À l’heure de la dématérialisation, nombreuses sont les entreprises qui optent pour une gestion numérisée des factures. Plus qu’une tendance, ce processus de rationalisation est aujourd’hui une norme avant de devenir, prochainement (report de l’entrée en vigueur prévue en 2024), une obligation légale. Si la dématérialisation présente de nombreux avantages pour les entreprises, notamment en termes de productivité et de réduction des coûts, elle suscite dans le même temps un certain nombre de préoccupations concernant la sécurité des données. Phishing, ransomware, fraude au faux fournisseur… Il est essentiel de bien connaître les risques pour mieux s’en prémunir et choisir des solutions adaptées, à l’image des Plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) en règle avec la qualification SecNumCloud et la certification ISO 27001.

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Les enjeux de sécurité de la dématérialisation des factures

Initialement prévu dès juillet 2024, les entreprises domiciliées en France devront être en capacité d’accepter les factures électroniques. Entre 2024 et 2026 (report de l’entrée en vigueur prévue en 2024), elles seront également dans l’obligation de passer du format papier au format électronique pour l’émission de leurs factures (2024 pour les grandes entreprises, 2025 pour les ETI et 2026 pour les PME et microentreprises). Suite au communiqué de presse du 28/07/2023 sur la généralisation de la facturation électronique, l’entrée en vigueur prévue en 2024 a été reportée. La date de mise en place sera communiquée prochainement.  Cette généralisation de la dématérialisation vise notamment à lutter contre la fraude à la TVA et, dans le même temps, à renforcer la compétitivité des entreprises en conjuguant gain de temps et meilleure diffusion de l’information.

Malgré ses avantages, comme toute pratique numérique, la dématérialisation des factures n’est pas à l’abri des risques de cyberattaques : le vol de données financières sensibles ou leur corruption peut avoir de graves conséquences pour les entreprises, entraînant des pertes financières et une exposition à de lourdes sanctions juridiques.

Avec 98 % des entreprises engagées dans la transformation numérique et plus de 85 % d’entre elles utilisant le Cloud pour stocker leurs données, les attaques et tentatives de fraude se multiplient : selon le Baromètre de cybersécurité en entreprises CESIN, plus de la moitié des entreprises françaises ont été victime d’une cyberattaque en 2021.

Phishing et ransomwares

Les procédés de cyberattaques les plus répandus sont le phishing et les ransomwares – des attaques par ailleurs de plus en plus sophistiquées.

Premier exemple avec le phishing, ou les emails contrefaits, qui consiste à envoyer des emails imitant à s’y méprendre des factures fournisseurs, et associés à des pièces jointes ou des liens frauduleux. Le but ? Obtenir des virements bancaires sur des comptes tout aussi frauduleux.

Deuxième pratique répandue : les ransomwares, ou rançongiciels, qui s’infiltrent dans les systèmes informatiques via des programmes malveillants afin d’accéder à des données sensibles. Ici, l’objectif est de bloquer l’accès aux données jusqu’à l’obtention d’une rançon souvent élevée. Pour les entreprises victimes de ransomwares, le risque de divulgation des données de l’entreprise ou des clients/fournisseurs est important.

La fraude au faux fournisseur

Nouvelle tendance, si l’on peut dire, chez les cybercriminels, la fraude au faux fournisseur est rapidement devenue l’une des techniques les plus utilisées pour détourner de l’argent. Son principe ? S’introduire dans le système informatique d’une entreprise ciblée, accéder à la base de données fournisseurs et usurper l’identité d’un fournisseur pour lui soutirer des paiements. Attention, les fraudeurs sont malins : ils sont capables d’analyser les habitudes et le fonctionnement de chaque entreprise ciblée pour passer inaperçus.

Quelles bonnes pratiques adopter pour la protection des données financières ?

Face à ces différents risques, la facturation électronique implique de pouvoir garantir un niveau de sécurité élevé, tant au niveau du stockage que de la transmission des données. Pour cela, les services financiers sont invités à collaborer avec les services informatiques afin d’être plus réactifs et d’adopter les bonnes pratiques.

Accompagnement et formation des équipes

Le facteur humain joue un rôle essentiel dans la lutte contre les cyberattaques, les erreurs et négligences humaines comptant parmi les premières causes de failles ou d’incidences de sécurité. Il est donc primordial de former et de sensibiliser l’ensemble des collaborateurs aux risques et bonnes pratiques en matière de sécurité des données. Concrètement, les entreprises peuvent mettre en place :

• Des formations aux fraudes ;
• Une campagne de sensibilisation aux bonnes pratiques, par exemple en incitant les collaborateurs à changer régulièrement de mots de passe (en haute sécurisation) et à mettre à jour les sauvegardes ;
• Une campagne de sensibilisation aux risques de phishing afin augmenter la vigilance des collaborateurs et de leur donner les clés pour mieux réagir en cas d’attaque ;
• Une charte interne qui rappelle les bonnes pratiques à adopter.

Aujourd’hui, aucune entreprise n’est épargnée par les cyberattaques, même les plus petites. Et dans plus de 80 % des cas, ces attaques sont dues à une négligence humaine. Il est donc important de changer les pratiques pour mettre en place un véritable « pare-feu humain ».

Les mesures à mettre en place

Toute opération de facturation doit s’effectuer dans un environnement sécurisé : protocole de transmission sécurisés, sauvegardes régulières des données, contrôles d’accès stricts… Il est également important de pouvoir vérifier chaque demande ou modification de condition pour s’assurer de la légitimité de chaque fournisseur et repérer rapidement d’éventuelles anomalies.

Cependant, cette marche à suivre exigeante s’avère difficile à instaurer manuellement, les risques d’erreurs demeurant intactes. La solution ? Opter pour une plateforme automatisée et sécurisée qui permet de protéger les données au cours des transactions bancaires.

Le choix d’une plateforme de dématérialisation adaptée

Pour choisir votre plateforme de dématérialisation, deux points sont à vérifier :

• La certification de sécurité SecNumCloud, qui atteste un très haut niveau d’exigence en matière de sécurité, est fortement recommandée : proposée par l’Anssi (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information) selon un référentiel, elle assure le respect des bonnes pratiques et la conformité du système après vérification par des prestataires d’audit certifiés.
• La norme internationale Iso27001, qui vise à contrôler et sécuriser les bonnes pratiques de sécurité de l’information, est une référence au niveau international ; elle permet d’obtenir une certification indépendante pour les entreprises ou organismes.

Freedz, plateforme d’automatisation et de dématérialisation des factures, s’engage à devenir une Plateforme de dématérialisation adaptée aux exigences réglementaires. L’objectif ? Proposer une solution efficace et simple à utiliser qui renforce la sécurité de vos données, les certifications SecNumCloud et Iso27001 étant des prérequis pour toute PDP. Pour plus d’informations, n’hésitez plus : contactez-nous !

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