Freedz, la solution de validation des factures fournisseurs pour les acteurs de l’immobilier
Entre délais de paiement, contrôles de conformité et risques de pertes de documents, la gestion manuelle des factures fournisseurs devient un véritable casse-tête pour les professionnels de l’immobilier et du bâtiment. Et que faire quand le volume de factures entrantes explose à la suite d’un rapprochement d’entreprises par exemple ? Aussi, les équipes comptables se retrouvent submergées par un afflux de factures qu’elles n’arrivent plus à traiter efficacement.
La réforme de la facturation électronique qui arrive en 2026 vient bousculer les entreprises dans la mise en place de nouveaux standards. Elle induit de nouveaux process opérationnels et comptables certes, mais représente aussi une formidable opportunité pour concilier conformité réglementaire, optimisation des coûts et surtout gagner un temps inestimable quand le volume de factures fournisseurs s’accroît ! Freedz, la seule Plateforme Agréée de l’immobilier et du bâtiment propose une solution de validation des factures fournisseurs parfaitement adaptée à ces défis sectoriels. On vous explique pourquoi dans cet article 
Traitement des factures fournisseurs : accélérer !
La réforme de la facturation électronique, qui entrera progressivement en vigueur à partir de Septembre 2026, bouleverse les pratiques comptables traditionnelles. Pour les entreprises du bâtiment, cette évolution réglementaire constitue une opportunité unique de moderniser leurs processus de gestion des factures fournisseurs.
Par conséquent, l’automatisation du traitement des factures fournisseurs devient non seulement recommandée, mais obligatoire pour respecter les nouvelles exigences administratives.
Cette transformation s’impose avec d’autant plus de force dans le secteur de l’immobilier que les volumes de factures y sont particulièrement élevés. Entre les fournisseurs de matériaux, les sous-traitants, les prestataires techniques et les services connexes, une entreprise de bâtiment traite quotidiennement des dizaines, voire des centaines de documents comptables.
C’est pourquoi l‘automatisation du workflow de validation des factures fournisseurs devient un prérequis pour maintenir un niveau de performance acceptable. La réforme de la facture électronique n’est pas une contrainte, mais au contraire une opportunité incroyable de gagner du temps sur des tâches chronophages !
Une facturation fournisseurs efficace : quels avantages ?
Une solution de validation des factures fournisseurs performante apporte des bénéfices tangibles et mesurables :
- Réduction drastique des délais de traitement. Là où un processus manuel peut nécessiter plusieurs jours entre la réception d’une facture et sa validation définitive, l’automatisation permet de traiter les documents en quelques heures, voire en temps réel pour les factures les plus simples.
- Fiabilisation des données. Les erreurs de saisie, fréquentes dans les processus manuels, disparaissent grâce aux contrôles automatisés.
Les montants, les références de commandes, les informations fournisseurs et les données fiscales sont vérifiés systématiquement, réduisant considérablement les risques d’erreurs comptables et de litiges commerciaux.
- Optimisation de la trésorerie. L’accélération des cycles de validation offre une visibilité complète sur les échéances de paiement.
Les entreprises peuvent aussi mieux piloter leur cash-flow et négocier des conditions de règlement avantageuses avec leurs fournisseurs. Un point crucial dans l’immobilier, où les cycles de facturation et de paiement sont souvent longs et complexes.
- Amélioration des relations fournisseurs. Un processus de validation fluide et transparent renforce la confiance des partenaires commerciaux. Les fournisseurs apprécient la prévisibilité des paiements et la réduction des relances administratives.
Enfin : fluidifier ses relations fournisseurs, c’est faciliter des négociations futures …
Optimiser la facturation fournisseurs
Comment optimiser la facturation fournisseurs : Mode d’emploi
Cartographier l’existant pour mieux transformer
Cartographier l’existant pour mieux transformerPour commencer, avant d’envisager toute automatisation, il convient d’effectuer un diagnostic complet de vos processus actuels.
Cette analyse doit porter sur plusieurs dimensions : le volume et la typologie des factures reçues, les canaux de réception (courrier, e-mail, portail), les circuits de validation en place et les outils utilisés.
L’inventaire des outils existants (logiciels comptables, tableurs, systèmes ERP) permet également d’identifier les compatibilités techniques et les besoins d’intégration. Cette cartographie technique conditionne largement le choix de la future solution et la stratégie de migration.
Centraliser pour mieux contrôler
Centraliser pour mieux contrôlerLa centralisation des factures fournisseurs constitue un préalable indispensable. Cette démarche consiste à créer un point d’entrée unique pour tous les documents, quels que soient leur format d’origine et leur mode de transmission.
Une plateforme comme Freedz excelle dans cette mission en proposant aux fournisseurs de déposer leurs factures sur un portail dédié. De quoi faciliter la vie de vos prestataires qui seront ravis de gagner du temps en évitant les envois d’e-mails et autres courriers papier !
En outre, la centralisation facilite également la mise en place de contrôles automatisés et homogènes. Toutes les factures passent par les mêmes étapes de vérification, bénéficient des mêmes règles de validation et sont soumises aux mêmes standards de qualité
Freedz propose d’ailleurs des supports de communication pour permettre à vos fournisseurs de transmettre leurs factures simplement vers votre espace de dépôt. Plus de 18.000 fournisseurs sont raccordés à Freedz, permettant de créer un écosystème d’acteurs de l’immobilier et du bâtiment.
Automatiser le circuit de validation
Automatiser le circuit de validationL’automatisation du workflow de validation des factures représente le cœur de la transformation digitale. Objectif : définir des règles métier claires et les traduire en processus automatisés.
Pour les entreprises de l’immobilier et du bâtiment, ces règles peuvent inclure le rapprochement du bon de commande / bon de livraison avec la facture associée, le contrôle des montants par rapport aux devis initiaux, la validation des informations relatives aux chantiers … Chaque facture suit alors un parcours prédéfini qui intègre ces contrôles spécifiques au secteur.
L’intégration simplifiée au système de gestion de la comptabilité fournisseurs constitue un élément clé de cette automatisation. Les données validées doivent pouvoir être transmises directement aux outils comptables sans ressaisie, garantissant la cohérence des informations et l’efficacité du processus global.
Garantir la traçabilité et la conformité
Garantir la traçabilité et la conformitéL’archivage électronique à valeur probante représente l’aboutissement du processus dématérialisé. Cette exigence, particulièrement stricte dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, impose de conserver une trace complète et inaltérable de chaque étape du traitement des factures.
Freedz : la solution pour les pros de l’immobilier
Freedz se distingue par sa parfaite compréhension des enjeux spécifiques au secteur du bâtiment. Cette expertise se traduit par des fonctionnalités dédiées qui facilitent grandement la gestion quotidienne des factures fournisseurs :
- Validation et intégration des factures reçues en tenant compte des particularités du métier : situations de travaux, facturations d’acomptes, gestion des retenues de garantie, ou encore traitement des factures de sous-traitance.
👉Ces spécificités, souvent négligées par les solutions généralistes, sont nativement intégrées dans Freedz.
- Interface utilisateur pensée pour les professionnels de l’immobilier et du bâtiment. Elle simplifie les tâches quotidiennes tout en offrant la puissance fonctionnelle nécessaire au traitement de volumes importants.
🚀 Par conséquent, les équipes comptables peuvent ainsi se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée plutôt que sur les saisies répétitives.
- Capacité d’intégration avec les principaux logiciels métier du secteur. Qu’il s’agisse d’ERP spécialisés BTP, de solutions de gestion de chantier ou d’outils de comptabilité sectorielle, la plateforme s’interface naturellement avec ces systèmes existants
- Conformité avec les exigences de la réforme de la facturation électronique. Cette certification officielle assure aux utilisateurs le respect des standards techniques et réglementaires les plus stricts.
- Archivage électronique à valeur légale intégré à la solution qui répond aux exigences légales de conservation des documents comptables.
🚀D’ailleurs, Freedz archive les factures et leurs métadonnées pendant 10 ans, dans des conditions de sécurité maximale. Et des garanties d’intégrité et d’authenticité reconnues par l’administration fiscale.
- Cybersécurité assurée. Freedz met en œuvre les meilleures pratiques : chiffrement des données, contrôles d’accès renforcés, sauvegardes régulières et monitoring continu des infrastructures.
- Gestion des factures des fournisseurs d’énergie. Une entreprise comme EDF envoient déjà les factures à ses clients via la plateforme Freedz (tout comme Engie, Dalkia, TotalEnergies, etc).
🚀Pour les acteurs de l’immobilier locatif, c’est un bon moyen de simplifier les processus de refacturation aux locataires. Pour les acteurs de l’immobilier tertiaire, c’est également une façon d’améliorer les reportings réguliers de la consommation des bâtiment. Et détecter des anomalies de consommation.
Domofrance transforme sa gestion des factures fournisseurs
Vincent Cailheton, Directeur comptable chez Domofrance (bailleur social gérant 42.000 logements), témoigne de sa transformation digitale :
❌ AVANT Freedz : Les contraintes du tout-papier
- 115.000 factures/an entièrement papier à traiter manuellement
- Service courrier surchargé avec risques de pertes et doublons
- Processus manuel contraignant face à l’augmentation des volumes (de 115.000 à 150.000)
- Gestion complexe des situations de travaux avec circuits multiples
- Délais de traitement rallongés par les vérifications manuelles
✅ APRÈS Freedz : L’efficacité automatisée
- 100 plus gros fournisseurs dématérialisés générant 80% des factures
- Dépôt direct par les fournisseurs qui corrigent eux-mêmes les erreurs
- Gain de temps significatif pour se concentrer sur l’analyse comptable
- Module Situation de Travaux spécialisé avec signature horodatée des maîtres d’œuvre
- Anticipation de 2 ans sur la réforme de facturation électronique
⏩Lire notre témoignage client : Domofrance – Implémenter une solution de gestion dématérialisée des factures fournisseurs à grande échelle
Comment transformer le « casse-tête quotidien » de la gestion des factures fournisseurs en avantage concurrentiel ? La réponse se trouve dans le choix d’une solution de validation des factures fournisseurs adaptée aux réalités de l’immobilier et du bâtiment. Freedz vous offre une triple opportunité. Simplifier vos processus, améliorer votre trésorerie et renforcer la collaboration avec vos fournisseurs. Et garantit votre conformité réglementaire.
Au-delà de la conformité 2026, vous allez gagner en productivité et en compétitivité !
🚀Ne subissez pas la réforme : n’attendez pas pour vous équiper ! Découvrez dès aujourd’hui comment Freedz peut transformer la gestion de vos factures fournisseurs.
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