Ces dernières années, les entreprises ont connu une évolution rapide en matière de technologies et d’exigences réglementaires. Elles ont dû ainsi entamer une réelle transformation digitale qui a apporté son lot de nouveaux processus. Tout cela impacte, bien sûr, la conformité légale et la gestion des risques en entreprise.

Tous ces changements représentent autant de défis que d’opportunités pour la Direction du Système d’Information. Voici pourquoi.

Conformité légale et gestion des risques en entreprise : de quoi parle-t-on ? Quels impacts pour les DSI ?

Les DSI (directions des systèmes d’information) des sociétés sont confrontés à de nombreux enjeux liés aux nouvelles lois et règlementations en matière numérique. Les menaces se situent à deux niveaux : stratégique et juridique.

1. Risques stratégiques

Les avancées technologiques et les nouveaux concurrents sur le marché peuvent rapidement mettre en péril le fonctionnement d’une entreprise, même avec un plan d’affaires bien pensé. Les organisations doivent donc questionner leur processus afin d’être toujours plus compétitives par rapport à leurs concurrents. Elles ont aussi à répondre aux nouvelles demandes de leurs clients. Tout cela implique une stratégie claire, une équipe formée, des outils adaptés, et surtout, des coûts maîtrisés.

Les DSI doivent donc adapter régulièrement leurs stratégies afin de gérer ces facteurs de changement.

2. Risques de non-conformité

La gestion du risque de conformité consiste à s’assurer qu’une entreprise respecte l’ensemble des lois et des règlements. Ces derniers évoluant régulièrement, il est donc important pour la Direction du Système d’Information de se tenir informée des changements afin de garantir la régularité de l’entreprise.

La non-conformité peut, en effet, avoir de graves conséquences sur l’entreprise : mauvaise publicité auprès des clients et des fournisseurs, amendes, procès, voire même sanctions pénales pour les administrateurs et les dirigeants.

Quelle place de la DSI dans la transformation digitale de l’entreprise ?

La DSI possède un rôle central dans la transformation digitale. Grâce à une excellente connaissance de l’activité de l’entreprise et des connaissances techniques et technologiques, la direction des systèmes d’information est à même de proposer les solutions et les changements les plus pertinents pour l’organisation. La DSI peut être également chargée du pilotage de la transformation digitale en appliquant la stratégie définie en amont par le ou les dirigeants.

La formation est cruciale dans ce domaine. Elle permet aux personnes en charge du SI de l’entreprise de réaliser leurs missions dans les meilleures conditions et de manière la plus efficace possible.

Les opportunités de la transformation digitale pour les DSI : stratégie de diminution des risques et garantie de conformité légale

Afin de tirer parti des évolutions technologiques et juridiques, les DSI peuvent mettre en œuvre deux types d’actions.

Analyser les processus de gestion des risques et de conformité légale

Les DSI peuvent réaliser des audits afin d’avoir une visibilité sur les processus à faire évoluer. Cela permet d’établir un diagnostic du système d’information de l’entreprise et de décider d’un plan d’action pour le faire évoluer.

Analyse de l’organisation du travail

Un audit des flux et des processus peut apporter une vue globale sur l’organisation du travail au sein de l’entreprise. Objectif : définir les points forts et les points faibles dans l’architecture du SI et mettre en place une feuille de route et des actions correctives. Cela permet également de tester la capacité de changement d’échelle de l’organisation.

Mise en conformité avec le RGPD

La DSI est également chargée de mettre aux normes l’ensemble du Système d’Information par rapport aux contraintes imposées par le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Cela peut consister à sécuriser les postes de travail, mettre en place des processus de suppression des données personnelles après une durée déterminée, définir les règles d’accès aux données sensibles, adopter une politique de sécurité du SI, etc.

Les DSI peuvent également construire de nouveaux processus en s’orientant vers des solutions innovantes. Cela permettra à l’entreprise de mieux gérer les changements de réglementations.

Automatiser au maximum les processus pour une meilleure gestion des risques et une conformité légale exemplaire

L’automatisation des processus et la digitalisation font partie des solutions les plus efficaces pour diminuer les risques et être en totale conformité avec les réglementations en vigueur.

Profitez de l’arrivée de la facturation électronique

La dématérialisation des factures peut représenter un premier pas efficace dans la digitalisation des processus de l’entreprise. En effet, la gestion des factures, notamment celles des fournisseurs, représente un travail considérable et fastidieux pour les responsables de la comptabilité. C’est aussi un point crucial de la conformité légale : la facture électronique deviendra obligatoire pour tous les échanges entre les entreprises à l’horizon 2026. Autant profiter de cette nouvelle réglementation pour s’équiper rapidement d’outils d’automatisation des documents comptables.

Faites de la veille et surveillez la concurrence

La veille est l’une des tâches fondamentales de la DSI. Elle permet d’être toujours au courant des dernières évolutions technologiques ou réglementaires. Abonnements à différentes newsletters, participation à des conférences ou des webinaires professionnels : les façons de réaliser la veille technologique et réglementaire sont très variées. Il peut aussi être intéressant d’observer les concurrents et les partenaires de l’entreprise pour savoir comment ils s’adaptent aux différents changements.

Automatisez les processus qui vous prennent le plus de temps

Les premiers processus à être automatisés devront être ceux qui se répètent le plus et qui sont les plus chronophages : émission des factures, relances, e-mails de réponses, prises de rendez-vous, publications sur les réseaux sociaux, maintenance des postes, etc. Faites le point avec les différents services de l’entreprise pour identifier les tâches à automatiser en priorité.

La DSI aura ainsi pour mission de choisir les outils les plus adaptés et d’aider les collaborateurs à configurer les processus d’automatisation.

Pour la gestion des factures dématérialisées, mieux vaut être bien équipé avec un outil adapté à vos besoins et qui prend en compte les récentes contraintes réglementaires. C’est l’objectif de Freedz, plateforme collaborative de gestion des factures entre clients et fournisseurs. Elle permet d’échanger les documents comptables de manière totalement sécurisée. La plateforme répond parfaitement aux attentes de l’administration fiscale en matière de facturation électronique.

Elle permet ainsi aux DSI d’être en conformité avec la loi tout en bénéficiant d’un outil qui fluidifie et simplifie les échanges comptables.

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