C’est l’un des sujets phares de ces derniers mois, dont l’impact sur les entreprises est majeur ! La généralisation de la facturation électronique, à partir de 2026 (lire l’article : Report de la réforme facturation électronique : que faut-il savoir ?), intervient dans un contexte de digitalisation croissante de toutes les fonctions métier. Largement médiatisée, cette réforme fait la promesse aux entreprises d’une réduction de leurs coûts, d’une amélioration de leur efficacité et d’une plus grande transparence dans leurs transactions commerciales. Cependant, pour en tirer pleinement parti, Directeur Administratif et Financier (DAF) et Directeur des Systèmes d’Information (DSI) doivent travailler de concert pour tenir compte des problématiques métiers et des impacts sur le système informatisé de leur entreprise. Facturation électronique, une opportunité toute trouvée pour développer la collaboration entre le DAF et le DSI ? Explications.

DAF et DSI : une collaboration loin d’être évidente

Selon une enquête menée par l’entreprise Workday auprès de 1 060 décideurs Finance et IT, seules 4 % des entreprises de la région EMEA (Europe, Moyen-Orient et Afrique) auraient atteint un niveau de maturité digitale pour la finance et seulement 8 % des responsables IT confirment que leur entreprise porte un regard unique et unifié sur toutes leurs données finance, opérationnelles et RH. Par ailleurs, « dans 89 % des entreprises de la région EMEA, les fonctions Finance et IT ne sont pas systématiquement alignées ou ne collaborent pas régulièrement ». Au regard de ces résultats, force est de constater que les DAF et les DSI sont encore loin de collaborer activement entre eux.

L’arrivée massive de données venant de toutes parts et la nécessité de les exploiter pour être plus productif et performant doivent déclencher une prise de conscience de ces métiers. La fonction finance en particulier doit saisir les opportunités offertes par les outils digitaux pour automatiser ses processus, réduire ses tâches chronophages et améliorer la prise de décisions stratégiques.

Déploiement de la facturation électronique dans l’entreprise : un projet transversal entre DAF et DSI

Digitalisation de la comptabilité et des finances : une étape obligée pour le DAF

Avec la généralisation du télétravail, la digitalisation des services comptabilité et finance s’est inévitablement accélérée et plusieurs avantages en ont découlé. Diminution des erreurs, traitement à jour des factures, utilisation à la marge de papier, traitement automatisé des factures avec un gain économique à la clé ou encore détection d’anomalies ou des situations à risque… Les solutions digitales facilitent la vie des équipes et leur permettent de se dégager du temps pour suivre la performance des fournisseurs ou encore prendre des décisions stratégiques.

Ainsi, si un projet de déploiement d’un logiciel comptable trouve des partisans au sein de la DAF, il devra tenir compte des spécificités inhérentes aux métiers et des impacts positifs comme négatifs qu’il pourra engendrer. Or c’est à travers la DSI que se jouera le choix des solutions digitales et de leur mise en place. Aussi, une forte collaboration entre les deux directions semble indispensable pour aligner leurs besoins et leurs objectifs.

[1] Selon le site des Finances Publiques, le coût d’une facture électronique est inférieur à celui d’un timbre-poste alors que celui d’une facture papier est supérieur à 10 euros.

Digitalisation de la facturation : le rôle clé du DSI dans le déploiement du projet

Le DSI joue un rôle clé dans le déploiement de la facturation électronique. Il est responsable de la mise en place de l’infrastructure technologique nécessaire pour le processus de facturation électronique. Cela inclut :

• La sélection et l’intégration de la solution dans son SI pour maximiser l’efficacité et la productivité des processus de facturation ;
• L’installation et la configuration des systèmes informatiques ;
• La mise en place de connexions sécurisées pour les partenaires commerciaux ;
• La formation des employés ;
• Les mises à jour logicielles et les améliorations des systèmes pour assurer leur compatibilité avec les évolutions technologiques et les réglementations fiscales en constante évolution.

Le DSI veillera également à ce que le système de facturation électronique soit conforme aux réglementations fiscales et aux normes industrielles en vigueur. Ainsi, il pourra se décider sur le choix de la plateforme de dématérialisation : portail public de facturation (PPF), plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou un opérateur de dématérialisation (OD).

• Lire aussi : Réforme 2024 : comment choisir sa plateforme de facturation électronique ?

Pour affiner ce choix, DSI et DAF se prononceront ensemble sur les besoins fonctionnels que couvrira la solution choisie. Que privilégiera le DAF ? L’automatisation du rapprochement entre les commandes et les factures ? L’augmentation du volume de factures électroniques traitées ?

Ils devront également définir un budget, faire appel – si besoin – à un cabinet spécialisé pour les accompagner dans la mise en place de la solution, cadrer des réunions de pilotage de projet, définir le périmètre et les équipes impactées par la réforme…

Un tel projet peut devenir précurseur d’une collaboration pérenne entre DSI et DAF. Chez Freedz, nous en avons bien conscience. C’est pour cela que nous allons lancer prochainement le Club Utilisateur qui réunira DAF et DSI de tous horizons, pour échanger autour de nos solutions et de leurs problématiques communes. Par ailleurs, notre plateforme de dématérialisation des factures fournisseurs deviendra une PDP reconnue par l’administration. Les entreprises déjà clientes de la solution actuelle bénéficieront d’une transition vers la facturation électronique obligatoire en douceur et en parfait sérénité. Une bonne nouvelle pour le couple DSI/ DAF ! Contactez-nous vite pour en découvrir plus !

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