Logeo Seine

Logeo Seine est une entreprise sociale pour l’habitat (ESH) du mouvement Action Logement, qui gère 25.000 logements et emploie 430 salariés. Elle est spécialisée dans la vente, la réhabilitation et la construction de logements, ainsi que dans la colocation et la gestion de copropriétés.

Les ventes de logements se font sous différentes formes, incluant la VEFA, l’accession à la propriété de logements neufs et anciens, ainsi que la vente en BRS (bail réel solidaire), permettant aux acheteurs d’acquérir à moindre coût sans posséder le terrain.

Logeo Seine réalise un chiffre d’affaires d’un peu plus de 150 millions d’euros, incluant les loyers et les provisions de charges.

Avec 25.000 logements, Logeo Seine loge plus de 60.000 personnes et opère principalement sur l’axe de la Seine, du Havre à l’Île-de-France, couvrant 9 départements et 120 communes.

Confronté à un accroissement conséquent des factures fournisseurs à traiter et à la perspective de la mise en place de la réforme de la facturation électronique, Logeo Seine a cherché une solution pour dématérialiser son flux factures et ainsi gagner en productivité et fluidité.

Entretien avec Valérie LETHUILIER, Responsable comptabilité fournisseur chez Logeo Seine.

Quelle était votre problématique initiale ?

Avant l’implémentation de la solution Freedz, notre entreprise a dû gérer 2 fusions successives qui ont drastiquement augmenté le nombre de factures fournisseurs à traiter. En 2016, 2 bailleurs sociaux, Estuaire de la Seine et Dialoge, ont fusionné, pour devenir Logeo Seine Estuaire. Puis, en 2020, Logeo Seine Estuaire s’est rapproché de Logiseine pour devenir Logeo Seine. Suite à ces 2 fusions, notre volume de factures fournisseurs a augmenté de 40% !

Avec la gestion papier, nous perdions énormément de temps en matière d’archivage et de classement. Le traitement des factures était très chronophage avec des allers/retours entre notre service comptable et les agences du groupe, avec le risque d’égarer des factures et donc de l’information. Nous rencontrions des difficultés dans la gestion des factures, aussi bien avec les factures d’exploitation que les factures des fonctions support. Idem pour les factures d’investissement.  

Enfin, non seulement la gestion du courrier a un coût, mais il peut arriver qu’une mauvaise distribution fasse perdre du temps. Bref, un manque d’efficacité …

Qu’est-ce qui vous a poussé à franchir le cap ? 

En 2018, nous avons commencé à penser dématérialisation avec la mise en place d’un système de numérisation des factures – solution DocuPost – avant d’évoluer définitivement vers la dématérialisation à 100% des factures fournisseurs avec Freedz. À la suite des 2 fusions, le volume de factures a augmenté considérablement, et puis nous devions anticiper la mise en conformité avec la réforme de la facturation électronique qui s’annonçait.

Comment s’est déroulée la mise en place du projet ?

Très bien. Nous avons pu avancer vite dès le départ, puisque Neovacom qui fournit la solution Freedz connaissait déjà notre ERP, Ulis, et notre prestataire informatique, Sopra Steria. Neovacom a donc pu rapidement interconnecter sa solution avec notre ERP.

Les équipes Neovacom nous ont accompagnés tout au long du projet, et en particulier Ondine SANCHEZ, Customer Success Manager, pour répondre à nos questions et besoins à chaque étape.

Pour vos fournisseurs, comment s’est passée l’adaptation ?

Très bien. Neovacom a organisé auprès de nos fournisseurs des webinaires. Là encore, à chaque fournisseur qui entrait dans la boucle, Ondine SANCHEZ était présente, en appui au besoin. 

Et puis, quand les fournisseurs se rendent compte que l’utilisation d’une plateforme pour dématérialiser leurs propres factures va accélérer et fiabiliser le processus de traitement, ils s’y mettent d’autant plus facilement. Sans compter le gain de temps …

De manière globale, j’observe que la digitalisation des process dans l’entreprise devient une habitude, chez nos partenaires aussi. L’accumulation de factures papier sur un bureau tend à disparaître, les personnes sont aussi plus mobiles, télétravaillent et, par conséquent, plébiscitent les solutions de dématérialisation. 

Quels bénéfices percevez-vous de l’utilisation de Freedz ?

Bien évidemment, grâce à la solution, nous avons gagné beaucoup de temps. Déjà, parce que ce sont les fournisseurs qui intègrent dans la plateforme leurs factures. Ensuite, le suivi de nos dépenses est fiabilisé, il ne peut plus y avoir de pertes de documents ou de factures. Nous traitons plus rapidement les factures de nos fournisseurs, ce qui est important, puisque nous avons un délai légal de paiement à respecter. Enfin, nous gagnons bien évidemment du temps sur le travail des relances factures avec un tableau de bord des factures payées et à venir. Sur ce dernier point, nous insistons parfois auprès de nos fournisseurs pour que ce soit leurs comptables qui aient accès à la plateforme pour éviter de nous relancer inutilement. 

Est-ce que vous prévoyez d’utiliser le module Situation de Travaux ?

Pas encore, mais nous allons le mettre en place cette année. En ce qui me concerne, c’est une solution nécessaire au bon fonctionnement de mon service. Jusqu’ici les situations de travaux arrivent directement à notre pôle immobilier et ne sont donc pas rentrées dans notre ERP Ulis. D’où une grosse perte de temps quand nous sommes relancés par nos fournisseurs et que nous n’avons pas d’informations sur le traitement des factures des situations de travaux en cours. L’implémentation du module Situation de Travaux nous permettra donc d’avoir un bien meilleur suivi comptable, et surtout une visibilité sur les factures de nos fournisseurs du bâtiment.

Comment Logeo Seine anticipe-t-elle les obligations réglementaires de 2026-2027 liées à la réforme de la facturation électronique ?

Nous incitons nos partenaires clients et fournisseurs à adopter une solution de dématérialisation dès maintenant de façon à éviter le rush de 2026/2027. Nous travaillons avec des organismes publics, essentiellement pour les factures d’eau. Ces derniers nous ont bien fait comprendre qu’ils passeraient à la dématérialisation au dernier moment. Sur ce point, nous ne pouvons pas agir.

En revanche, je sais que Freedz travaille actuellement en étroite collaboration avec Veolia de façon que l’entreprise puisse déposer ses factures sur la plateforme Freedz.

Le fait que Freedz soit immatriculé * Plateforme de Dématérialisation Partenaire, c’est un plus non ?

Oui, bien sûr. C’est l’assurance que nous n’avons pas à changer de solution pour être en conformité avec la réforme de la facturation électronique, et puis je n’avais pas de doute sur l’homologation de la plateforme en tant que PDP.

Que diriez-vous à une entreprise qui hésite à adopter une solution comme Freedz ?

Qu’il y a de nombreux avantages à la mettre en place. C’est une solution fiable, sécurisée et accessible où que l’on soit, un gros atout, pour les collaborateurs notamment. L’outil permet un meilleur suivi des factures fournisseurs sans commune mesure avec le traitement manuel du format papier, et est donc bien plus écologique !

De plus, nous avons un très bon relationnel avec les équipes Freedz. Elles sont aimables et nous pouvons compter sur elles, c’est un vrai support pour les clients. D’ailleurs, nous avons l’occasion de les rencontrer une fois par an dans le cadre du Club Utilisateurs Freedz. 

Avez-vous d’autres chantiers en cours sur la dématérialisation ?

Oui, la mise en place du module Situation de Travaux que j’ai évoqué. Nous travaillons aussi à la dématérialisation des factures des clients professionnels, qui je pense se fera aussi avec Neovacom, mais je suis moins impliquée sur ce sujet. Nous avons un gros flux de factures sortantes à destination des particuliers qui sont locataires. Nous essayons d’améliorer nos process en ce sens.

*  Immatriculation provisoire en attente de l’immatriculation officielle