Archivage à valeur légale, de quoi parle-t-on ?

Classement, stockage et accès aux documents sont des étapes fastidieuses qui alourdissent les processus administratifs et comptables. Souvent laborieux, l’archivage des documents, des factures en particulier, est pourtant une contrainte obligatoire pour les entreprises.

Comme souvent, c’est un sujet sur lequel la dématérialisation des processus à de nombreux impacts positifs. A condition de bien respecter les règles de l’archivage à valeur légale (aussi dit à valeur probante).

Petit tour d’horizon des principaux points clés pour être en règle !

Qu’est-ce que l’archivage à valeur légale ?

L’archivage est l’ensemble des mesures techniques et opérationnelles qui sont prises par une entreprise pour assurer le stockage et le classement des documents, factures ou autres, ainsi que leur restitution en cas de besoin d’accès à l’information. Mais il ne suffit pas de conserver un document pour qu’il ait une valeur légale. C’est particulièrement le cas lorsque l’on parle d’archivage électronique. Pour qu’il ait une valeur légale, votre archivage doit assurer l’inaltérabilité du document sur le long terme. Rentrons un peu plus en détail sur ces notions.

Comment assurer la traçabilité et la conservation des documents ?

Voilà un enjeu important ! Comment assurer la valeur légale de vos documents archivés sur une longue période ? Nous aborderons les sujets techniques un peu plus tard. Concentrons-nous pour l’instant sur les grandes règles.

Pour que votre archivage de factures soit considéré “à valeur légale”, il doit respecter trois critères :

• L’authenticité de l’émetteur : vous devez être en mesure de garantir l’émetteur et l’origine de la facture archivée. Qui a créé la facture et quand ? Ceci peut être fait grâce à des procédés d’empreinte numérique, voire de signature électronique, fournis par la plupart des logiciels spécialisés sur ces questions. Voici une première brique qui va garantir la traçabilité du document.
• L’intégrité du document : la facture ne doit pas être altérée sur toute sa durée de conservation. Cela paraît logique : il ne faut pas que les informations contenues dans la facture, de montant ou de coordonnées de paiement par exemple, soient modifiables pendant son traitement ou sa conservation. Encore une fois, les procédés d’empreinte numérique ou de signature électronique permettent d’éviter cela.
• La lisibilité du document : votre archivage doit être fait dans un format intelligible par un humain. L’idée derrière cette règle est de garantir le fait qu’une personne qui souhaiterait accéder à l’archive numérique, en cas de contrôle fiscal par exemple, puisse facilement consulter les informations du document. Ce qui n’est pas toujours le cas avec certains formats électroniques.

Archivage à valeur légale, les normes à respecter

Iso 27001, SecNumCloud, NF Z 42-013, etc. Les normes et certifications qui existent dans le domaine informatique sont nombreuses. Nous avons d’ailleurs rédigé un article qui aborde ce sujet plus en détail. Pourtant, si toutes ces normes apportent une garantie de niveau de service, elles ne sont pas obligatoires pour faire de l’archivage à valeur légale.

Si vous, ou votre prestataire éditeur de logiciel, êtes en mesure de justifier que votre solution respecte bien les trois règles énoncées ci-dessus, vous pouvez considérer faire de l’archivage légal. C’est le principe de la piste d’audit fiable qui va vous permettre de garantir la valeur légale de vos factures archivées.

Ces normes sont donc un argument commercial de réassurance mais ne sont pas indispensables.

Comment fonctionne l’archivage électronique sur Freedz

Pour entrer dans des notions un peu plus concrètes, voici comment nous assurons l’archivage à valeur légale des factures sur Freedz. Lorsqu’une facture est émise par un fournisseur à destination d’un client de la plateforme, Freedz va réaliser une série d’actions qui vont mener jusqu’à son archivage.

La facture passe d’abord par des contrôles de cohérence et de conformité. Si ces contrôles sont bons, le logiciel va effectuer une empreinte numérique du document, un “hash”. Le logiciel va ensuite procéder à un scellement horodaté et l’ensemble sera conservé sur un disque inaltérable. A chaque fois que quelqu’un voudra visualiser le document depuis l’archive, Freedz va réaliser une nouvelle empreinte. Celle-ci sera comparée à l’empreinte initiale, pour s’assurer que les deux sont bien identiques.

Voici comment un logiciel permet de garantir l’inaltérabilité d’un document sur le long terme. C’est ce type de processus qui permet de dire que Freedz archive légalement vos factures.

Archivage légal, les durées de conservation des factures

Nous l’avons vu, le rôle de l’archivage est de pouvoir conserver les documents sur le long terme. Le principal objectif de cette conservation est de pouvoir consulter le document en cas de litige commercial ou de contrôle fiscal.

Il y a deux documents de référence qui réglementent la durée légale d’archivage des factures. Le Bulletin officiel des finances publiques et le Code du commerce. Étrangement, ces deux références ne donnent pas la même durée légale de conservation.

Pour être en règle vis-à-vis du Bofip, vous devez conserver vos factures sur une durée de 6 ans. Pour respecter le Code du commerce, vous devez les conserver sur une durée de 10 ans. Conclusion : pour être à l’abri, autant partir sur la durée la plus longue : 10 ans. C’est le parti que nous avons pris chez Freedz. Vous pourrez trouver plus d’informations sur ce sujet dans cet article.

 

Généralisation de la facture électronique en France : quid de l’archivage ?

Vous en avez certainement entendu parler, la facturation électronique va devenir obligatoire en France pour les échanges B2B en 2026 (report de l’entrée en vigueur prévue initialement en 2024). Ceci implique donc que les entreprises vont devoir adapter leurs processus de traitement des factures pour passer au tout électronique (au moins pour les échanges entre entreprises françaises). Et donc à l’archivage électronique des factures.

Suite à l’évolution du périmètre d’intervention du PPF, l’Etat ne prévoit pas de prendre à sa charge l’archivage des factures en France. En effet, s’il existera une plateforme centralisatrice pour les déclarations de TVA et les données de facturation, il n’est pas prévu que cette plateforme archivera l’intégralité des factures pour le compte des entreprises. Dans tous les cas, cette dématérialisation obligatoire des échanges ne concerne que les relations B2B françaises. Les factures provenant de fournisseurs étrangers ne seront donc pas concernées par les services de l’Etat (si ce n’est pour les déclarations de TVA). Les entreprises françaises auront donc la responsabilité de l’archivage électronique de leurs factures. Les PDP pourront proposer des services complémentaire proposant notamment l’archivage des factures.

 

En résumé : l’archivage à valeur légale est un processus obligatoire de conservation des documents. Pour ce qui concerne la facture, vous devez être en mesure de garantir l’authenticité de l’émetteur du document, son intégrité et sa lisibilité. Le tout sur une durée de conservation minimale de 10 ans. L’objectif derrière cette réglementation est de pouvoir consulter le document de référence en cas de litige commercial ou de contrôle fiscal.

S’il existe des normes pour fixer cela, elles ne sont pas obligatoires dans le mesure où vous respectez le principe de la piste d’audit fiable. Enfin, l’archivage électronique présente évidemment de nombreux avantages comparés aux archives physiques : facilité d’accès à l’information, de recherche, coût du stockage, etc.

Vous souhaitez gagner en productivité et archiver légalement vos factures fournisseurs ? Passez à la facture électronique avec Freedz !