Changer de Plateforme Agréée : mode d'emploi
Votre Plateforme Agréée (PA) ne répond pas à vos attentes ? Les factures mettent du temps à être traitées, les échanges avec les fournisseurs restent compliqués, ou l’intégration à votre SI immobilier laisse à désirer ? Vous vous demandez si vous pouvez changer de PA sans interrompre vos flux de facturation.
La réponse est oui. Le changement de Plateforme Agréée est prévu par la réglementation. Il suit une procédure encadrée et vise précisément à éviter toute rupture de service.
Pour les bailleurs sociaux, les directions financières, les DSI et les équipes comptables, cette possibilité change la donne. Vous n’êtes pas enfermé dans votre choix initial. Vous pouvez choisir une PA mieux adaptée à vos enjeux métiers, à votre organisation et à vos outils.
5 points clés à retenir
- Changer de Plateforme Agréée est possible et encadré par la réglementation.
- Le changement nécessite un accord formel identifiant la nouvelle PA, l’ancienne PA, les adresses concernées et la date d’effet.
- La nouvelle PA prend en charge les formalités dans l’annuaire central.
- L’ancienne PA conserve certaines prestations pendant un an afin d’assurer la continuité du service.
- Freedz propose une PA spécialisée dans l’immobilier et le bâtiment, avec des solutions métiers, des intégrations ERP et un environnement sécurisé.
Pourquoi changer de Plateforme Agréée ?
Des insatisfactions fréquentes dans l’immobilier et le bâtiment
Le choix d’une PA ne se limite pas à la conformité réglementaire. Dans l’immobilier et le bâtiment, la plateforme doit aussi gérer des flux complexes : factures fournisseurs, situations de travaux, appels de fonds, factures de fluides et échanges avec de nombreux prestataires. Une PA généraliste peut donc rapidement montrer ses limites. Les équipes doivent alors multiplier les outils, les relances et les contrôles manuels. Le traitement des factures devient plus lent, moins lisible et plus difficile à piloter.
Des flux fournisseurs mal maîtrisés
Un bailleur social gère des centaines, parfois des milliers de fournisseurs. Les factures concernent la construction, la réhabilitation, l’exploitation, les fluides, les travaux ou les services. Chaque flux possède ses propres règles de validation et ses propres enjeux de rapprochement.
Lorsque la PA ne centralise pas correctement ces documents, les équipes perdent du temps à rechercher les pièces, vérifier les statuts et corriger les erreurs. Les fournisseurs relancent. Les délais de paiement s’allongent. La relation commerciale se dégrade.
Des situations de travaux difficiles à suivre
Les situations de travaux constituent un point de friction majeur. Elles impliquent l’entreprise titulaire du marché, ses sous-traitants, le MOEx, l’AMO et le maître d’ouvrage. Chaque acteur doit disposer des bonnes informations au bon moment.
👉 Sur le sujet, lire : Pourquoi l’outil de suivi financier est-il devenu un enjeu stratégique pour les AMO et MOEx ?
Sans workflow structuré, les échanges se dispersent. Les versions se multiplient. Les validations tardent. Les retenues, acomptes et ventilations par sous-traitant deviennent difficiles à suivre. 🚀Freedz répond précisément à cette difficulté avec son module « Situation de travaux », qui structure les échanges entre entreprises, MOEx et maître d’ouvrage dans un même espace de travail.
Une intégration insuffisante au SI
Pour un DSI, la PA doit s’intégrer à l’écosystème existant : ERP, outils de gestion immobilière, outils de comptabilité et logiciels métiers. Une plateforme isolée crée des ressaisies, des ruptures de données et des risques d’erreur. 🚀Freedz propose des API pour connecter les outils existants et une intégration fine des données dans les ERP et les outils de gestion du marché. Cette approche permet de conserver les systèmes déjà en place tout en structurant les flux de facturation.
Un accompagnement insuffisant
Le changement de PA ne doit pas devenir un projet lourd pour les équipes. Les DAF, DSI et responsables comptables ont besoin d’un accompagnement clair : cadrage, paramétrage, intégration, formation et suivi. 🚀Freedz propose un accompagnement sur mesure avec un Customer Success Manager tout au long du projet. Cet appui aide les organisations à déployer la plateforme sans perturber leur activité.
Changer de PA : mode d’emploi
Un droit encadré par la réglementation
Le changement de Plateforme Agréée est désormais formellement organisé. Le décret du 27 juillet 2026 relatif à la généralisation de la facturation électronique fixe les règles applicables. Elles figurent notamment à l’article 242 nonies E ter du CGI . Cette procédure sécurise le changement et empêche une PA de bloquer la migration d’un client. Elle vise aussi à garantir la continuité du traitement des factures pendant la transition.
Étape 1 : identifier les besoins et choisir la nouvelle PA
Avant toute démarche, l’entreprise doit clarifier ses attentes. La PA actuelle répond-elle aux besoins des comptables, des DSI, des équipes immobilières et des responsables travaux ? Couvre-t-elle les flux réglementaires et les flux métiers spécifiques au secteur ?
Pour un bailleur social, les critères essentiels portent souvent sur l’intégration ERP, le traitement des situations de travaux, la gestion des fournisseurs, la traçabilité et la sécurité des données. Une fois la nouvelle PA choisie, l’entreprise vérifie les conditions d’accompagnement, les délais de mise en œuvre et les modalités de connexion à ses outils.
Étape 2 : formaliser l’accord de changement
Le changement ne peut pas intervenir sans l’accord formel de l’entreprise. Cet accord doit identifier plusieurs éléments :
- la nouvelle Plateforme Agréée ;
- la PA actuellement utilisée ;
- les adresses électroniques concernées ;
- la date à laquelle le changement prend effet.
L’accord est signé et daté par l’entreprise ou son mandataire. La nouvelle PA le conserve pendant trois ans après la fin de ses effets.
Étape 3 : laisser la nouvelle PA réaliser les formalités
La nouvelle PA prend en charge les démarches administratives. Dans un délai de deux jours ouvrables après réception de l’accord, elle transmet le numéro de l’accord à l’ancienne PA.
L’ancienne PA dispose ensuite de cinq jours ouvrables pour s’opposer au changement. Cette opposition n’est possible que si elle estime que la demande ne traduit pas réellement la volonté de l’entreprise, par exemple si elle détient un accord plus récent. En cas de désaccord, l’administration fiscale peut être saisie pour trancher.
Étape 4 : mise à jour de l’annuaire central
Après l’accord de l’ancienne PA, exprès ou tacite, la nouvelle PA inscrit les informations nécessaires à l’adressage des factures dans l’annuaire central. Ce délai est de 15 jours ouvrables. Concrètement, les émetteurs et les destinataires peuvent ensuite adresser les factures à la bonne plateforme. Le changement devient effectif sans rupture dans le circuit de facturation.
Étape 5 : garantir la continuité des flux
La réglementation prévoit une période de transition. Certaines prestations doivent continuer d’être assurées pendant un an après le changement. L’ancienne PA doit aussi communiquer, à la demande de son client, les informations nécessaires pour garantir la continuité de son activité. Cette règle protège l’entreprise. Elle évite qu’une facture en cours de traitement, une donnée d’archivage ou un statut de validation disparaisse au moment de la migration.
Étape 6 : préparer la reprise des données et des workflows
Le changement de PA ne se limite pas à la formalité réglementaire. L’entreprise doit aussi préparer la reprise de ses données et la continuité de ses workflows : référentiel fournisseur, règles de validation, intégrations ERP, historiques et documents associés.
Freedz accompagne cette phase avec ses équipes Customer Success. L’objectif reste simple : permettre aux équipes de reprendre leur activité rapidement, avec des flux fiables et sans ressaisie.
Si votre PA actuelle ne répond plus à vos besoins, vous n’avez pas à subir cette situation. Freedz vous aide à évaluer votre situation, à préparer votre migration et à déployer une plateforme adaptée à l’immobilier et au bâtiment. Nos équipes vous accompagnent à chaque étape, de l’analyse de vos flux à l’intégration de vos outils >>Contactez un expert Freedz pour étudier votre changement de Plateforme Agréée.
FAQ – Changer de Plateforme Agréée
- Peut-on changer de Plateforme Agréée ?
Oui. Le changement de Plateforme Agréée est prévu par la réglementation et encadré par l’article 242 nonies E ter du CGI. Une entreprise n’est donc pas enfermée dans son choix initial.
- Le changement de PA entraîne-t-il une rupture dans le traitement des factures ?
Non. La procédure vise justement à garantir la continuité du service. L’ancienne PA doit notamment assurer certaines prestations pendant un an après le changement et communiquer les informations nécessaires à la continuité de l’activité, à la demande du client.
- Quelles formalités faut-il accomplir pour changer de PA ?
L’entreprise formalise son accord de changement. Cet accord identifie la nouvelle PA, l’ancienne PA, les adresses électroniques concernées et la date d’effet. La nouvelle PA prend ensuite en charge les démarches dans l’annuaire central.
- Combien de temps prend un changement de Plateforme Agréée ?
Les délais réglementaires sont courts. La nouvelle PA transmet l’accord à l’ancienne PA dans les deux jours ouvrables. L’ancienne PA dispose de cinq jours ouvrables pour s’opposer, puis la nouvelle PA met à jour l’annuaire central dans un délai de 15 jours ouvrables.
- Pourquoi choisir Freedz comme nouvelle Plateforme Agréée ?
Freedz est une PA spécialisée dans l’immobilier et le bâtiment. Elle couvre la facturation électronique, les situations de travaux, les appels de fonds et les factures hors réforme. Elle s’intègre également aux ERP et outils métiers existants, tout en offrant un accompagnement dédié au déploiement.
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