En France, le calcul de l’impôt sur les sociétés est basé sur la déclaration annuelle des bénéfices de l’entreprise. Cette dernière peut parfois faire l’objet d’un contrôle par l’administration fiscale, en particulier si des manques, des erreurs ou des oublis sont constatés.

En tant que Directeur·ice Administratif·ve et Financier·ère, l’une de vos principales missions est donc de vous assurer de la bonne tenue des comptes de l’entreprise. Vous devez également mettre en place les outils nécessaires (logiciel comptable certifié, etc.) pour respecter la législation. Afin d’éviter les contrôles fiscaux, voici 3 aspects sur lesquels il est nécessaire d’être vigilant.

Contrôle des immobilisations et des amortissements

Les immobilisations sont des actifs destinés à fournir un service, à être utilisés ou à produire des biens. Elles sont inclues dans le patrimoine de l’entreprise et leur utilisation va au-delà de la clôture de l’exercice comptable en cours. Les immobilisations génèrent des ressources que l’entreprise doit évaluer et contrôler chaque année.

Elles sont classées en 3 grandes catégories :

• Les immobilisations financières: droits de créances, prêts accordés aux salariés, titres de participations ou encore dépôts et cautionnements… ces biens correspondent aux actifs monétaires de l’entreprise.
• Les immobilisations corporelles: il s’agit de l’ensemble des actifs physiques possédés par l’entreprise comme les machines, les outils, le matériel informatique, le parc automobile, les bâtiments ou les terrains…
• Les immobilisations incorporelles: elles correspondent à tous les actifs non physiques et non monétaires tels que les licences, les brevets, les logiciels, etc.

Quand l’entreprise acquiert un bien ou du matériel, elle doit déclarer le « coût d’acquisition ». Il s’agit de la valeur du bien au moment où il entre dans le patrimoine de l’entreprise.

Une fois l’acquisition comptabilisée, l’immobilisation doit faire l’objet d’un amortissement toutes les années suivant l’acquisition. L’amortissement prend en compte, sur la base d’une durée probable d’utilisation, la perte de valeur du bien consécutive à son utilisation.

Le calcul du coût des immobilisations étant relativement complexe, c’est généralement un point sur lequel l’administration est particulièrement vigilante.

Les contrôles de l’administration fiscale peuvent donc concerner :

• La comptabilisation exacte des immobilisations et de leur amortissement,
• Le contrôle de la base amortissable et des taux,
• La vérification de la date d’inscription de l’immobilisation et du calcul du prorata en cas d’acquisition au cours de l’année.

Il est conseillé de classer et conserver l’intégralité des factures correspondant aux immobilisations afin de faciliter les déclarations et les contrôles.

Contrôle de la déclaration de la TVA

La TVA est, sans doute, l’opération qui suscite le plus de contrôle de la part de l’administration fiscale. L’un des problèmes les plus courants rencontrés par les entreprises est le décalage entre le chiffre d’affaires déclaré et le montant de la TVA déductible. En effet, les erreurs sont souvent nombreuses en raison de certaines subtilités comptables.

Par exemple, selon la nature de l’achat, la TVA n’est pas déductible au même moment. Dans le cas d’un bien, la TVA est déductible à la date de facturation tandis que pour une prestation de service, la TVA doit être déduite à la date de paiement. Or, de nombreuses entreprises déduisent la TVA au moment de la facturation, ce qui entraine des erreurs de comptabilité.

Le contrôle fiscal de la TVA peut se dérouler de trois manières différentes :

• Le contrôle sur pièce, sans avertissement préalable de l’entreprise.
• L’examen de comptabilité: il est réalisé à distance et consiste à vérifier les écritures comptables.
• La vérification de comptabilité: réalisé dans les locaux de l’entreprise, il s’agit de contrôler les documents comptables.

Si aucune rectification n’est envisagée après le contrôle, l’administration fiscale envoie à l’entreprise un avis d’absence de rectification. Dans le cas contraire, elle transmet une proposition de rectification motivée à laquelle l’entreprise doit répondre dans un délai de 30 jours. Il lui est alors possible d’accepter la rectification ou de transmettre des observations. Un vérificateur sera alors chargé de transmettre sa réponse finale dans un délai de 60 jours environ.

Si l’entreprise est en désaccord avec l’administration, il lui est possible de saisir le supérieur hiérarchique du vérificateur et l’Interlocuteur départemental.

Archivage à valeur probante

Dernier point de vigilance pour les entreprises : l’archivage des documents comptables et administratifs. Le Code de Commerce contraint les entreprises à conserver leurs documents pendant une durée de 10 ans. Cela concerne :

• Les factures (ventes et achats),
• Les bons de commande et de livraison,
• Les contrats,
• Les livres et registres comptables,
• Les pièces justificatives,
• Les feuilles de présences aux assemblées générales,
• Les PV des conseils d’administration et des conseils de surveillances,
• Etc.

Les conditions de stockage et surtout d’archivage de ces documents ont été assouplies par l’article 16 de la loi de finance rectificative du 29 décembre 2016. Les entreprises ont désormais la possibilité de conserver et d’archiver leurs documents comptables ainsi que toutes les pièces justificatives sous forme numérique.

L’archivage à valeur probante garantit l’intégrité des documents numérisés et leur confère une valeur légale. Dans le cas des notes de frais, ce protocole bien défini permet de se débarrasser totalement du papier, puisque la conservation du document dans sa version originale n’est plus nécessaire.

Pour d’autres documents émis en premier lieu sous format papier, comme les factures par exemple, les règles de conservation sont plus subtiles. Si une facture papier est numérisée selon un protocole bien défini (article A. 102 B-2 du livre des procédures fiscales), elle peut être conservée sous forme numérique. Cependant, l’administration reste en droit de demander l’original papier pour comparer avec la copie numérique. Si dans les faits cela doit être peu courant, se débarrasser complètement de l’original papier peut vous mettre dans l’embarras.

Archivage des notes de frais

Il existe des solutions qui vous permettent de numériser, traiter et archiver facilement vos notes de frais. Cela vous permet de gérer et de valider beaucoup plus rapidement les notes de frais, tout en réduisant le risque d’erreur et en vous conformant à la législation fiscale.

Archivage des factures

Pour l’archivage des factures, il existe également de nombreuses solutions. Freedz, par exemple, vous permet de traiter très rapidement les factures de vos fournisseurs et de les archiver de manière légale en quelques clics.

Pour éviter le contrôle fiscal, il est donc indispensable d’être vigilant. Mais cela ne suffit pas toujours et il peut être judicieux de s’équiper d’outils et de logiciels, comme Freedz, conformes aux contraintes légales. Ces derniers permettent de réduire le nombre d’erreurs et d’archiver correctement vos documents commerciaux, donc de limiter le risque de contrôle fiscal.

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