Domofrance

Domofrance est une société Anonyme d’Habitation à Loyer Modéré (SA HLM), active dans la construction et la gestion de logements sociaux. Elle propose à ses locataires des logements neufs ou rénovés à la vente ou à la location. 

Avec plus de 70 ans d’expérience, Domofrance fait partie du groupe Action Logement et couvre principalement le département de la Gironde – 75 % des logements loués sont dans le département -, bien qu’elle soit également implantée dans 8 départements. 

L’entreprise qui rassemble 730 collaborateurs gère un portefeuille de 42.000 logements, dont 1.500 étudiants, et sert environ 115.000 personnes. Le chiffre d’affaires de l’entreprise, essentiellement les loyers encaissés auprès des locataires et les ventes, atteint 275 M€.

Domofrance a souhaité mettre en place une solution de dématérialisation des factures fournisseurs afin d’automatiser certaines tâches pour gagner en productivité et anticiper une hausse du nombre de factures à traiter.

Entretien avec Vincent Cailheton, Directeur comptable et fiscal chez Domofrance.

Quelle était votre problématique initiale ?

Avant l’implémentation de la solution Freedz, Domofrance rencontrait des difficultés liées à la gestion des factures, qui étaient entièrement papier.  Le service courrier était trés sollicité, avec des risques de pertes et des factures en doublons. 

Le traitement manuel des documents était devenu trop contraignant avec l’augmentation du volume de factures à traiter, surtout en période de forte croissance. Notre volume annuel de factures fournisseurs va ainsi passer de 115.000 à 150.000, à la suite de notre rapprochement avec le bailleur Clairsienne. 

Qu’est-ce qui vous a poussé à franchir le cap ? 

Notre réflexion pour changer de process a démarré il y a 5 ans. À l’époque, nous avons pris connaissance de solutions existantes, comme les logiciels de Lecture automatique de documents (LAD) et de Reconnaissance automatique (RAD). Puis, nous nous sommes dit que tant qu’à tout changer, autant le faire avec une solution nous permettant de prendre de l’avance. De plus, on commençait déjà à entendre parler de mise en place de normes européennes, imposant à plus ou moins court terme l’utilisation de la facture électronique.

Pourquoi avoir choisi la solution Freedz propulsée par Neovacom ?

Avec le système LAD RAD, il faut un comptable qui vérifie et complète ce que la lecture automatique n’a pas bien fait. J’avais envie d’aller plus loin dans l’automatisation du process. Ce qui me plaît avec Freedz, c’est que c’est au fournisseur de déposer sa facture. Et c’est lui qui rectifie s’il y a un problème de reconnaissance du document, pas nous. De plus, il a la possibilité de passer en mode EDI (échange de données informatisées) pour se simplifier la tâche ou de déposer simplement en masse des PDF sur la plateforme …

Le choix de la solution Freedz a été motivé par le besoin de moderniser la gestion des factures tout en anticipant la réforme de la facturation électronique. Après avoir étudié plusieurs solutions, Domofrance a opté pour Freedz en raison de sa flexibilité, sa facilité d’intégration avec d’autres outils, notamment avec notre ERP IKOS, et son adaptabilité à différents formats de factures (PDF, EDI, etc.).

Enfin, Neovacom via sa solution Freedz, travaille déjà avec beaucoup de bailleurs sociaux, et nous avons senti une réelle volonté de continuer à travailler avec ces acteurs dont nous faisons partie, de s’adapter à nos particularités et à faire évoluer l’outil ensemble.

Comment s’est déroulée la mise en place du projet ?

En 2 temps. Nous avons décidé de commencer à mettre en place la solution avec nos 100 gros fournisseurs (sur 3.000) qui génèrent plus de 80% de nos factures, essentiellement des commandes. Cette transition s’est bien passée pour plusieurs raisons. Tout d’abord, nous avons pu mener une campagne de communication auprès de nos fournisseurs, puis nous avons réalisé des tests. Nous avons ainsi pris le temps de les accompagner dans ce changement. Mais, je dois dire qu’une fois le changement accepté, la phase opérationnelle avec la solution va vite, ce qui nous a permis de dématérialiser très rapidement le traitement d’un gros volume de factures.

Pour vos fournisseurs, comment s’est passée l’adaptation ?

Très bien. Nous avons pu nous appuyer sur le Customer Success Manager (CSM) de Neovacom qui nous a fourni des  « mailtips » (messages personnalisés) pour communiquer vers nos fournisseurs, puis les a accompagnés dans la prise en main de la plateforme avec des documents personnalisés, des tutos. J’apprécie aussi le site Freedz qui délivre un support de qualité. Freedz a aussi organisé des webinaires avec nos fournisseurs. Nous avons pu compter sur Freedz pour nous aider dans le déploiement de la solution.

Un des gros avantages de Freedz est qu’il est « multifournisseur », c’est-à-dire qu’un fournisseur qui se connecte à la plateforme automatise ensuite généralement son process avec tous ses clients, il y a donc un effet « masse » rapide, qui nous a permis de gagner beaucoup de temps. Parfois même, nous avons eu des fournisseurs qui nous ont envoyé leurs factures sans qu’on leur ait parlé de Freedz, parce qu’ils savaient que des confrères travaillaient déjà avec Freedz, ou alors Neovacom met le fournisseur en contact direct avec nous pour utiliser la solution …

Enfin, nos fournisseurs ont apprécié l’interface utilisateur de la plateforme, très facile à prendre en main et ludique. En comparaison, Chorus Pro, l’équivalent pour les factures à destination de l’administration est extrêmement complexe, pour ne pas dire plus …

Quels bénéfices percevez-vous de l’utilisation de Freedz ?

Bien évidemment, grâce à la solution, nous allons gagner beaucoup de temps pour nous consacrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, c’est le but. Nous travaillons à la mise en place d’un processus dans lequel nos comptables pourront se concentrer, hors cas complexes notamment les situations de travaux, sur le contrôle de la facture entrante en vérifiant que les imputations sont bonnes. Du coup, il peut se focaliser sur l’analyse des données comptables. Nous sommes en train de roder le circuit pour supprimer tout écueil possible lorsque nous recevons les factures fournisseurs.

Pourquoi avez-vous choisi le module Situation de Travaux ?

Les factures relatives aux situations de travaux ne représentent pas une grosse volumétrie, de l’ordre de 10 à 15% sur l’ensemble des factures traitées, soit 10 à 15.000 par an. En revanche, ce sont les plus complexes à gérer. Elles intègrent souvent des cotraitants et des sous-traitants, et il faut faire le rapprochement avec l’état d’avancée des différents travaux, validé par un maître d’ouvrage et visé, donc vérifié, par un architecte. Bref, nous voulons simplifier et fluidifier la gestion de cette tâche ! 

Le module Gestion des travaux de Freedz est intéressant, il va pouvoir nous apporter plus de souplesse. Nous collaborons avec les équipes Freedz pour développer le module en fonction de nos particularités. Nous avons senti une volonté chez Freedz d’améliorer le module. Nous avançons conjointement sur le sujet. Freedz est à l’écoute de nos besoins et nous savons que le développement de cette solution dédiée aux bailleurs sociaux fait partie de la roadmap de la plateforme, donc ça nous plaît !

De plus, en tant que bailleur, nous avons un délai légal pour le règlement des factures de travaux qui court à compter du jour où le maître d’œuvre a posé son visa. La mise en place de la solution va nous permettre d’améliorer nos délais de règlement et aussi fluidifier une gestion complexe. Avec Freedz, la signature horodatée du maître d’œuvre met fin à toutes sortes de complications : facture perdue, signature manquante, courrier qui traîne, difficulté à savoir quand l’architecte a reçu la situation de travaux … 

Comment Domofrance anticipe-t-elle les obligations réglementaires de 2026-2027 liées à la réforme de la facturation électronique ?

Nous avons anticipé de 2 bonnes années la réforme. Nous savons que Freedz développe sa solution en fonction des adaptations demandées par le législateur et va nous permettre d’être prêts le jour J. 

Nous ne sommes pas encore opérationnels sur la gestion des appels de fonds de copropriétés. Nous souhaitons justement nous appuyer sur la plateforme Freedz pour passer un cap sur le sujet, car notre activité nous fait créer des copropriétés de façon exponentielle. Nous avons donc vraiment besoin de construire une solution qui nous aide. Là encore, nous avançons en étroite collaboration avec les équipes Freedz pour développer une solution efficace.

Vous utilisez aussi je crois la plateforme de messaging Docoon ?

Oui, tout à fait ¹. Nous avions besoin d’un outil permettant de créer, diffuser et analyser nos campagnes d’emailing, adressées aux cibles prioritaires pour Domofrance : nos locataires et nos partenaires. La mise en place de la solution s’est très bien passée, grâce à un temps de formation en présentiel et une grande disponibilité de nos interlocuteurs. 

Quels bénéfices en tirez-vous ?

Le vrai bénéfice pour nous est de pouvoir cadencer les envois et éviter de saturer notre centre de relations clients, qui reçoit des appels téléphoniques suite à notre communication vers les locataires. Et aussi de pouvoir étudier/analyser les résultats d’impact de la campagne.

Que diriez-vous à une entreprise qui hésite à adopter une solution comme Freedz ?

Qu’il ne faut pas hésiter à y aller pour plusieurs raisons. Tout d’abord parce que la plateforme Freedz pour la dématérialisation des factures fournisseur est une solution sûre et sécurisée. Ensuite, c’est une solution développée en mode SaaS, donc peu contraignante et facile à intégrer. Enfin, Freedz est déjà homologuée PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire). Pour nous, Freedz est bien plus qu’un fournisseur, c’est un partenaire de confiance, car à l’écoute et ouvert aux développements de sa solution. 

Avez-vous d’autres chantiers en cours sur la dématérialisation ?

Nous avons un enjeu important avec l’intégration de l’entreprise sociale pour l’habitat Clairsienne qui va générer un volume supplémentaire de 35.000 factures à gérer. Eux sont demandeurs d’une solution de dématérialisation de leurs factures, ils sont donc impatients de mettre en place Freedz. 

Côté réglementation, la réforme de la facturation électronique nous oblige aussi à dématérialiser les factures sortantes. C’est un sujet avec moins de volume dans notre secteur d’activité, nous allons l’étudier avec Neovacom qui peut aussi nous accompagner sur ce thème.

(1) Neovacom, éditeur de solutions de dématérialisation des processus métiers destinés aux acteurs de l’immobilier,  notamment à travers sa plateforme Freedz, fait partie du groupe Docoon, éditeur de référence français dans le développement de services de confiance numérique.