Cas client

Halpades :

Améliorer l’efficacité de la comptabilité fournisseurs tout en gardant le contrôle

Depuis plus de 60 ans, Halpades est investie d’une mission d’intérêt général et propose des logements aidés de qualité au plus grand nombre.

Dans le cadre de sa démarche de Responsabilité sociétale de l’entreprise (RSE), le bailleur social s’engage à répondre aux attentes de tous les acteurs impliqués dans ses activités : locataires, collectivités, prestataires, fournisseurs et collaborateurs. Première Entreprise sociale pour l’habitat en Haute-Savoie, Halpades les fédère autour de ses valeurs : « Engagement et Performance ».

Afin d’améliorer encore ses relations fournisseurs et revaloriser les missions de ses collaborateurs au sein de la comptabilité, Halpades a fait le choix de la dématérialisation complète des factures fournisseurs grâce à Freedz.

Entretien avec Lionel Bérard, Responsable comptabilité tiers chez Halpades.

 

Le contexte

Pourquoi avez-vous mis en place ce projet ?

Avant Freedz et avant le confinement, nous recevions 100% de nos factures au format papier. Ces factures étaient triées, scannées via un outil de LAD puis nous devions vérifier les résultats du vidéocodage avant de vraiment entamer le traitement des factures.

Clairement, ce sont des tâches à très faible valeur ajoutée pour nous et nous souhaitions les supprimer. Nous avons 4 collaborateurs à la comptabilité fournisseurs et une personne était exclusivement consacrée à cela. L’objectif est de pouvoir revaloriser les missions de cette personne. Comme par exemple de développer le suivi du paiement des fournisseurs et être plus proactif sur la mise en place du prélèvement automatique quand c’est possible.

Un autre point très important pour Halpades : le respect des délais de paiement. Bien que nous soyons déjà plutôt bon dans le respect des délais, un outil comme Freedz doit venir confirmer nos délais et encore les améliorer. C’est un point sur lequel nous avons mis en place des indicateurs que nous suivons particulièrement.

 

Le projet

Qu’est-ce qui vous a poussé à franchir le cap ?

Pendant le confinement, afin de pouvoir continuer à mener nos activités, nous avions demandé à nos fournisseurs de nous envoyer les factures par mail. Mais ce point était bloquant pour nos plus gros fournisseurs, comme Dalkia, qui nous envoient plusieurs milliers de factures par an et pour qui le mail est inadapté.

Nous avons donc choisi de lancer le projet Freedz, d’abord pour répondre aux besoins de ce gros fournisseur.

 

Et depuis ce premier fournisseur, comment envisagez-vous la suite ?

Depuis juin et le lancement de Freedz, nous avons reçu plus de 1600 factures de Dalkia et nous commençons à rajouter petit à petit de nouveaux fournisseurs.

Nous souhaitons maîtriser notre évolution vers le 100% électronique. C’est quelque chose que permet Freedz et qui est appréciable pour nous. Pour ne pas nous retrouver dépassés dans ce processus, nous pouvons choisir les fournisseurs pouvant nous facturer via la plateforme. Cela nous permet de nous assurer que tout notre processus fonctionne bien et d’augmenter petit à petit la charge, tout en gardant le contrôle.

 

Comment comptez-vous convaincre vos fournisseurs d’utiliser Freedz ?

Nous avons prévu d’inclure Freedz comme adresse de facturation dans nos prochains appels d’offre afin de nous assurer que nos fournisseurs passent par ce canal à l’avenir.

Mais pour ne rien vous cacher, aujourd’hui les fournisseurs nous sollicitent pour utiliser Freedz. C’est nous qui sommes obligés de les freiner pour contrôler le flux. Le fait est que ceux qui ont déjà utilisé Chorus en travaillant avec le public en ont perçu les bénéfices. Ils ont donc été très demandeurs de Freedz dès qu’ils en ont eu connaissance.

 

 

Les bénéfices perçus

Quels bénéfices percevez-vous de l’utilisation de Freedz ?

Comme je le disais, le premier bénéfice est que nous gardons le contrôle sur la progressivité de notre dématérialisation et cela est un point important pour nous.

Ensuite, pour toutes les factures passant par Freedz, nous avons supprimé complètement les tâches chronophages dont je vous parlais. C’est un gain de productivité très important ! L’autre point positif que nous n’avions pas imaginé, c’est la qualité des rématérialisations PDF. Avant, notre LAD s’effectuait sur des images scannées qui pouvaient être illisibles et nous devions donc repasser pour corriger les informations. Maintenant, nous recevons des factures électroniques, donc les rematérialisations PDF sont de très bonne qualité quand nous en avons besoin.

Autre bénéfice fonctionnel important : nous avons la possibilité de rendre obligatoire le numéro d’engagement ou de contrat sur les factures, ce qui facilite grandement le traitement. C’est appréciable car comme l’engagement est déjà présent dans notre système d’information, le rapprochement est automatique et plus facile. Aujourd’hui, nous ne recevons plus de facture sans ce numéro car elles sont rejetées automatiquement.

Enfin, l’accompagnement et les relations avec le CSM sont bons. Le produit évolue constamment et nos besoins fonctionnels sont pris en compte et arrivent vite. C’est également un bon côté !

Halpades en bref :