Cas client

3F Normanvie (Sodineuf Habitat Normand) :

Dématérialiser la gestion de la comptabilité et améliorer les relations fournisseurs

Sodineuf Habitat Normand (filiale immobilière du Groupe Action Logement regroupe quelque 72 Entreprises Sociales pour l’Habitat et près d’un million de logements locatifs en France).

Aménageur, constructeur et gestionnaire de logements locatifs sociaux, Sodineuf est implantée sur le littoral normand sur plus de 90 communes. Elle propose près de 9000 logements et loge près de 18 000 locataires.

En construisant quelque 120 logements nouveaux chaque année, Sodineuf est devenue un acteur majeur du territoire normand en apportant à l’ensemble des métiers du bâtiment une activité porteuse d’emplois et de développement.

Sodineuf, dont l’actionnaire majoritaire est aujourd’hui 3F, est en cours de rapprochement avec la société Immobilière Basse Seine du Havre. La nouvelle société comptera près de 24 000 logements et 330 salariés et verra officiellement le jour en octobre prochain. Cette nouvelle société a pour vocation de devenir un acteur de référence à l’échelle régionale.

Dans le cadre de ce développement, Sodineuf a fait le choix de se tourner vers la dématérialisation de sa comptabilité fournisseur pour améliorer le traitement et la gestion de ses factures ainsi que les relations avec ses fournisseurs.

Entretien avec Isabelle Devaux, Responsable comptable chez Sodineuf Habitat Normand.

 

Le contexte

 

Pourquoi avez-vous mis en place ce projet ?

Le projet de dématérialisation de nos factures fournisseurs a été mis en place pendant la période du premier confinement en mars 2020. Avant cette période, l’intégralité de nos factures au format papier étaient traitées par vidéocodage ce qui représentaient des étapes manuelles et chronophages importantes.

De plus, nous avions pour projet de réorganiser notre manière de travailler tout en nous fixant 3 objectifs principaux :

• Réduire les étapes manuelles pour gagner du temps et pour pouvoir traiter les factures à distance.
• Améliorer la qualité des données.
• Limiter les sollicitations et améliorer les relations avec nos fournisseurs.

Qu’est-ce qui vous a poussé à franchir le cap ?

Pendant 3 ans, nous avons utilisé un système de LAD. Ce système consiste à scanner des documents, vérifier les résultats du vidéocodage puis à transférer ces données vers notre ERP. Cette organisation nécessitait l’équivalent de 2 personnes à temps plein.

Lors du confinement, nous étions tous en télétravail à l’exception de 1 collaborateur qui se rendait au bureau une matinée par jour. Passer de 2 à ½ ETP compliquait la gestion de notre comptabilité fournisseur. Il nous fallait donc revoir notre organisation afin de pouvoir être opérationnel même à distance. C’est pour cette raison que nous avons fait appel à la société Neovacom pour déployer la solution Freedz.

 

Le projet

 

Comment s’est déroulée la mise en place du projet ?

La mise en place du projet s’est bien déroulée. Le projet de dématérialisation des factures fournisseurs nous a été a présenté au retour du confinement. Par la suite, nous avons mis en place une campagne de communication avec Freedz pour informer et accompagner nos fournisseurs à ce changement.

Nous avons commencé à utiliser Freedz à la fin du mois de novembre 2020 et nous avons tout de suite vu la puissance de cet outil et la rapidité de prise en main par nos fournisseurs. Entre le mois de novembre 2020 et le mois de janvier 2021, le nombre de factures déposées par nos fournisseurs sur la plateforme a été multiplié par 4.

 

Les bénéfices perçus

 

Quels bénéfices percevez-vous de l’utilisation de Freedz ?

Le premier bénéfice qui a été perçu est le gain de temps. Avec Freedz nous avons réduit considérablement le temps consacré à la saisie et au classement des factures. Le traitement des factures a également été amélioré grâce à la performance de l’outil. En effet, dans nos précédentes expériences d’utilisation de logiciel de LAD, la facture n’était pas toujours lisible et nous étions obligé d’effectuer un contrôle et une relecture du document. Ce n’est plus le cas aujourd’hui avec Freedz.

Au-delà de l’amélioration du temps de traitement, la mise en place de l’outil nous a également permis un gain d’efficacité. La suppression de la saisie manuelle, le suivi du traitement des factures et l’accessibilité des données par le fournisseur sont autant de raisons qui nous ont aidés à gagner en productivité. Avec le statut de traitement des factures, nous avons à la fois amélioré le délai de paiement de nos factures fournisseurs mais nous avons également amélioré nos relations avec nos fournisseurs car ils suivent en temps réel le statut de leur facture. Nous avons considérablement réduit les échanges par téléphone ou par mail pour savoir si leur facture a été traitée ou non.

Freedz est également utilisé pour nos factures de fluides avec Engie (factures d’énergies) et le dépôt en EDI améliore notre efficacité. Nous recevons l’intégralité de ces factures en format numérique et ainsi nous évitons la perte de document comme ça peut être le cas lors du traitement des factures papiers.

 

Pour vos fournisseurs, comment s’est passée l’adaptation ?

Nos fournisseurs se sont bien adaptés à ce changement et nous les avons accompagnés afin que la transition se déroule pour le mieux. Nous leurs avons expliqué les enjeux de la loi finance qui va obliger les entreprises à utiliser la dématérialisation à partir de 2026 mais aussi présenté les avantages pour eux (suivi des factures, réduction du délai de paiement…).

L’accompagnement de notre Customer Succes Management a joué un rôle important dans la réalisation de cet objectif. Elle est très réactive et à l’écoute de nos questionnements. En plus, les outils de communication mis en place ainsi que l’accompagnement avec nos fournisseurs est une des clés de réussite de ce projet.

Par la suite, nous avons eu des retours très positifs de la part de nos fournisseurs qui ont tout de suite ressentis les bénéfices de la plateforme. Ils gagnent également en efficacité car pour eux ils suppriment l’impression et l’envoi des courriers postaux, ils suivent en temps réel le statut des factures et ils n’ont plus à se soucier de l’archivage papier des factures.

 

Quel était votre objectif pour l’année 2021 ? Quels sont vos objectifs pour l’année en cours ?

Nous traitons environ 20000 factures par an et nous nous étions fixés pour objectif de dématérialiser 80% de ces factures sur l’année 2021 (soit 16000 factures). L’objectif a été atteint car au 31 décembre 2021 nous avons traités 15800 factures électroniques.

Pour l’année en cours, nous souhaitons continuer sur cette dynamique et augmenter notre taux de dématérialisation. Cela passera par l’intégration de Véolia dans le portefeuille Freedz pour pouvoir réceptionner des factures en EDI comme nous le faisons déjà avec Engie.

Enfin, nous avons un projet de rapprochement avec la société Immobilière Basse Seine du Havre. Cette nouvelle société a pour vocation de devenir un acteur de référence à l’échelle régionale. Ce projet va donc augmenter notre base fournisseurs ainsi que le nombre de factures fournisseurs et nous allons poursuivre dans cette volonté de dématérialiser la gestion de la comptabilité fournisseur.

Sodineuf en bref :