Maisons & Cités
Gagner en productivité et fiabiliser la traçabilité des factures fournisseurs
Maison & Cités est le 1er bailleur social des Hauts-de-France, avec un peu plus de 64.000 logements locatifs gérés dans 145 communes et 150.000 personnes logées. 2/3 du parc est situé dans le département du Pas-de-Calais, 1/3 dans celui du Nord.
95 % du parc géré concerne des logements individuels. Le bailleur comprend 720 collaborateurs en équivalent temps plein et a réalisé en 2024 un chiffre d’affaires de 322 M€.
Maisons & Cités a souhaité mettre en place une solution de dématérialisation des factures fournisseurs afin d’automatiser certaines tâches pour gagner en productivité et fiabiliser la traçabilité des factures. Il a aussi opté pour le module Situation de Travaux que propose Freedz.
Entretien avec Laurent Brabant, Directeur financier de Maisons & Cités.
Quelle était votre problématique initiale ?
Nous gérons 100.000 factures annuellement avec 850 fournisseurs actifs, soit une grosse volumétrie. Avant d’utiliser la plateforme Freedz, nous recevions toutes les factures de nos fournisseurs par voie postale, avec l’original au format papier. Nous utilisions des logiciels de Lecture automatique de documents (LAD) et de Reconnaissance automatique (RAD) et nous scannions ensuite les documents pour les intégrer ensuite manuellement dans notre ERP. Une solution vieillissante et un process très chronophage. Il nous fallait trouver une solution pour dématérialiser toutes nos factures. Et puis, nous avions aussi en tête la réforme de la facturation électronique, prévue pour rentrer en application à l’époque en 2024.
Qu’est-ce qui vous a poussé à franchir le cap ?
Plutôt que de mettre à jour un processus vieillissant, nous avons décidé de nous mettre en conformité avec les futures obligations réglementaires et fiscales, en choisissant un outil de dématérialisation des factures qui nous permettrait de profiter de nombreux avantages : la traçabilité des documents, la piste d’audit fiable, ne plus avoir à gérer et stocker des documents papiers, et bien sûr gagner beaucoup de temps !
Comment s’est déroulée la mise en place du projet ?
Très bien. Nous avons constitué une équipe projet avec d’un côté un référent informatique et de l’autre un référent comptable. En face, les équipes Neovacom et sa Customer Success Manager nous ont accompagnés progressivement pour mettre en place la solution. Je dois dire que le défi était de taille, puisque nous avons choisi de basculer tout notre process d’un seul coup, sans transition !
Comment s’est passée l’adaptation pour vos fournisseurs ?
Tout s’est bien passé, puisque nous avons énormément communiqué. Et puis certains fournisseurs avaient déjà l’expérience de Chorus … En outre, ils étaient demandeurs d’une solution dématérialisée pour tracer l’état de leurs factures.
Nous souhaitions une solution « verrouillée », c’est-à-dire qu’aucune entreprise ne peut désormais déposer de factures sans un numéro d’engagement qui figure sur le bon de commande. Au final, quand on reçoit aujourd’hui une facture, nous sommes certains que le document a suivi un circuit de validation verrouillé et plus comme avant où il pouvait arriver que nous recevions des factures pour lesquelles la commande n’était pas toujours passée, ou correctement passée.
Que vous a apporté Freedz ?
Le premier gain, c’est l’amélioration de la piste d’audit, c’est-à-dire qu’il y a une vraie traçabilité de ce qui est reçu. Aujourd’hui, si un fournisseur nous appelle pour être payé, nous savons exactement où est sa facture, si elle a été déposée et si oui, où elle se situe dans le workflow. Par exemple, nous ne perdons plus de temps pour localiser une facture envoyée dans une de nos agences, puisque tout est centralisé ! Et il n’y a plus de perte de papier …
Aujourd’hui, nous avons gagné une quinzaine de jours sur le délai moyen de paiement de nos fournisseurs, à l’échelle de l’entreprise c’est énorme ! Nous estimons aussi avoir réalisé, à minima, 20% de gains de productivité et gagné l’équivalent d’un emploi à temps plein. Par conséquent, nos collaborateurs du service comptable peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Ils contrôlent davantage les imputations comptables retenues lors de l’enregistrement des factures, ainsi que les taux de TVA appliqués sur certaines prestations de travaux immobiliers. Enfin, nous possédons désormais des documents de bien meilleure qualité. Comme ce sont nos fournisseurs qui déposent eux-mêmes leurs pièces, les documents sont natifs, ils ne sont plus transformés par un scanner optique.
Pourquoi avoir aussi choisi la solution de gestion des situations de travaux ?
C’était un prérequis quand nous avons passé notre appel d’offres pour dématérialiser les factures entrantes. Nous cherchions une solution capable de tout faire, ce que permet Freedz. Nous avons un volume de travaux important qui fait qu’un maître d’œuvre peut avoir à gérer 2 ou 3 opérations simultanément. Il pouvait donc arriver qu’il nous transmette une seule fois par mois les états d’avancée des différents chantiers. Il n’y avait donc pas une concordance exacte entre l’avancée des chantiers et ce que nous recevions pour valider les factures au fil de l’eau.
Nous n’avons plus ce type de problèmes. Dès que nous recevons l’accord de l’architecte qui valide l’avancement du chantier, nous déclenchons le paiement aux entreprises de construction, sans plus attendre. Par conséquent, nous savons en temps réel où en est le chantier. Nous avons ainsi un meilleur confort de travail et entretenons une bonne relation avec les constructeurs, puisque tout est transparent. Nous mettons un point d’honneur à avoir les délais de paiement les plus courts possibles. Pour les entreprises qui travaillent avec nous, c’est le gage d’être payé à coup sûr.
Comment l’entreprise anticipe-t-elle les obligations réglementaires de 2026-2027 liées à la réforme de la facturation électronique ?
De manière très sereine. Ce n’est plus vraiment un sujet chez nous, puisque nous utilisons une plateforme homologuée Plateforme de Dématérialisation Partenaire par la DGFiP. Et nous sommes très contents de ne pas avoir à mener un nouveau chantier, avec une nouvelle solution à trouver. De plus, toutes les remarques que nous avons pu faire pendant la phase de test ont été entendues et prises en compte par Neovacom.
Que diriez-vous à une entreprise qui hésite à adopter une solution comme Freedz ?
Nous lui dirions de ne pas attendre pour passer le pas. La solution de dématérialisation de gestion des factures fournisseurs et la gestion de facture des situations de travaux nous ont permis de gagner en efficacité et d’améliorer nos relations avec nos fournisseurs. C’est un partenariat gagnant-gagnant, si on prend le temps de bien monter le projet, alors la solution fonctionne très bien.
Comment Freedz aide les directions de ses clients
Service administratif et financier, informatique ou immobilier, nos clients racontent pourquoi ils ont choisi Freedz.
Seminor – Trouver une alternative à Chorus Pro pour la gestion de la comptabilité fournisseurs
Erilia – Diminuer le temps de traitement et se préparer pour la réforme
