Initialement prévue à compter du 1er juillet 2024 et finalement décalée en 2026 (lire l’article : Report de la réforme facturation électronique : que faut-il savoir ?) l’obligation de la facturation électronique sonne l’arrivée de nouveaux acteurs. Le nouveau schéma de transmission et de réception des factures électroniques prévoit que les entreprises les adresseront à leur client par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation. Elles ne pourront plus le faire directement entre elles ! Portail public de facturation (PPF), plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) ou opérateurs de dématérialisation (OD)… le choix de ces intermédiaires est large, pénalisant ainsi les entreprises qui peuvent vite se sentir déboussolées dans ce nouvel écosystème. Quel type de plateforme choisir ? Quelles sont leurs différences ?  Eclairage.

PPF, PDP, OD : comment les distinguer ?

Portail Public de Facturation (PPF) : la plateforme de la DGFiP apportant un service minimal

Depuis début 2020, les entreprises qui traitent avec l’administration publique déposent leurs factures sur la plateforme Chorus Pro. C’est donc tout naturellement que cette dernière devrait constituer le socle du futur PPF, sous réserve de quelques adaptations.

A terme, le PPF centralisera les informations des factures recueillies depuis les PDP ou les entreprises et transmettra à l’administration fiscale toutes les données utiles à l’établissement des déclarations de TVA et à la lutte contre la fraude.

Il contiendra également l’annuaire référençant les PDP homologuées en tant que telles.

Au niveau des services proposés, le PPF n’assurera qu’un service limité – mais gratuit – aux entreprises, par lequel elles pourront déposer leurs factures électroniques, les transmettre et les recevoir.

Plateformes de Dématérialisation Partenaires : les plateformes multifonctionnelles homologuées par la DGFiP

A partir de septembre 2023, les acteurs privés souhaitant devenir des PDP pourront déposer leur dossier de candidature auprès de la DGFiP. Si l’administration fiscale admet que ces plateformes remplissent les critères attendus d’une PDP, elle délivrera une immatriculation valable pour 3 ans.

La particularité de ces plateformes ? Payantes contrairement au PPF, elles seront dotées de multiples fonctionnalités. Dans la pratique, l’entreprise déposera sa facture sur la PDP qui la transmettra directement à son destinataire et en extraira ses données pour les envoyer au PPF.

Opérateurs de dématérialisation : les intermédiaires interopérant avec les PDP et le PPF

Les OD n’ont pas besoin d’être immatriculés pour traiter des factures de leurs clients. Néanmoins ils ne bénéficient pas non plus du même statut. Une entreprise peut aller naturellement vers un OD, tels qu’un éditeur de logiciel, d’outil de pré-comptabilité ou de gestion commerciale, pour générer une facture. Néanmoins, elle sera vite limitée puisque l’OD ne sera pas en mesure de la transmettre directement à l’administration fiscale mais devra la déposer sur le PPF ou la PDP de l’entreprise.

Plateformes de facturation électronique : quels sont les principaux critères de choix ?

Le coût de la plateforme

Si votre entreprise débute ou n’a pas les ressources nécessaires pour payer une PDP, vous pourrez toujours recourir au service du PPF qui est gratuit. En contrepartie, vous ne bénéficierez que d’un service minimum. Le coût d’une PDP dépendra, lui, des fonctionnalités que proposent l’acteur en question, et des tarifs que la concurrence pratique.

Les services additionnels

Outre la possibilité d’émettre et recevoir les factures électroniques, ainsi que d’extraire les données à transmettre à la DGFiP, les PDP – à la différence du PPF – peuvent proposer des services additionnels tels que :

• La diversité des formats de factures proposés (Factur-X, UBL, CII, etc.) et la possibilité de convertir une facture dans différents formats,
• L’automatisation de la gestion des factures électroniques,
• Le paiement direct des factures fournisseurs,
• La reconnaissance automatique de caractère et le vidéo-codage,
• La sécurité des données,
• La mise à disposition d’un tableau de bord permettant de suivre les échéanciers des factures clients et fournisseurs.

La compatibilité de la plateforme avec les outils en place

Les entreprises utilisent déjà des outils au quotidien qui seront peut-être amenés à faire doublon avec certaines fonctionnalités proposées par une PDP. Si vous souhaitez passer par ce type de plateforme, il faudra vous assurer que la PDP retenue est compatible avec les outils en place.

La sécurité des données

Le gouvernement a assuré que les données collectées dans le cadre des transactions entre professionnels sur le PPF seront utilisées par l’administration publique pour assurer ses missions de lutte contre la fraude et de vérification des déclarations de TVA.

Du côté des PDP, la sécurité du système informatisé et des données sera assurée par des plateformes ayant au moins été certifiées SecNumCloud et ISO 27001.

Pourquoi faut-il anticiper le choix de la plateforme de facturation ?

2026 arrive à grande vitesse. Si votre entreprise est déjà mature sur le plan digital, la facturation électronique aura moins d’impact que si vous fonctionnez encore beaucoup par format papier. Il vous faudra peut-être repenser votre organisation et prévoir des formations internes pour familiariser les collaborateurs à ces nouveaux outils. C’est pourquoi il est recommandé de se pencher dès à présent sur le sujet.

• Lire aussi : Dématérialisation des factures : le guide ultime

La facturation électronique présente de nombreux avantages tels que la fluidité des échanges avec vos clients et vos fournisseurs, ou encore le suivi en temps réel de votre trésorerie.

Et Freedz dans tout ça ?

Utiliser Freedz, c’est anticiper la réforme sur la facturation électronique et choisir une PDP conforme aux attentes de l’Etat. D’ailleurs, nous avons été officiellement immatriculée Plateforme de Dématérialisation Partenaire (N°32) par la Direction Générale des Finances Publiques le 27 août 2024. Notre plateforme répond aux exigences de l’administration en vue de l’obligation de la facture électronique. Archivage électronique à valeur légale, contrôle de cohérence des données de facture obligatoires, refus des factures fournisseurs non conformes… Freedz allie sécurité, productivité et efficacité. Vous êtes prêts à faire votre choix sur la PDP de Freedz ? Demandez dès maintenant votre démo !

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