Réforme de la facturation électronique : 5 cas d’usage que vous devez maîtriser

2. Gérer les factures de situation de travaux

« L’irritant » qui fait perdre du temps :

La gestion des factures de situation de travaux dans les projets immobiliers peut devenir un casse-tête. Mais de quoi parle-t-on au juste ? La facture de situation, encore appelée situation de travaux, facture d’avancement, ou encore facture intermédiaire, correspond au document qu’adresse un prestataire pour étaler la facturation d’un chantier et ainsi se faire payer au fur et à mesure de l’avancement du projet. Ce document permet au fournisseur du bâtiment d’établir une nouvelle facture en fonction de l’état réalisé du chantier depuis la dernière échéance. 

Or, les maîtres d’ouvrage (MOA) ont souvent du mal à faire correspondre les états d’avancée des travaux avec les factures envoyées par les entreprises du bâtiment. Cela peut entraîner des erreurs de paiement, des retards, et surtout mobiliser beaucoup de temps et d’énergie !

→ Freedz simplifie cette gestion grâce à un workflow de validation structuré. Le maître d’œuvre (MOE), la plupart du temps un co-traitant, un titulaire de marché, un bureau d’études ou un cabinet d’architectes, a la possibilité de saisir directement les états de travaux dans la plateforme Freedz, permettant ainsi une correspondance exacte entre les travaux réalisés et les factures des entreprises. De plus, un suivi en temps réel permet à tous les intervenants de vérifier l’avancement des validations et des paiements, offrant ainsi une transparence totale tout au long du processus.

3. Bien gérer les factures d’acomptes des fournisseurs

Gare à la confusion :

Les entreprises, comme les bailleurs sociaux par exemple, doivent être en mesure de distinguer les factures d’acompte des situations de travaux, notamment dans les projets complexes où plusieurs paiements sont effectués avant la fin des travaux. Cela nécessite un suivi précis et une gestion claire des différentes catégories de factures.

Et pourtant, on ne parle pas de la même chose. La facture d’acompte est émise avant le démarrage des travaux ou de la prestation, afin de solliciter un paiement partiel anticipé. En revanche, la situation de travaux est basée sur l’avancement réel des travaux, et les montants facturés correspondent aux prestations effectuées jusqu’à une date précise.

→ La plateforme Freedz permet d’assurer une traçabilité parfaite des factures d’acomptes, qui sont distinctes des factures de situation de travaux. Comme nous l’avons plus haut, Freedz propose d’ailleurs un module spécifique pour gérer les situations de travaux. La confusion entre facture d’acompte et situation de travaux n’est donc plus permise. Avec Freedz, vous pouvez suivre chaque facture d’acompte de manière détaillée. La plateforme offre également un suivi précis des paiements et des acomptes restants à régler.

Rappelons que le législateur impose désormais l’émission d’une facture, dès lors qu’un acompte est versé par un client pour la livraison de biens. Elle peut être émise soit par le bénéficiaire (fournisseur, co-traitant, sous-traitant) soit par le client lui-même (par un système d’autofacturation par exemple).

       4. Respecter l’e-reporting                                                                                                                                                                                                                         Respecter les nouvelles obligations fiscales :

L’obligation de transmettre à la DGFiP les données des transactions non couvertes par la facturation électronique, via l’e-reporting, est un autre aspect de la réforme qui peut être difficile à gérer. Les entreprises doivent s’assurer que toutes les données nécessaires sont correctement extraites et transmises dans les bons formats. Les informations transmises serviront à préremplir les déclarations de TVA ou de lutte antifraude.

→ Freedz facilite l’e-reporting en générant des factures électroniques pour les clients particuliers, qui peuvent être soumises directement via une Plateforme de Dématérialisation et de Transmission (PDP). La plateforme identifie automatiquement les données nécessaires à l’e-reporting et s’assure qu’elles sont correctement formatées avant leur soumission à la DGFiP. Ainsi, l’entreprise s’assure de respecter toutes les obligations fiscales sans perte de temps ni risque d’erreur.

5. Dématérialisation des appels de fonds

Gérer efficacement les appels de fonds :

La gestion des appels de fonds dans les projets immobiliers peut s’avérer complexe, notamment pour les bailleurs sociaux. Il est essentiel de garantir une gestion fluide et rapide des paiements, tout en s’assurant que les informations sont transmises de manière sécurisée et conforme. Ces dernières années, les études montrent que de plus en plus de bailleurs sociaux agissent en tant que syndics professionnels. Conséquence : la quantité de factures à gérer pour les services comptables de ces derniers explosent, d’où la nécessité d’utiliser une solution comptable fiable pour intégrer, parfois, la gestion de milliers d’appels de fonds …

→ Freedz propose une solution de dématérialisation des appels de fonds qui simplifie le processus pour les bailleurs sociaux. Grâce à la plateforme, les appels de fonds sont générés de manière automatique et peuvent être envoyés directement aux parties concernées, avec un suivi transparent du traitement de chaque demande. De plus, toutes les informations sont centralisées, ce qui permet une gestion optimale des paiements et un meilleur contrôle des flux financiers.

En conclusion, la réforme de la facturation électronique représente une véritable opportunité pour les entreprises immobilières de moderniser leurs processus. Avec la plateforme Freedz, elles peuvent répondre aux enjeux de cette réforme en toute simplicité et garantir leur conformité avec les nouvelles obligations fiscales et administratives. Vous êtes désormais prêts à maîtriser ces cas d’usage et à tirer parti des avantages de l’automatisation.