10 questions clés pour comprendre les appels de fonds en copropriété
Dans le monde de la copropriété, les appels de fonds jouent un rôle crucial, puisqu’ils assurent le bon fonctionnement et la pérennité d’un immeuble ou d’un lotissement. Ces contributions financières régulières permettent de couvrir les dépenses courantes, d’anticiper les travaux d’entretien et de faire face aux imprévus. Sans ces apports essentiels, une copropriété risquerait de se retrouver paralysée, incapable de maintenir la qualité de vie de ses occupants ou de préserver la valeur du bien immobilier.
Comprendre le mécanisme des appels de fonds est donc primordial pour tout copropriétaire soucieux de participer activement à la gestion de son patrimoine collectif. Voici 10 questions pour comprendre l’objet et le fonctionnement des appels de fonds.
- Qu’est-ce qu’un appel de fonds en copropriété ?
Une copropriété fonctionne comme une petite entreprise, elle a besoin de fonds pour assurer son bon fonctionnement. L’appel de fonds, c’est tout simplement la façon dont un syndic demande aux copropriétaires de contribuer à un budget commun.
- À quoi servent ces fonds ?
Ces fonds servent à financer toutes les dépenses communes d’un bien immobilier, souvent un immeuble de copropriété. Du nettoyage de l’entrée à la réparation de l’ascenseur, en passant par l’assurance du bâtiment, les appels de fonds couvrent ces dépenses de fonctionnement inhérentes à l’utilisation commune d’un bien immobilier.
Les appels de fonds sont aussi utilisés pour couvrir des dépenses imprévues ou des projets de grande ampleur qui dépassent le budget initial. Ces coûts peuvent inclure la réparation du toit, la rénovation des façades du bâtiment, la mise à jour des équipements communs, ou d’autres travaux essentiels pour préserver la valeur et l’intégrité de la propriété.
- Comment le montant est-il calculé ?
Chaque copropriétaire participe en fonction de sa quote-part dans la copropriété. Cette quote-part est généralement exprimée en tantièmes ou en millièmes. Bien évidemment, plus un appartement est grand, plus la contribution de son propriétaire sera importante. Les tantièmes correspondent à la part de copropriété possédée par chacun des copropriétaires. Les tantièmes de chaque copropriétaire sont décrits dans l’état descriptif de division (EDD). La répartition des tantièmes peut être modifiée par un vote en assemblée générale.
Les calculs de répartition se basent sur un principe de proportionnalité. Pour chaque type de charge, le syndic utilise la formule suivante : Montant total des charges × (Nombre de tantièmes du lot / Total des tantièmes de l’ensemble de la copropriété).
4. Qui décide des appels de fonds ?
L’émission des appels de fonds est basée sur les décisions prises lors de l’assemblée générale (AG). Selon l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, il est obligatoire pour les copropriétaires de contribuer aux dépenses courantes. L’article 14-2, quant à lui, encadre les appels de fonds pour les charges exceptionnelles et les travaux. Il convient de rappeler que le syndic ne peut procéder à des appels de fonds sans l’approbation d’une décision en AG, sauf en cas de travaux urgents. Chaque copropriétaire reçoit ensuite un document détaillant sa part à régler en fonction de ses tantièmes.
- À quelle fréquence sont-ils émis ?
En général, les appels de fonds sont trimestriels ou semestriels. Certaines copropriétés optent pour des versements mensuels. Dans le cas le plus fréquent, le syndic de copropriété effectue un appel de fonds chaque trimestre, soit 4 fois par an. Le budget annuel est défini en début d’année, et la somme à régler par chaque copropriétaire est répartie sur l’ensemble de l’année.
Les copropriétaires effectuent ainsi 4 paiements égaux au cours de l’année. Une régularisation intervient après 12 mois. Si le budget prévisionnel n’est pas entièrement consommé, l’excédent payé est reporté sur l’année suivante. En revanche, si le budget est dépassé, le syndic organise une régularisation des appels de fonds et les copropriétaires doivent acquitter la différence.
- Existe-t-il différents types d’appels de fonds ?
Oui, on distingue principalement 2 types d’appels de fonds :
- Les appels pour charges courantes : c’est le pain quotidien de la copropriété (entretien, nettoyage, petites réparations).
- Les appels pour charges exceptionnelles : pour les gros travaux imprévus, comme refaire la toiture après une tempête par exemple.
Le budget prévisionnel ne couvre pas les besoins liés aux travaux importants. Par conséquent, lorsque des travaux tels qu’un ravalement de façade ou une rénovation de l’isolation du bâtiment sont nécessaires, le montant de l’appel de fonds spécifique doit être validé lors de l’assemblée générale. Au cours de cette réunion, les modalités de l’appel de fonds et la date limite de paiement seront déterminées.
Il convient également de distinguer les charges spéciales. Elles incluent :
- Le chauffage (lorsque la copropriété ne dispose pas d’un système permettant d’individualiser la consommation de chauffage) ;
- Les frais associés aux équipements communs (comme les ascenseurs, etc.) ;
- Les autres services collectifs.
La répartition de ces charges entre les copropriétaires se fait en fonction de leur utilisation ou non des services concernés. Sur ce point, c’est la loi du 10 juillet 1965, modifiée par la loi du 13 décembre 2000 qui s’applique et stipule : « Les copropriétaires sont tenus de participer aux charges entraînées par les services collectifs et les éléments d’équipement commun en fonction de l’utilité que ces services et éléments présentent à l’égard de chaque lot. ». Par conséquent, un copropriétaire au rez-de-chaussée ne participe pas forcément aux frais d’ascenseur.
- Qu’est-ce que le fonds de travaux ou fonds ALUR ?
Outre les appels provisionnels classiques, la Loi ALUR impose la constitution d’un fonds de travaux alimenté par des appels spécifiques, représentant au minimum 5 % du budget prévisionnel annuel. Il s’agit d’une réserve destinée à financer des travaux futurs.
- Quel délai pour payer les différents appels de fonds ?
Les copropriétaires doivent régler leurs appels de fonds dans un délai d’un mois à réception du courrier, via différents modes de paiement : prélèvement, virement ou chèque. Certains syndics appliquent des intérêts de retard dès le premier jour de dépassement.
Chaque copropriétaire est libre de contester un appel de fonds et se retourne vers le syndic pour lui demander des précisions sur des dépenses qui lui semblent obscures.
- En cas de changement de copropriétaire, qui paie quoi ?
L’article 6 du décret du 17 mars 1967 précise que l’acquéreur devient responsable des charges à compter de la date de réception par le syndic de l’avis de mutation, transmis par le notaire. Par conséquent, l’ancien propriétaire d’un bien reste redevable des charges exigibles avant cette date, l’acquéreur prend le relais pour les appels postérieurs.
- Comment les appels de fonds évoluent-ils avec la digitalisation ?
Les syndics modernes proposent désormais des plateformes en ligne où les copropriétaires peuvent consulter leurs appels de fonds, effectuer leurs paiements et suivre les dépenses en temps réel. Fini les courriers qui s’entassent et les chèques à poster. Cette évolution numérique offre plus de transparence, de flexibilité et d’efficacité dans la gestion financière de la copropriété. Le développement d’outils digitaux appropriés permet au gestionnaire d’une copropriété de gérer efficacement et avec le moins d’erreurs possible les flux comptables liés aux appels de fonds : une sécurité pour les copropriétaires d’un bien soucieux de sa bonne administration.
Parmi ces gestionnaires figurent les bailleurs sociaux qui peuvent être amenés à agir en tant que syndics professionnels. Dans cette configuration, ils gèrent eux-mêmes les appels de fonds nécessaires pour les copropriétés. Ils doivent donc pouvoir s’appuyer sur une solution comptable fiable et sécurisée.
Neovacom, éditeur de solutions de dématérialisation des processus métiers destinés aux acteurs de l’immobilier, accompagne de nombreux bailleurs sociaux dans la gestion de leurs flux comptables avec sa plateforme Freedz. En tant que bailleurs sociaux et copropriétaires, ils doivent gérer et payer leurs appels de fonds appelés par un syndic professionnel ou bénévole ; dans certaines copropriétés, ils jouent eux-mêmes ce rôle de syndic. La plateforme Freedz est précisément conçue et développée pour les aider à gérer des milliers d’appels de fonds.
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