Saisie comptable : comment réduire le risque d’erreurs ?

La comptabilité est un service essentiel au sein d’une entreprise. En effet, il concentre de très nombreuses activités indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise : comptabilisation des flux financiers entrants et sortants, élaboration de la liasse fiscale, gestion des clients et des fournisseurs, règlement des litiges, paiement des salariés, etc.  Les responsabilités des comptables sont ainsi très nombreuses et les risques d’erreur le sont tout autant. Cela peut aller de la simple faute de saisie d’une somme à une opération passée en double ou inscrite sur le mauvais compte. Mais il est tout à fait possible d’améliorer la performance de votre service comptabilité en adoptant les bonnes solutions.

Voici quelques conseils pour vous aider à réduire au maximum les erreurs de saisie comptable. 

La digitalisation du service comptabilité à la rescousse

Identifier les sources d’erreur

En comptabilité, il existe plusieurs sources d’erreur :

• Les erreurs humaines,
• Un volume de données en constante augmentation,
• L’oubli ou la perte des données,

La plupart du temps, ces erreurs sont réparables mais peuvent vous faire perdre beaucoup de temps. Les identifier constitue donc la première étape pour les éviter.

Digitaliser pour réduire les risques d’erreurs comptables

Première solution : vous équiper d’un logiciel comptable qui répond vraiment à vos besoins. L’offre est aujourd’hui très large mais tous les logiciels ne sont pas adaptés à votre entreprise. N’hésitez pas à vous faire conseiller avant d’adopter définitivement l’un de ces outils. Veillez également à ce que le logiciel propose certaines fonctionnalités comme la sauvegarde programmée des informations, la possibilité d’importer et d’exporter facilement l’ensemble de vos données, ou encore des mises à jour régulières afin que l’outil soit conforme à la réglementation fiscale en vigueur. Identifiez bien vos besoins en amont afin de déterminer les fonctionnalités qui vous seront nécessaires.

Deuxième solution si vous disposez déjà d’un logiciel comptable : automatiser un maximum de tâches manuelles, répétitives et à faible valeur ajoutée. Il s’agit ainsi de faire faire par le logiciel ce qui est habituellement fait manuellement. Par exemple, cela permet d’éviter les erreurs courantes telles que l’inversion hors taxe / TVA, l’inversion des écritures comptables. L’automatisation permet de donner plus de temps à vos collaborateurs pour traiter les tâches complexes. Cela contribuera à réduire considérablement leur stress et limitera également le risque d’erreur sur les tâches ne pouvant pas être automatisées.

Gagner du temps sur les factures fournisseurs

Entre la collecte, le traitement, la validation et le paiement, le traitement des factures fournisseurs peut être une tâche extrêmement chronophage pour certaines entreprises. Pour gagner du temps dans ce domaine, vous pouvez vous équiper d’outils tels que Freedz.

Plateforme unique de centralisation des factures 100% électroniques, Freedz vous aide à gérer efficacement les factures de vos fournisseurs de manière automatisée. Vous limitez ainsi les risques d’erreurs de saisie, de traitement de doublons et pouvez valider plus facilement la facture afin qu’elle soit saisie par la comptabilité.

D’ici 2026, toutes les entreprises auront l’obligation de recevoir et générer des factures électroniques. C’est donc une bonne occasion d’abandonner dès maintenant le papier et le traitement manuel des factures. 

Connecter les outils de comptabilité et de gestion

Pour aller plus loin dans l’automatisation des tâches, les nouvelles plateformes SaaS, comme Freedz, permettent de facilement s’interconnecter avec vos autres outils de gestion comme votre ERP. En effet, tout l’intérêt de faire appel à des logiciels spécialisés est la possibilité que ces derniers puissent communiquer et échanger des données entre eux. Cela constitue un gain de temps très important et peut avoir un effet très positif sur la performance de l’entreprise. Pour cela, il faudra peut-être revoir votre système d’information, une étape essentielle dans la transformation digitale d’une entreprise.

Externaliser ou former vos collaborateurs

Cela peut sembler évident mais les erreurs de comptabilité sont souvent dues à un problème de formation. Deux solutions s’offrent à vous :

• Externaliser la comptabilité,
• Proposer des formations complémentaires à vos collaborateurs

Il y a plusieurs avantages à l’externalisation :

• Les collaborateurs, ainsi que le dirigeant, peuvent se concentrer sur leur corps de métier.
• Les comptables externes peuvent apporter une expertise complémentaire et des conseils sur la stratégie financière de l’entreprise.
• Faire appel à un cabinet spécialisé permet de bénéficier d’un service de qualité.
• Selon la taille de l’entreprise, l’externalisation de la comptabilité peut revenir moins cher que de disposer de son propre service.

Néanmoins, dans de nombreux cas, la présence d’un service comptabilité est plus rentable pour une entreprise. Et même avec l’aide d’un prestataire externe, la formation des collaborateurs est essentielle. Elle leur permet notamment de mieux maîtriser les outils de comptabilité mais aussi d’être à jour sur la réglementation fiscale. Comme nous l’évoquions dans un autre article sur la fraude au faux fournisseur, la sensibilisation, la formation, sont souvent les premières armes pour limiter les erreurs.

Et comme un bénéfice n’arrive jamais seul, la formation permet  également de réduire le turn-over au sein du service concerné.

Vous l’aurez compris : pour réduire les risques d’erreurs, la digitalisation et l’automatisation constituent des solutions efficaces et très rentables sur la durée. Cela permet aussi à vos collaborateurs d’avoir le temps de traiter les tâches complexes et à forte valeur ajoutée.   

Saisie comptable : de quoi s’agit-il ?

La saisie comptable est une obligation légale pour toute entreprise. Elle consiste à traduire en termes comptables l’ensemble des opérations financières réalisées par l’entreprise ou qui concernent son patrimoine. Elle permet aussi à l’administration fiscale d’obtenir des renseignements sur la gestion de l’entreprise. La comptabilité est généralement la manière la plus fiable de se renseigner sur les performances d’une entreprise.

Plusieurs journaux permettent de tenir à jour les activités financières d’une organisation. Les opérations sont répertoriées dans l’ordre chronologique afin d’en faciliter le suivi. Dans ce cadre, plusieurs documents doivent être saisis :

• Factures de vente et d’achat,
• Journaux de paie,
• Relevés bancaires,
• Déclaration de TVA,
• Avis d’impôts et taxes,

De fait, chaque ligne d’un journal de compte comporte plusieurs informations telles que :

• La date de l’opération,
• Le montant,
• L’objet et/ou la référence de l’opération,
• Le compte concerné par l’opération,

La saisie comptable est généralement effectuée par des personnes formées à la comptabilité mais cela n’est pas indispensable. Il est néanmoins important d’avoir un niveau de connaissance suffisant pour effectuer la comptabilité d’une entreprise. Il s’agit d’un travail exigeant qui demande une grande rigueur. Comme dans tout métier, la ou les personnes responsables de cette mission doivent répondre à un certain nombre d’obligations et leur responsabilité pénale peut être engagée en cas de faute intentionnelle.