PA Immobilière: the tailor-made solution for the accounting management of social landlords
Social housing providers face complex challenges in simultaneously managing customer and supplier invoices, a task that is crucial to their financial and operational stability. This dual management of rental income and expenses related to the maintenance and development of the housing stock presents specific difficulties that deserve special attention. That's why, if you are a social landlord, with the electronic invoicing reform approaching, it is in your best interest to consider using an approved platform for the dematerialization of your invoices that is adapted to your professional environment and its obligations.
A complex double accounting game
The Law for the Evolution of Housing and Digital Development (Élan) designed to deregulate the housing sector by encouraging social housing organizations to sell housing more easily, particularly to their occupants, has shaken up the social housing sector. The law gives social landlords the option to sell properties they previously owned, transforming them into full co-owners of the other properties still being rented out. As a result, social landlords now have to take on the dual role of social landlord and co-owner, and are responsible for managing and settling their calls for funds, issued by a property manager, whether professional or voluntary. This property manager represents the co-owners' association of a co-ownership registered with the ANAH, the National Housing Agency.
The difficulty for social landlords lies in managing invoices issued by property managers, who do not all follow the same invoicing procedures. Under these circumstances, it is very difficult for a social landlord to find a single tool capable of harmonizing all billing flows.
With the increase in home ownership in social housing, some social landlords act as professional property managers. They are then responsible for issuing and managing the necessary calls for funds for the properties they administer. Given that in most cases, four calls for funds are made in a year, plus an adjustment call for the year, managing calls for funds quickly becomes complex and time-consuming for a social landlord's accounting department.
However, should you feel helpless in the face of the growing complexity of organizing customer and supplier accounting as smoothly as possible?
Digitalization of the real estate sector: there's no turning back
You will have noticed that the acronym "ÉLAN" contains the terms " digital development." The legislature wanted to accelerate the digitization of the real estate sector with the aim of creating greater simplicity and transparency in the administration of real estate. Several decrees of the ÉLAN law streamline the management of co-ownership. Among these measures, co-owners now have access to a secure digital space where they can view notices of calls for funds for the last three years (this measure applies to notices of calls for funds sent by the property manager since July 1, 2020), calls for funds for works, and their individual accounts as approved by the annual general meeting.
Driven by accelerated digitization, condominium management is undergoing modernization, primarily affecting social landlords. This is whythe widespread use of electronic invoicing for B2B exchanges, driven by a major reform, is a logical extension of the ÉLAN law for real estate players, including social landlords. While it may seem restrictive at first glance, the electronic invoicing reform is a real opportunity for social landlords to drastically reduce the time spent on customer/supplier accounting and, above all, to simplify it, not to mention clarify it!
Dans ce contexte, alors que chaque entreprise a désormais l’obligation de choisir une plateforme agréée (PA), choisir une PA adaptée aux problématiques de gestion des flux comptables et déjà aguerrie aux enjeux de facturation des acteurs du secteur de l’immobilier et de l’habitat social dont vous faites partie est un véritable choix stratégique. Here is everything you can expect from this wise choice. 
Choisir une PA spécialisée dans l’immobilier …
- Respect des obligations légales : les PA dédiées garantissent la conformité avec les lois françaises telles que la loi ALUR et la loi ELAN, qui imposent la dématérialisation des documents et des processus dans l’immobilier.
- Centralisation des factures clients/fournisseurs : les PA spécialisées permettent aux acteurs de l’immobilier de collecter et de traiter l’ensemble des factures fournisseurs/client dans un espace de travail unique.
Il en va de même avec les appels de fonds qui peuvent désormais y être centralisés, chaque copropriété étant considérée comme un fournisseur.
L’automatisation du dépôt permet de simplifier la gestion administrative des appels de fonds en facilitant le suivi et le règlement des paiements selon les différentes échéances. La réconciliation des comptes et la gestion des documents sont largement facilitées.
- Invoice flow management : These enable automated and compliant management of invoices, including sector-specific features such as the re-invoicing of utilities (electricity, gas, water), subcontracting, and co-contracting.
Les bailleurs sociaux doivent prendre en charge les factures des consommations de fluides (électricité, gaz, eau) et procéder à leur refacturation auprès des locataires. Jusqu’à maintenant, cette tâche nécessitait beaucoup de temps et une attention particulière pour minimiser les risques d’erreur …
Certains énergéticiens incluent déjà les informations sur la consommation énergétique de chaque point de livraison dans leurs factures électroniques. Ainsi, les bailleurs sociaux peuvent analyser plus précisément et affiner le suivi de la consommation énergétique.
Gérer la complexité des flux de facturation liés aux travaux. Fini le rapprochement laborieux entre les factures des sous-traitants et co-traitants et l’état d’avancée des différents travaux validé par un maître d’ouvrage.
- Intégration fluide avec les outils existants : les PA spécialisées collaborent avec des éditeurs de logiciels immobiliers, garantissant une compatibilité optimale avec les systèmes déjà en place.
- Analytical tools : Dedicated electronic invoice management platforms are equipped with advanced analysis tools that can detect anomalies in real time.
Une facture peut signaler une consommation d’eau anormalement élevée, ce qui peut indiquer une fuite susceptible de provoquer des dégâts. Grâce à la réception et au traitement des factures électroniques, qui offrent une réactivité accrue, les bailleurs sociaux peuvent intervenir rapidement en cas de consommation suspecte.
… Avec tous les avantages d’une PA classique
- Automatisation des tâches répétitives : les PA réduisent considérablement le temps consacré aux tâches de recoupement des informations liées aux factures fournisseurs et clients. Du temps libéré pour les équipes comptables qui peuvent se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Reduction of human error : automation minimizes the risk of errors in documents and processes, improving accuracy and reducing potential disputes.
- Real-time access to data : professionals can consult their information from anywhere, facilitating collaborative work and increasing their responsiveness to customers or partners.
- Suivi et traçabilité : les PA permettent un suivi complet des transactions, offrant une transparence totale sur l’état d’avancement des factures ou contrats.
- Économies sur les frais administratifs : en supprimant les coûts liés à l’impression, à l’affranchissement et au traitement manuel, les PA permettent une gestion plus économique.
- Optimization of the payment cycle : by speeding up the processing and sending of invoices through digitization, they improve cash flow management and reduce payment times.
- Speed and simplicity: customers and suppliers benefit from rapid management of their requests (invoice status, legal documents), which increases their satisfaction.
- Increased transparency : thanks to digital traceability, stakeholders can track the progress of transactions with complete transparency.
- Archivage sécurisé : les PA offrent un stockage numérique sécurisé pour les documents sensibles, garantissant leur accessibilité tout en respectant les normes légales de conservation.
En résumé, une PA dédiée au secteur immobilier est un outil stratégique pour moderniser et optimiser les processus tout en répondant aux exigences spécifiques du domaine. Elle offre un gain en productivité, en conformité réglementaire et en satisfaction client.
With the Freedz platform, you benefit from a solution for digitizing the processing of supplier invoices and customer invoices that complies with future regulations on electronic invoicing.
Freedz is a platform that allows real estate professionals to centralize and process all finvoices from suppliers and customers in one place. It also offers the possibility of grouping together calls for funds, with a co-ownership being treated as a supplier.
Other articles you may be interested in:
Dématérialisation des factures dans l’immobilier : quels outils pour les bailleurs sociaux afin de gagner en efficacité et conformité ?
Work situation: 8 obstacles that are holding back your projects... and how Freedz eliminates them!
