut ne pas être considérée comme une activité économique au sens de la TVA, surtout si elle se limite à la collecte des charges et à la redistribution aux fournisseurs pour des services non soumis à la TVA. En revanche, un bailleur social-syndic qui réalise des activités soumises à la TVA (souvent des travaux), doit s’inscrire comme assujetti à la TVA et respecter les obligations correspondantes, comme la déclaration et le paiement de cette taxe.
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, la conformité, la sécurité et la traçabilité deviennent des priorités majeures dans la gestion des factures, qui devront désormais être dématérialisées au format électronique. Freedz, aujourd’hui Plateforme agréée (PA), garantit aux acteurs de l’immobilier, notamment aux syndics et bailleurs sociaux, une solution répondant aux exigences réglementaires les plus strictes.
Freedz : simplifier la gestion des factures
Freedz facilite le travail quotidien des syndics qui gèrent de multiples copropriétés et traitent un volume important de factures. C’est notamment le cas du bailleur social Logeo Seine, qui, confronté à un accroissement de 40% des factures fournisseurs, a trouvé avec Freedz un outil adapté à son activité pour gagner un temps considérable sur le traitement des factures fournisseurs et se mettre en conformité avec la réforme de la facturation électronique dont l’échéance approche (1er septembre 2026).
🔎 Lire le cas client : Logeo Seine – Répondre à un fort accroissement du volume entrant de factures et être prêt pour la réforme
Freedz offre aux professionnels de l’immobilier (syndic et bailleurs sociaux notamment) une solution intégrée pour la gestion des factures fournisseurs et des factures clients dans un espace unique. La plateforme centralise toutes les factures fournisseurs (électricité, eau, entretien, maintenance, etc.) et les appels de fonds dans un environnement unique et sécurisé. Chaque copropriété est identifiée via son numéro RNIC (Registre National d’Immatriculation des Copropriétés), ce qui garantit une traçabilité parfaite et un classement fiable des documents.
Pour les bailleurs sociaux qui agissent en syndic, cette centralisation facilite également la gestion des appels de fonds qui sont nombreux et souvent émis par des syndics bénévoles ou professionnels. Freedz offre la possibilité de recevoir les appels de fonds directement via une interface ou par envoi automatisé par email, évitant ainsi la dispersion et simplifiant la validation et le paiement.
La plateforme intègre tous les types de factures, même hors champ de la réglementation e-invoicing, grâce à la fonctionnalité de e-reporting, ce qui est particulièrement utile pour les copropriétés où interviennent des prestataires variés avec des exigences fiscales différentes (notamment en matière de TVA).
Prenons ici un exemple : une copropriété fait appel à une entreprise pour gérer ses espaces verts ou à un ascensoriste pour une intervention sur un ascenseur de la résidence. Les prestataires envoient leur facture au syndic, assujetti à la TVA, qui gère la copropriété, qui elle est non assujettie à la TVA. La facture étant adressée à la copropriété, elle ne rentre pas dans le champ d’application de l’e-invoicing, mais sera en revanche soumise à l’obligation de e-reporting pour son émetteur.
Sur le sujet, lire : 🔎E-reporting : tout connaître sur l’obligation de transmission des données de transactions
👉Par conséquent, Freedz est une plateforme qui prend en charge aussi bien les factures d’e-invoicing que les factures qui relèvent uniquement de l’e-reporting. Ce qui en fait une solution particulièrement appréciée des gestionnaires de copropriétés, car adaptée à des cas d’usages différents.
En résumé, Freedz permet aux syndics professionnels et bénévoles ainsi qu’aux bailleurs sociaux de gagner un temps précieux, de limiter les erreurs, de consolider les données comptables et d’offrir plus de transparence aux copropriétaires.
FAQ : Freedz, la solution pour mieux gérer la copropriété
Pourquoi les bailleurs sociaux sont-ils concernés par la plateforme Freedz ?
Parce qu’ils agissent souvent en tant que syndics et gèrent les parties communes pour le compte des copropriétés. Par conséquent, ils ont besoin d’un outil sécurisé, conforme et efficace pour traiter factures et appels de fonds.
Comment Freedz facilite-t-elle le travail des syndics bénévoles et professionnels ?
En centralisant toutes les factures et appels de fonds dans un espace unique, en automatisant la réception des documents, en assurant une traçabilité parfaite, et en simplifiant les processus de validation et de paiement.
Quels sont les bénéfices pour les copropriétaires ?
Plus de transparence dans la gestion des charges, un accès facilité aux documents, une meilleure communication ainsi qu’une gestion plus réactive des demandes ou litiges.
Quels gains concrets en termes d’efficacité et d’économie ?
Une réduction significative du temps passé sur la gestion administrative, une diminution des erreurs, une meilleure coordination avec les fournisseurs et une optimisation des coûts grâce à une meilleure visibilité sur les flux financiers.
(1) Source : newsletter La Stat’Copro, éditée par actes.immo . Notons qu’il existe de fortes disparités dans la répartition des copropriétés gérées par les syndics professionnels en France.
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