Cas fournisseur

Leader des services à l’habitat en France, le groupe Proxiserve est présent sur l’ensemble des métiers qui interviennent dans la maintenance et la rénovation des bâtiments (logements, bureaux et tertiaires) ainsi que dans la maîtrise des consommations : chauffage individuel et collectif, solutions multiservices, installations de bornes électriques, comptage d’eau et d’électricité mais aussi fourniture et gestion d’énergie répartie.

Outre son engagement et sa mobilisation sur le terrain, Proxiserve explore également de nouveaux marchés via des canaux de ventes moins traditionnels dans ses métiers comme le web. ETI française indépendante à l’esprit entrepreneurial, Proxiserve contribue chaque année à la création de nouveaux emplois.

Proxiserve utilise Freedz en tant que fournisseurs et dépose ses factures adressées à ses clients directement sur la plateforme de manière manuelle et automatisée.

Entretien avec Caroline Moreau, en charge de la facturation B2B et B2C et Nicolas Prevot, Chef de projet informatique chez Proxiserve.

Présentation des personnes interviewées

Nicolas PREVOT est chef de projet informatique rattaché au service étude et développement chez Proxiserve depuis 9 ans. Il est en charge de la partie interface entre les différents logiciels en interne (comptable, production, facturation). Il s’occupe également des échanges informatiques (EDI) et de Freedz.

Caroline MOREAU est en charge de la facturation client B2B et B2C. Son équipe est composée de 4 personnes pour le secteur de l’Occitanie et du val de Loire. Elle est également responsable et interlocutrice privilégiée pour les projets Chorus / Freedz au niveau national.

Vous utilisez Freedz depuis combien de temps et pour quel usage ?

Proxiserve utilise Freedz pour déposer ses factures adressées à ses clients dans le cadre de la dématérialisation de leur comptabilité fournisseur. Le premier client à nous avoir sollicité pour le dépôt des factures sur Freedz est Sodineuf en 2020. Depuis, nous déposons nos factures pour une dizaine de clients (Erilia, Domofrance, Seminor etc…) présents sur Freedz ce qui représente plus de 25000 factures depuis 2020. 

Comment s’est déroulée la mise en place du projet ?

La mise en place s’est très bien déroulée avec le premier client et notamment la mise en place de l’automatisation pour l’envoi de nos factures. Avant de lancer le projet, il est important de recueillir les besoins de chaque client qui ont leurs propres spécificités et attentes. Certains clients souhaitent faire apparaitre des informations particulières sur leurs factures comme par exemple, le numéro d’engagement ou de bon de commande.

Etiez-vous réticent à l’idée d’utiliser Freedz ?

Non, nous n’avions pas de réticence à utiliser Freedz. Au contraire, utiliser la dématérialisation des factures présente de nombreux avantages : réduction des coûts et des tâches chronophages avec l’impression de la facture, la mise sous plis, l’envoi etc… Nous avons la volonté de changer ce système et de mettre en place la dématérialisation et l’automatisation. Cela apporte un certain confort permettant de faciliter et soulager le quotidien des équipes facturation qui traitent un volume important de factures.

Comment est-ce que vous fonctionnez en interne ?

Nous sommes une équipe de 4 personnes en charge de la facturation sur Freedz. Proxiserve traite 260 000 factures B2B et B2C chaque année. De plus, nous avons une forte demande de la part de nos clients B2C pour envoyer les factures en format PDF ce qui va engendrer une augmentation du nombre de factures dans les années à venir. En plus de Freedz, avec le dépôt des factures sur Chorus, nous avons dématérialisé entre 30 et 40% de nos factures.

Comment s’est déroulé l’accompagnement avec Freedz ?

L’accompagnement s’est très bien déroulé. Le suivi avec nos interlocuteurs chez Freedz a permis de lancer le projet de façon organisé et structuré. La disponibilité de notre CSM est un véritable plus, elle intervient rapidement et nous accompagne tout au long du projet. De plus, la plateforme Freedz est facile d’utilisation, intuitif et pratique. Nous connaissions bien Chorus et Freedz se rapproche de la plateforme étatique.

Quels sont les bénéfices que vous en avez tiré ?

Le bénéfice que nous en avons tiré est tout d’abord la facilité d’utilisation et la rapidité de l’outil notamment le dépôt groupé de facture. Via le flux, nous pouvons déposer plusieurs factures en même temps et elles sont disponibles instantanément et de manière automatique dans la plateforme. Cela facilite grandement le traitement des factures.

Quels sont vos objectifs pour la suite ?

Avec l’arrivée de la réforme et l’obligation de l’état d’utiliser la facture électronique, nous devrions augmenter notre volume de facture et atteindre les 300 000 factures par an. Notre objectif pour 2023 est d’augmenter le pourcentage de dématérialisation des factures et atteindre 80% à 90% de dématérialisation avec les factures électronique, l’EDI et l’éditique.